perjantai 11. tammikuuta 2019

Kokonaisarkkitehtuurityön merkitys koulutuksen järjestäjän näkökulmasta

Miksi kokonaisarkkitehtuurityötä pitää ja kannattaa tehdä? 


Siihen on ainakin neljä hyvää syytä:
  1. Johdon työn tukeminen 
  2. Digitalisaatio: kokonaisuuden hahmottaminen ja muutosten vaikutusten arviointi 
  3. Ammatillisen koulutuksen kansallinen viitearkkitehtuuri ja yhteentoimivuus suhteessa siihen 
  4. Lait ja sopimukset: kokonaisarkkitehtuurin ylläpito, tavoitteena yhteentoimivuus 
Kokonaisarkkitehtuuri ei ole pelkkä ict-kehittämisen väline. Kokonaisarkkitehtuuri kuvaa, kuinka organisaation toimintaprosessit, tiedot ja järjestelmät toimivat kokonaisuutena (Lähde: JHS). Sitä voidaan hyödyntää mm. johtamisen, tietohallinnon, toiminnan ohjauksen, muutosprosessien läpiviennin ja laatutyön tukena. Johtoa kiinnostaa strategian toteutuminen - miten strategia toteutuu tietojärjestelmissä? Missä toiminnoissa tiedot syntyvät, missä kukin tieto ensisijaisesti säilytetään, miten se liikkuu eri toiminnoissa? Mitä kaikkea tietoa toiminnasta olisi saatavissa ennakointia ja seurantaa varten? Kokonaisarkkitehtuuri mahdollistaa täysipainoisen tiedolla johtamisen.

Kasvavan digitalisaation myötä tietojärjestelmiin panostetaan huomattavia rahasummia, joten on luonnollista, että resurssien käytön vaikutuksia halutaan hahmottaa mahdollisimman kokonaisvaltaisesti. Siinä vaiheessa, kun tieto- ja viestintätekniikkaa hyödynnetään jo laajalti, on tärkeää, että organisaatiolla on kokonaiskuva, jonka avulla voidaan ennakoida, minkälaisia vaikutuksia yksittäisillä järjestelmämuutoksilla tulisi olemaan.

Miten saamme omat järjestelmämme yhteensopiviksi suhteessa kansallisiin palveluihin? Ammatillisen koulutuksen kentällä tuotetaan keskitetysti useita valtakunnallisia ict-palveluita, esim. Koski, Opintopolku, Arvo, eHoks. Koulutuksen järjestäjän järjestelmien tulee olla yhteentoimivia suhteessa niihin. Yhteentoimivuutta on helpompi arvioida ja kehittää, kun organisaatiolla on tuotettuna oma kokonaisarkkitehtuurikuvaus, jota voi verrata kansalliseen viitearkkitehtuuriin.

Lait ja yhteiset sopimukset velvoittavat. Tietohallintolaki edellyttää julkishallinnolta ja viranomaistehtäviä hoitavilta tahoilta kokonaisarkkitehtuurikuvausten ylläpitämistä ja yhteentoimivuuden edistämistä. Lain soveltamista helpottamaan on laadittu JHS-suositukset, joiden joukossa on myös kokonaisarkkitehtuuria koskeva suositus JHS 179. Tietohallintolaki tullaan lähitulevaisuudessa korvaamaan tiedonhallintalailla, joka vastaavasti velvoittaa yksikköä määrittelemään ja kuvaamaan oman tiedonhallintamallinsa.  Lisäksi EU:n tasolla on sovittu yhteentoimivuusperiaatteista, joita noudatetaan toteutettaessa organisaatiotoimijoiden välisiä tai kansalaisille suunnattuja palveluita.

Parasta DigiTukea järjesti joulukuussa 2018 webinaarin, jossa kaksi koulutuksen järjestäjää esitteli, miten he toteuttavat arkkitehtuurityötä organisaatiossaan. Lisäksi saimme kaksi esimerkkiä käytännön työkaluista, joilla arkkitehtuurikuvauksia voidaan laatia. Katso webinaarin tallenne tästä:


keskiviikko 19. joulukuuta 2018

Yhteentoimivuuden tasot - järjestelmäkeskeisyydestä asiakaslähtöisyyteen

Yhteentoimivuutta voidaan tarkastella Eurooppalaisissa yhteentoimivuusperiaatteissa (EIF) kuvatun yhteentoimivuusmallin ja sen yhteentoimivuuden tasojen kautta.

Oikeudellisen yhteentoimivuuden taso on se, jossa etsitään lainsäädännöstä yhteentoimivuutta estäviä tekijöitä. Monet asiat kuten tiedon liikuttaminen on ollut pitkään teknisesti toteutettavissa, mutta tähän on liittynyt paljon lainsäädännöllisiä esteitä. Parasta DigiTukea huomioi tarvittavilta osin lainsäädännön ja sen muutokset.

Organisatorisella yhteentoimivuuden tasolla tehdään se työ, jossa sovitaan muun muassa toimintaprosesseihin liittyvistä asioista eli etsitään ne kaikille organisaatioille yhteiset asiat ja tarvittaessa yhdenmukaistetaan prosesseja tai luodaan uusia prosesseja. Tällä tasolla Parasta-kehittämishankkeet tekevät parhaillaan prosessiyhteistyötä, joka liittyy työpaikalla järjestettävään koulutukseen.

Semattisen yhteentoimivuuden taso on Parasta DigiTukea -työn ydintä. Semanttinen yhteentoimivuus tarkoittaa sitä, että tietojen lähettäjät ja vastaanottajat ymmärtävät tiedon merkityksen samalla tavalla eli tietojen merkitys ei muutu, vaikka niitä siirrettäisiin prosessista toiseen tai organisaatiolta toiselle.

Tekniselle yhteentoimivuuden tasolle sisältyvät järjestelmiä ja palveluita yhdistävät sovellukset ja infrastuktuurit. Yhteentoimivuusmenetelmän avulla Parasta DigiTukea -sanastotyön ja tietomallinnuksen tulokset saadaan valutettua tekniselle tasolle asti.

Perinteisesti kehittämistyötä on tehty järjestelmäkeskeisesti eli esimerkiksi opintohallintojärjestelmän kautta pohdittu, miten sitä voidaan hyödyntää toiminnassa. Parasta-kehittämishankkeilla on nyt mahdollisuus kääntää ajattelutapa järjestelmäkeskeisyydestä asiakaslähtöiseksi. Ensin suunnitellaan kansalliset toimintamallit organisatorisen yhteentoimivuuden tasolla, joista Parasta DigiTukea tuottaa semanttisen yhteentoimivuuden tasolla kuvaukset, joilla toiminnan tarpeet on mahdollista viedä tietojärjestelmiin ja tekniselle tasolle.


EIF:n mukainen yhteentoimivuusmalli

keskiviikko 28. marraskuuta 2018

Mitä on yhteentoimivuus?


Asiana yhteentoimivuus ei ole uusi. Hankkeen edetessä olemme kuitenkin huomanneet, että se vaatii tarkempaa tarkastelua, jotta työmme merkitys ymmärretään. Avaamme aihetta tulevissa blogikirjoituksissamme, mutta aloitetaan yhteentoimivuuden määritelmistä:

Eurooppalaisissa yhteentoimivuusperiaatteissa (EIF) tarkoitetaan yhteentoimivuudella "organisaatioiden kykyä olla vuorovaikutuksessa niiden yhteistä etua palvelevien tavoitteiden saavuttamiseksi jakamalla tietoa ja osaamista organisaatioiden kesken niiden käyttämien toimintaprosessien kautta ja hyödyntämällä niiden tieto- ja viestintätekniikkajärjestelmien välistä tiedonsiirtoa".

JHS 179:ssä yhteentoimivuus on määritelty seuraavasti: "Toimijoiden, prosessien ja tietojärjestelmien kyky viestiä keskenään sellaisella tavalla tai siinä laajuudessa, että ne voivat rutiininomaisesti käyttää ja ymmärtää toistensa tietoja."

Molemmissa määritelmissä yhteentoimivuus nähdään organisaatioiden kykynä jakaa ja hyödyntää toistensa tietoa ja osaamista. Tähän me Parasta DigiTukea -työssä pureudutaan työpaikalla järjestettävän koulutuksen prosesseihin liittyvän käsitteistön ja tietoaineistojen kautta.​

Riitta Alkula (Gofore) avasi tarkemmin yhteentoimivuutta ja sen merkitystä ja tavoitteita Parasta-yhteistyöpäivässä 15.11.2018 puheenvuorossaan “Tiedon kiertotalous - yhteistyöllä yhteentoimivuuteen”:



torstai 22. marraskuuta 2018

Yhdenmukaiset toimintamallit ja prosessit


Parasta DigiTukea järjesti palveluprosesseihin liittyvän yhteistyöpäivän 15.11.2018 Edupolin tiloissa Tikkurilassa. Osallistujia oli meidän lisäksemme Parasta Palvelua ja Parasta DigiOhjausta -verkostoista. 

Tuija Ojanen Tieturilta piti päivän alussa puheenvuoron otsikolla Yhdenmukaiset toimintamallit ja prosessit. Puheenvuorosta tehtiin tallenne, joka on katsottavissa YouTube-kanavallamme:



Päivän aikana käynnistettiin yhteistyötä työpaikalla järjestettävän koulutuksen palveluprosessin kuvaamiseksi. Koulutuksen järjestäjien yhdenmukaista toimintamallia tarvitaan koulutuksen järjestäjien omien toimintaprosessien yhteensovittamiseksi, jotta palvelu saadaan näyttäytymään yhdenmukaisena ja käyttäjäkeskeisessä muodossa opiskelija- ja työelämäasiakkaille.

Toimintamallien yhdenmukaistaminen edellyttää, että niiden dokumentoinnista ja mallintamistekniikoista sovitaan yhteisesti sekä prosesseihin liittyvät tiedot kuvataan.  

maanantai 19. marraskuuta 2018

Palvelumuotoilua yhdessä


Parasta DigiTukea -hankkeen toimijoita on jalkautunut yhdessä Parasta Palvelua väen kanssa yhteisiin palvelumuotoilukoulutuksiin keväästä 2018 alkaen. Palvelumuotoiluprosessi on ollut vaiherikas ja siinä samalla on muotoutunut malleja asiakkaiden palvelupoluista ja mahdollisista pullonkauloista palvelupolulla. Yhteisiä koulutuksia on järjestetty kaikkien Parasta Palvelua alueverkostojen alueilla (etelä, länsi, itä ja pohjoinen). Parasta DigiTukea toimijoita on ollut mukana jokaisen alueen palvelumuotoilukoulutuksissa. Mukaan palvelumuotoiluprosessiin on saatu myös työelämäasiakkaita, jolloin olemme saaneet kuulla asiakkaiden kokemuksia suoraan heiltä.

Palvelumuotoilupäivissä osallistujat ovat saaneet haastaa itsensä ajattelemaan ”laatikon ulkopuolelta” ja asiakaskokemuksen nykyisiä haasteita on pyritty ratkomaan monin erilaisin keinoin. Kaiken perustana on kuitenkin itse asiakaskokemuksen ymmärtäminen, jotta palvelupolun muotoilussa osataan keskittyä oikeisiin kohtiin. Palvelumuotoilua ovat vetäneet Jujun asiantuntijat Jaana Jeminen ja Anu Nylund, joiden kanssa olemme haastaneet itsemme ajattelemaan uudella tavalla. Mukaan päiviin on mahtunut paljon erilaisten menetelmien harjoittelua sekä antoisaa yhteistyötä Parasta Palvelua ja myös Parasta DigiOhjausta toimijoiden kanssa.

Palvelumuotoiluprosessin viimeiset koulutuspäivät pidettiin menneellä viikolla. Yhteistyö Parasta-hankkeiden kesken jatkuu tästä entistä tiiviimmin.


Ryhmätyötuotos (hahmomalli) Parasta Palvelua Pohjoisen 28.8.18 palvelumuotoilupäivässä