tiistai 5. marraskuuta 2019

Opintopolun virkailijakäyttäjäksi kutsuminen ja käyttöoikeuksien myöntäminen onnistuu nyt myös rajapinnan avulla

Parasta DigiTukea-hankkeessa on toteutettu rajapintaratkaisu Opintopolun virkailijakäyttäjän kutsumiseksi ja käyttöoikeuksien myöntämiseksi. Ratkaisun ovat rakentaneet Koulutuskeskus Salpaus ja Opetushallitus yhteistyössä vuoden 2019 aikana.

Tehty rajapintatoteutus ja kuvausdokumentaatio vastaavat PDT-hankkeen tavoitteita. Ratkaisu sisältää rajapintakuvauksen, määritykset sekä ottaa huomioon kansallisten palvelujen kehitystyön. Siinä on varmistettu yhteentoimivuus koulutuksen järjestäjien paikallisten järjestelmien ja Opintopolun välillä. Ratkaisu tukee työpaikalla järjestettävän koulutuksen prosesseja lisäämällä HOKS-tiedon näkyvyyttä eHOKS-palvelun kautta.

Laaditun kuvauksen ja avoimen lähdekoodin avulla koulutuksen järjestäjät voivat toteuttaa oman ratkaisunsa niin halutessaan. Rajapintaratkaisun toteuttaminen ja käyttöönotto edellyttävät teknistä osaamista. Kyseessä ei ole valmis palvelu, jonka koulutuksen järjestäjä voi ostaa avaimet käteen –periaatteella.

Tarve ratkaisulle lähti liikkeelle eHOKS-käyttöoikeuksista, sillä niiden hallinnointi on työlästä käyttöliittymällä, mikäli kutsuttavia käyttäjiä ja myönnettäviä käyttöoikeuksia on satoja koulutuksen järjestäjä. Rajapinnan avulla kutsuminen on tehokkaampaa, kun lähtöjärjestelmän (opintohallintojärjestelmä tai HR-järjestelmä) tietoja voidaan hyödyntää, eikä jokaista kutsuttavaa tarvitse käsitellä yksitellen Opintopolun käyttöliittymällä. Tehty ratkaisu on käytettävissä myöhemmin myös yleisesti, eikä rajoitu pelkästään eHOKS-käyttäjäryhmiin.

Ratkaisu perustuu Opintopolussa olevaan JSON-rajapintaan, jota myös käyttöliittymällä tapahtuva virkailijakutsun lähettäminen käyttää. Käyttöliittymäkutsusta poiketen rajapintaratkaisussa palveluun tunnistautuminen, JSON-sanoman muodostaminen ja lähetys on toteutettu käyttöliittymästä irrallaan. Nämä vaiheet ovat automatisoitavissa ja ajastettavissa, jolloin käyttöliittymällä tapahtuva yksittäisen kutsun lähetys ei työllistä Opintopolun vastuukäyttäjää.



Paikallisessa lähtöjärjestelmässä olevan tiedon perusteella muodostetaan JSON-sanoma kutsun lähettämistä varten. Lähtöjärjestelmänä voi toimia esimerkiksi opintohallintojärjestelmä (OHJ) tai henkilöstöhallinnon järjestelmä (HR). Kutsupalvelu välittää tämän JSON-sanoman ajastetusti/automatisoidusti Opintopolun rajapinnalle. Kutsupalvelun täytyy tunnistautua Opintopolkuun palvelukäyttäjänä. Opintopolku käsittelee JSON-sanoman samalla tavalla kuin se olisi tullut Opintopolun käyttöliittymältä. Kutsuttava saa sähköpostin Opintopolusta, tunnistautuu palveluun ja saa määritellyt käyttöoikeudet.

Ratkaisu esitellään avoimessa webinaarissa 8.11.2019 klo 9-11 (ks. Tapahtumat). Tallenne tulee myöhemmin jakoon Parasta DigiTukea -YouTube-kanavalle.

Kirjoittaja: Mikko Jänis, Salpaus

perjantai 25. lokakuuta 2019

Semanttinen yhteentoimivuus ja tiedon laatu

Tämän aikakauden ammatillista koulutusta käsittelevä blogiteksti kuuluu aloittaa sanoilla Ammatillisen koulutuksen reformi. Tuo puhki kulutettu sanahirviö, joka on merkinnyt jokseenkin ammatillisen koulutuksen uuden ajan alkua, sisältää ensimmäisen tavun osalta kuriositeettina suomalaisesta voimasanasta tuttuja kirjaimia. Parasta DigiTukea -kehittämisohjelmassa reformin mukaista ammatillista koulutusta on käsitelty tietojärjestelmien yhteentoimivuuden ja työpaikalla järjestettävän koulutuksen näkökulmasta, jossa onkin riittänyt tekemistä. Yhteentoimivuuteen sisältyy myös semanttinen yhteentoimivuus, jolloin järjestelmien välisessä tiedon siirrossa tiedon merkitys pitäisi ymmärtää tiedonsiirron osapuolien osalta samalla tavalla. Semanttinen yhteentoimivuus ottaa siis kantaa tiedon sisältöön ja siten myös tiedon laatuun.

Aikana ennen reformia ei käytössä ollut yhtenäisiä tietomäärityksiä, jolloin jokainen koulutuksen järjestäjä keräsi tietoa omista lähtökohdistaan. Toki taustalla ollut silloinen rahoituslaki antoi raamit, mitä tietoja koulutuksen järjestäjien oli syytä omasta datastaan määräajoin kaivaa. Raportointi onkin perinteisesti perustunut erinäisissä rooleissa toimivien ihmisten tekemiin Exceleihin, joihin on voitu kerätä eri järjestelmistä tulevia tietoja ja tarvittaessa tehdä korjauksia muiden tietojen tai pahimmassa tapauksessa vahvaan stetsonin menetelmään pohjautuen. Vasta uuden rahoituslain ja KOSKI-palvelun myötä siirryttiin aikaan, jossa koulutuksen järjestäjä velvoitettiin ylläpitämään dataa ajan tasalla jatkuvasti. Muutos oli huikea ja siirtymässä on ollut haasteita.

Oma kosketuspintani opintohallintoon rajoittuu aikaan reformin jälkeen. Olen ollut mukana Saimaan ammattiopisto Sampon opintohallinnon tiimissä syksystä 2018, jolloin suuri osa opintohallinnon henkilöistä vaihtui. En siis ole päässyt kokemaan tältä puolelta aitaa, miten asioita tehtiin ennen reformia, mutta vuodesta 2011 ammatillisena opettajana toimiessani toki reformia edeltävästä ajasta on jäänyt jonkinlainen käsitys. Tietotekniikanalan ihmisenä myös ymmärrys tietojärjestelmistä antaa eväitä nykyisessä työssäni.

Tiedon laatua voidaan mitata eri tavoin. Laadukas tieto on kattavaa, ajantasaista, oikea-aikaista, yhtenäistä ja vertailukelpoista. Laadukkaan tiedon varmistaminen edellyttää, että vastuut tiedon keräämisestä, ylläpidosta ja siirrosta on määritelty jokaisessa tiedon käsittelyn vaiheessa ja henkilöt, ketkä tiedon keruussa ovat osallisena, ymmärtävät tiedon merkityksen yhteentoimivuuden kannalta. Tiedon laatua voidaan myös mitata KOSKI-virheiden avulla tai vertaamalla olemassa olevaa tietoa säännöllisin väliajoin eri tietolähteiden osalta. Esimerkiksi KOSKI-tietoa voidaan verrata opintohallintojärjestelmistä saatavaan tietoon, mikäli osaamme kaivaa järjestelmästä vertailukelpoisen datan. Rahoitustietojen seuraamiseksi koulutuksen järjestäjät ovatkin ottaneet käyttöön erilaisia tietovarastoihin tai puhtaaseen järjestelmän dataan pohjautuvia mittaristoja, joita on toteutettu mm. PowerBI -logiikan avulla. Meillä Sampossa on tästä esimerkkinä otettu käyttöön Schoold Dayn Dashboard mittaristo, joka on tiedon laadun parantamisessa ollut suuri apu nimenomaan vertailtaessa KOSKI-dataa opintohallintojärjestelmän dataan. Mikään mittari ei silti poista sitä tosiasiaa, että mittarin tai eri raporttien laskentaperusteet on ymmärrettävä, mikäli tietoja vertaillaan, jolloin mahdollisten poikkeamien syyt on mahdollista selvittää.

Ammatillisen koulutuksen näkökulmasta tietomäärityksiin ja tiedon hallintaan liittyvät asiat olivat 2018 alussa uusia etenkin tietoja tuottaville osapuolille. Opettajat, ohjaus- ja opiskelijahallinnonhenkilöstö eivät olleet tottuneet määrämuotoisuuteen ja siihen, että tiedot siirtyvät ajantasaisesti rahoittajan tietojärjestelmään. Uudenlainen tietojen kirjaaminen nähtiin helposti enemmänkin rasitteena ja rahoittajan vaatimana pakollisena pahana, kuin yhtenä työhön kuuluvana tehtävänä ja yhteentoimivuuden edistämisenä. Määrämuotoisuuteen pakottaminen muutti lisäksi tietojen kirjauskäytänteitä niin, että tietoa tuottavien osapuolien oli opittava pois vanhasta. Epäselvyydet ja muutokset tiedon siirron osalta ovat johtaneet siihen, että tiedon kirjaamisen käytänteitä haetaan edelleen ja opintohallintojärjestelmiä joudutaan muokkaamaan jatkuvasti. Lopputuloksena olemme saaneet tuotettua hirvittävän määrän huonoa dataa, jota on pakotettu KOSKI-järjestelmään. Osa epäkelvosta datasta tuotti KOSKI-virheitä, jotka oli tietysti ratkaistava. Samalla kuitenkin rajapintojen läpi KOSKI-palveluun valui paljon tietoa, joka syntaksin puolesta kelpasi, mutta oli semanttisessa mielessä kyseenalaista. Joissakin tapauksissa tieto siirtyi, vaikka olisi saanut jäädä siirtymättä. Tämän voi todeta helposti vaikkapa seuraamalla Vipusen -tilastopalvelusta aika ajoin 2018 valtakunnallisesti kirjattuja opiskelijatyövuosia, joiden määrä on pudonnut tuhansilla opiskelijatyövuosilla vuoden 2019 aikana. 2018 tiedot jäädytetään lokakuun 2019 lopussa, joten koulutuksen järjestäjien datan eheytystalkoita on tehty 2018 vuoden osalta vielä tänä syksynä ahkerasti.

KOSKI-palveluun siirtyvistä tiedoista voidaan johtaa tiettyjä tunnuslukuja, joita koulutuksen järjestäjän on syytä seurata tulevaisuuden rahoituksen takia. Mm. opiskelijatyövuosien seuranta on yksi keskeinen mittari, joka vaikuttaa saatavaan perusrahoitukseen. Opiskelijatyöpäivät kertyvät jaksoina, joissa uusi jakso lopettaa vanhan. KOSKI ei siis ota huomioon jaksojen päättymispäiviä, jolloin kaikki KOSKI-palveluun kirjatut opinto-oikeudet päättyvät lopulta joko valmistumiseen tai eroamiseen, tai näin siis pitäisi tapahtua. Opintohallinnossa on perinteitä, joista yksi vuoden aikana oppimani on, että opiskelijoita on jätetty helposti ”pöytälaatikkoon”, jos ei ole ollut varmuutta, miten opinnot jatkuvat. Tällöin opiskelijan opinto-oikeus saattaa unohtua kerryttämään opiskelijatyövuosia valmistumisen tai eroamisen puuttuessa. Kun opintohallintojärjestelmä kytkettiin 2018 alussa KOSKI-palveluun, ei ollut täysin tiedossa, millä perusteilla automaattinen tiedonsiirto toimi, jolloin paljon vanhaa Koskeen kuulumatonta dataa valui KOSKI-palveluun. Mukana oli myös opinto-oikeuksia, jotka olivat koulutuksen järjestäjän näkökulmasta päättyneet, mutta jotka KOSKI-palvelussa jatkoivat elämäänsä. Virhe oli inhimillinen, mutta prosessien terävöittämisellä ja erilaisten muistutuksien rakentamisella ratkaistavissa. Toinen vastaava tilanne saattaa syntyä, kun keskeytyksen takia opintohallintajärjestelmässä arkistoitu opiskelija jättää palaamatta opintoihin, mutta alkaa kerryttää opiskelijatyövuosia, eikä kukaan muista kysyä opiskelijan perään. Näitä edellä mainittuja tapauksia on ollut lukuisia. Onpa tullut nähty tapaus, jossa yksi opiskelija olisi KOSKI-palvelun mielestä kerryttänyt vuodessa yli 800 opiskelijatyöpäivää päällekkäisten opinto-oikeuksien kautta. Perusteellista opiskelua, ainakin opintohallinnon vinkkelistä katsottuna, mutta rahoittajan puolelta asia saattaa herättää epämieluisia kysymyksiä.

Edellä mainitut esimerkit ovat pieni otos havainnoista, joita on viimeisen vuoden aikana siivottu ja korjattu oppilaitoksen datasta. Nykytilanne datan suhteen on omassa organisaatiossani hyvä: Datan laatua ylläpidetään, seurataan ja vertaillaan säännöllisesti. Lisäksi tiedon kirjaamiseen on panostettu suoraviivaistamalla ja ohjeistamalla prosesseja. Työmäärä tähän tilanteeseen päästäksemme on ollut hirmuinen. Työ on myös siinä mielessä ollut epäkiitollista, että se on pienentänyt rahoitusosuuttamme, kun rahoituksen perusteena olevaa tietoa on korjattu. Onneksi johto ja oma esimies ovat tukeneet työtämme.

Vaikka olemme organisaationa päässeet tiedon laadussa hyvään tilanteeseen ja tulipalot on siten saatu sammumaan, on meillä vielä paljon tehtävää. Organisaation kyvykkyys kehittää yhteentoimivuutta ja reagoida muutoksiin pohjautuvat pitkälti ajantasaiseen kokonaisarkkitehtuuriin. Ajantasaisen kokonaisarkkitehtuurin puute on ollut yksi keskeinen syy, miksi reformi on mielletty organisaatioissa suomalaiseksi voimasanaksi tai kaaokseksi, jossa kukaan ei tunnu tietävän mistään mitään, kun yhteinen ymmärrys toimintatavoista puuttuu. Tiedonliikkuvuus ja digitaalisuus on kuitenkin tullut jäädäkseen, joten vanhaan ei ole paluuta. Tiedon ja tietojärjestelmien yhteentoimivuuden osalta on erityisen tärkeää, että tiedämme jatkossa ketkä kaikki tietoa tarvitsevat, missä tieto sijaitsee, mihin tieto siirtyy ja kuka tiedon tuottaa. Tällä hetkellä joudumme liian usein tilanteeseen, jossa uuden järjestelmän tai järjestelmän uuden ominaisuuden käyttöönotossa ihmetellään edellä kuvattuja asioita ja lähdetään piirtämään prosessia puhtaalta pöydältä. Tällöin organisaation toimintaa muokataan järjestelmä edellä, mikä ei palvele tarkoitusta. Ei myöskään riitä, että saamme kokonaisarkkitehtuurin ajan tasalle, vaan kokonaisarkkitehtuuria on ylläpidettävä ja se on saatava osaksi organisaation toimintakulttuuria. Tekemistä siis riittää jatkossakin.

Kuva: Tekijä Tuntematon, CC-BY

Kirjoittaja: Mikko Pöllönen, järjestelmäkehittäjä, Saimaan ammattiopisto Sampo

tiistai 15. lokakuuta 2019

Palvelumuotoilulla ratkaisuja yhteentoimivuuden ymmärrykseen

Lokakuussa Parasta DigiTukea organisoi kaksi palvelumuotoilusprinttiä Vantaalla ja Oulussa sekä kaksi palvelumuotoilutyöpajaa Seinäjoella ja Kuopiossa. Nämä ovat osa kehittämishankkeemme tuloksien käyttöönottoa tukevaa toimintaa. Tilaisuuksiin on ollut avoin ilmoittautuminen, jonka kautta mukaan ovat päässeet kaikki innokkaat koulutuksen järjestäjien edustajat.

Sprinttiviikkojen aikana keskitytään työpaikalla järjestettävän koulutuksen asiakaslähtöiseen kehittämiseen yhteentoimivuuden näkökulmasta. Työskentelyn kohderyhmänä ovat koulutuksen järjestäjät ja se, millaisilla ratkaisuilla tietoa yhteentoimivuuden edellyttämästä työstä ammatillisessa koulutuksessa saisi levitettyä. Asiakaslähtöisessä tulokulmassa opiskelijat ja työelämä pidetään keskiössä.

Tämän kirjoittamishetkellä Vantaan sprintti on jo takana ja Oulun sprintti juuri alkamassa. Ensimmäisen sprintin kokemuksien jälkeen osallistujat kokivat palvelumuotoilun osallistavien menetelmien soveltuvan hyvin tällaisen laajan ja vaikeasti ymmärrettävän aiheen käsittelyyn, jossa saman asian äärelle on saatava sekä substanssiosaajia, it-kehittäjiä että johtajia keskustelemaan yhteisten arjen haasteiden kehittämisestä ja ratkaisemisesta.

Sprinttien tuloksia validoidaan yhden päivän työpajoissa Seinäjoella ja Kuopiossa. Vasta näiden päivien jälkeen kokoamme julkaistavan lopputuotoksen, joka tulee jakoon marraskuun aikana.

Vantaalla 8.10.2019 palvelumuotoilijat Ninja Fedy ja Jelena Momcilovic Gofore Oyj
(kuva: Eeva-Leena Ronkainen)

Teksti: projektikoordinaattori Riikka Lahtela (OSAO)

keskiviikko 9. lokakuuta 2019

Keskustelutilaisuus asiakkuudenhallinnasta

Ekamin toimesta järjestimme Skypen kautta keskustelutilaisuuden teemasta asiakkuudenhallinta ja asiakkuudenhallintajärjestelmät. Aurinkoinen syyskuu ehti alkuunsa yllättävän nopeasti kesän jälkeen, jolloin ohjelmavalmistelut olivat käyneet kiivaimmillaan. Halusimme kertoa verkostolle ja muille sidosryhmille meidän M-Files järjestelmän käyttöönottoprosessista ja siitä, kuinka me Ekamissa asiakkuudenhallinnan näemme.

Jottei keskustelutilaisuuden näkökulma olisi vain etelä-kymenlaaksolainen, kutsuttiin esiintyjiksi asiakasvastaava Olavi Piispanen Pokesta (Pohjoisen Keski-Suomen ammattiopisto) ja Vesa Keränen ohjelmistotalo Kosilasta. Piispanen kertoi heidän Hakosalo-asiakkuudenhallintajärjestelmän käyttöönottoprosessista. Keränen puolestaan toi aiheeseen järjestelmätoimijanäkökulmaa.



Kirjoittaja: Joonas Penttinen, Ekami

maanantai 30. syyskuuta 2019

Kenen työtä yhteentoimivuus on?

Syksyn aikana meiltä on usein kysytty, että ketkä ovat kohderyhmäämme ja kenen kannattaisi osallistua järjestämiimme tilaisuuksiin. Tilaisuudet ovat antoisia koulutuksen järjestäjien edustajille, joiden työtehtäviin kuuluu yhteentoimivuuden kehittäminen tai sen johtaminen. Erityisesti toivomme mukaan heitä, joille yhteentoimivuuden merkitys ei ole vielä selkiintynyt.
 
Ensisijainen kohderyhmämme ovat koulutuksen järjestäjät ja heidän henkilöstönsä. Toissijaisesti viestimme hankkeestamme muille sidosryhmillemme kuten järjestelmätoimittajille. Opiskelija- ja työelämäasiakkaat eivät ole suoraan kohderyhmäämme, vaikka olemme tehneet tätä työtä nimenomaan sen takia, että tulevaisuudessa voitaisiin kehittää asiakaslähtöisempiä palveluita työelämässä oppimiseen.

Parasta DigiTukea -kehittämishankkeessa meillä on mukana joukko oppisopimuksen ja koulutussopimuksen sekä ohjauksen asiantuntijoita, suunnittelijoita, opettajia, pääkäyttäjiä, järjestelmäkehittäjiä, tietoarkkitehti ja arviointijohtaja. Jokaista meistä on tarvittu eikä työ olisi onnistunut ja edennyt ilman yhteistyötämme. Yhteentoimivuus ei siis ole minkään tietyn ammattiryhmän työtä, vaan ennen kaikkea yhdessä tekemistä.

21.8.2019 Parasta DigiTukea -toimijoita ja Goforen konsultti Jarno Naukkarinen


Kirjoittaja: projektikoordinaattori Riikka Lahtela (OSAO)