Parasta DigiTukea päättyy - yhteentoimivuuden kehittäminen jatkuu

On tullut aika kiittää Parasta DigiTukea -kehittämishankkeen työssä mukana olleita ja työtä eri tavoin tukeneita. Saavutimme tavoitteemme.

Työmme tulokset löytyvät tämän blogin Materiaalit-sivulta.

Toiminta-aikamme päättyy, mutta yhteentoimivuuden kehittäminen jatkuu.

Yhteentoimivuuden kypsyystasomallin ammatillisen koulutuksen järjestäjille

Parasta DigiTukea -kehittämishankkeessa luodun kypsyystasomallin tavoitteena on toimia koulutuksen järjestäjien välineenä, jonka avulla he voivat itsearvioida ja mitata yhteentoimivuuden kehittämiseen tarvittavia kyvykkyyksiään sekä käynnistää siihen liittyvää kehitystyötä.

Malli kostuu neljästä ulottuvuudesta: johtaminen ja ihmiset, toiminta ja laatu, hallinta sekä tekniikka. Jokainen ulottuvuus sisältää väittämiä ja arviointikohteita, joiden sisältöjä on avattu sanallisessa kriteeristössä.  Ulottuvuuksien kautta yhteentoimivuutta tarkastellaan eri näkökulmista.

Usein on ajateltu, että yhteentoimivuus on it-palveluiden teknistä toimintaa. Todellisuudessa yhteentoimivuus ulottuu koko organisaatioon johtamisesta kulttuuriin, prosesseihin, arkkitehtuuriin ja tekniikkaan unohtamatta toimijoiden osaamista ja asenteita. Koulutuksen järjestäjä voi olla erinomaisella tasolla yhden ulottuvuuden osalta, mutta jos muissa on vielä paljon kehitettävää, niin kokonaisuutena yhteentoimivuus ei toteudu.

Malli johdattaa koulutuksen järjestäjät kartoittamaan kehittämiskohteensa yhteentoimivuuden kypsyystason nostamiseksi. Se antaa pohjaa suunnitelmalliselle toiminnalle, jolla koulutuksen järjestäjät voivat varmistaa tuottamiensa ja käyttämiensä tietojen yhteentoimivuuden sekä kehittää asiakaslähtöisempiä palveluita.

Mallin hyödyntämiseksi on laadittu dokumentti, joka sisältää tarkemman kuvauksen mallista ja ohjeistaa sen käyttöön. Perusperiaatteena on koota organisaatiossa tiimi eri tehtävissä toimivista henkilöistä, jotka yhdessä tekevät itsearvioinnin keskustellen ja kehittämiskohteita kirjaten. Toistamalla itsearvioinnin määräajan kuluttua voidaan seurata kehittämistyön etenemistä.

Tutustu lisää:
Kypsyystasomalli (lataa)
Kypsyystasomallin kuvaus ja ohjeistus

Kirjoittaja: Riikka Lahtela, OSAO

Tietomallinnuksen tuloksena työpaikalla järjestettävän koulutuksen soveltamisprofiili

Hankkeemme keskeisimpiä toimenpiteitä on ollut tietomallinnus, jossa olemme tuottaneet työpaikalla järjestettävän koulutuksen soveltamisprofiilin Väestörekisterikeskuksen (1.1.2020 alkaen Digi- ja väestötietovirasto) Yhteentoimivuusalustan Tietomallit-työkaluun. Soveltamisprofiilissa kuvataan työpaikalla järjestettävän koulutuksen yleistä tietosisältöä.

Työstimme myös ammatillisen koulutuksen tietokomponenttikirjastoa marraskuussa ja joulukuun alussa, mutta näin hankkeen toiminta-ajan ollessa lopuillaan meidän täytyi luopua tietokomponenttikirjaston viimeistelystä. Lisäksi totesimme Yhteentoimivuusalustan kehityksen kanssa, että soveltamisprofiilista tulisi ensisijaisesti tehdä tietokomponenttien nostot koulutuksen tietokomponenttikirjastoon ja vasta sen jälkeen tarkastella, onko ammatillisen koulutuksen tietokomponenttikirjastolle tarvetta. Tietokomponenttien tulisi olla mahdollisimman geneerisiä, jotta niitä voidaan hyödyntää eri soveltamisprofiileissa. Tämän takia soveltamisprofiiliimme kuvattuja luokkia ei voida sellaisenaan siirtää tietokomponenteiksi. Sen sijaan niistä tulee tehdä karkeus tasoltaan abstraktimpia eli yleiskäyttöisempiä tietokomponentteja.

Tietokomponenttikirjaston työstämiseen on vaikuttanut se, että koulutuksen tietoalueen työ on vasta aluillaan. Hankkeemme aikana ei ole vielä ollut vakiintunutta toimintaa kuten koulutuksen tietoalueen tietokomponenttiryhmää, jonka vastuulla olisi tarkistaa ja määrittää tietokomponentit. Toisin sanoen hankkeemme työ on ollut pioneerityötä, jossa olemme päässeet vaikuttamaan Yhteentoimivuusalustan kehitystyöhön, mutta ennen kaikkea hankkeessamme tietomallinnusta tehneiden osaaminen on kasvanut.

Tutustu tietomalliin: https://tietomallit.suomi.fi/model/dt/.

Kirjoittaja: Riikka Lahtela (OSAO)

Kokonaisarkkitehtuurityön tueksi

Kokonaisarkkitehtuuri tekee näkyväksi sen, missä yhteentoimivuutta tarvitaan. Parasta DigiTukea asetti tavoitteeksi tukea koulutuksen järjestäjien kokonaisarkkitehtuurityötä laatimalla joitain esimerkkejä hyödyllisistä kokonaisarkkitehtuurikuvauksista. Niitä voi soveltuvin osin hyödyntää oman organisaation kuvauksia laadittaessa.

Strategiakartta

Periaatetason kuvauksista on esimerkkinä strategiakartta, jossa aiheena on käytetty viimeksi tehdyn lainsäädäntöuudistuksen tavoitteita. Strategiakarttaa on tarkennettu neljällä kuvauksella, joissa kussakin on avattu yhtä strategista tavoitetta. Jokaisen tavoitteen osalta on määritelty, mihin tuloksiin sen on tarkoitus johtaa ja yksi tavoite voi näkyä useana tuloksena. Tavoitteiden ja tulosten väliin on sijoitettu toimenpiteet, joita tuloksiin pääseminen edellyttää. Lisäksi kuvauksissa on lueteltu tavoitteen saavuttamisen edellyttämät kyvykkyydet.

Lakikooste

Julkisella rahoituksella järjestetty koulutus pohjautuu sitä koskevaan lainsäädäntöön. Lakien lisäksi noudatetaan mm. Opetushallituksen ja opetus- ja kulttuuriministeriön ohjeistuksia. Kaikki nämä on hyödyllistä koota lakikartaksi, josta eri prosesseihin on poimittavissa niitä koskeva sääntely ja ohjeistus. Kokosimme hankkeessa ensisijaisesti lakeja, jotka tulisi tuntea työpaikalla järjestettävän koulutuksen yhteydessä.

Toimijakartta

Hankkeessamme tehty sanastotyö yhdistyy kokonaisarkkitehtuurissa luontevasti toimijakarttaan. Laatimassamme toimijakarttaesimerkissä on sellaisia henkilö- ja organisaatiotoimijoita, joita tarvitaan kuvattaessa prosessien kulkua sekä tietojen siirtymistä eri toimijoiden välillä. Toimijakarttaa voidaan haluttaessa hyödyntää niin, että sen toimijanimikkeet korvataan omassa organisaatiossa käytössä olevilla nimikkeillä, mutta kannattaa muistaa, että työelämän kannalta olisi helpointa, jos kaikki koulutuksen järjestäjät operoisivat käyttäen samaa termistöä.

Palvelukartta

Ammatillisen koulutuksen järjestäjällä on kaksi asiakasta: opiskelijat ja työelämä. Olemme koonneet palvelukarttaan näille asiakkaille suunnattuja palveluita. Palvelut voidaan yhdistää prosessikuvauksiin siten, että jokaiseen palveluun yhdistetään ne prosessit, joissa palvelu tuotetaan. Näin saamme näkyviin prosessien rajapinnan asiakkaitten suuntaan.

Prosessimallinnus

Prosesseja olemme mallintaneet yhdessä Parasta Palvelua –hankkeen kanssa siten, että työskentelyn päävastuu oli heillä. Tuloksena on kooste työpaikalla järjestettävän koulutuksen keskeisistä prosesseista. Tällä hetkellä prosessien osalta aiheuttavat eniten keskustelua asiakkuustyö sekä palautteen käsittely ja hyödyntäminen. Niiden tunnistettiin vaativan eniten työstämistä ja muotoilua.

Toimijoiden välinen vuorovaikutus

Jotta yhteentoimivuus saataisiin toteutumaan, tulee tarkastella toimijoiden välillä liikkuvia tietoja. Toimijoiden välinen vuorovaikutuskaavio havainnollistaa, miten tietojen tulisi siirtyä koulutuksen järjestäjän ja muiden toimijoiden välillä. Kaaviossa näkyvät myös maksuvirrat. Kun organisaation oma arkkitehtuurityö on edennyt, voidaan toimijat korvata niillä prosesseilla, joista tiedot lähtevät tai joihin ne tulevat.

Tietomallinnus

Arkkitehtuuriin kuuluu luonnollisesti omana osanaan tietomallinnus, mutta emme ole tehneet tietomallikuvauksia arkkitehtuurityökalulla, vaan olemme tehneet ne kaikki Yhteentoimivuusalustalle yhteentoimiva.suomi.fi. Siitä on kerrottu erillisessä blogikirjoituksessa.

Edellä on joitakin esimerkkejä eri kaavioista. Kaikki tuottamamme arkkitehtuurikuvaukset on koottu tämän blogin Materiaalit-sivulle.

Kirjoittaja: Katriina Karkimo, projektikoordinaattori, Stadin ammatti- ja aikuisopisto

Työpaikalla järjestettävän koulutuksen sanasto

Parasta DigiTukea -sanastotyö on saatu päätökseen. Sanastomme nimeksi annettiin Työpaikalla järjestettävän koulutuksen sanasto − Oppisopimus- ja koulutussopimuskoulutuksen käsitteitä. Sanasto on julkaistu kahdessa muodossa: se on saatavilla pdf-muotoisena blogimme Materiaalit-osiosta, ja sen lisäksi sanasto on käytettävissä Yhteentoimivuusalustalla osoitteessa sanastot.suomi.fi --> Työpaikalla järjestettävän koulutuksen sanasto.

Sanastomme tavoitteena oli olla laadultaan riittävän tasokas, jotta se voitaisiin liittää opetus- ja kulttuuriministeriön OKSA-sanastoon. Iloksemme OKSA-jaos on ilmoittanut, että sanastomme käsitteet liitetään osaksi OKSAn 2. laitosta, joka julkaistaan vuoden 2020 puolella.

Lausuntokierros 

Järjestimme lausuntokierroksen, jolla pyysimme sanastoon kommentteja kahdella tavalla: käytimme perinteistä taulukkomuotoista lausuntopohjaa (rtf) sekä Väestörekisterikeskuksen Yhteentoimivuusalustan uutta Kommentit-työkalua. Kommentit-työkalu on tehty tukemaan yhteentoimivuustyökalujen käyttöä ja sen avulla voidaan pyytää kommentteja sanastoihin, tietomalleihin ja koodistoihin.

Saimme kommentteja perinteisellä tavalla, mutta Yhteentoimivuusalustan kautta ne jäivät saamatta. Arvelemme syyksi sitä, että alustan käyttö olisi edellyttänyt kommentoijalta tunnuksia. Väestörekisterikeskus on tämän jälkeen kehittänyt Kommentit-työkalua meidän ja muiden käyttäjien palautteen pohjalta. Joulukuun aikana työkaluun tulee uusi toiminto, joka mahdollistaa osallistumisen kommentointikierrokselle henkilökohtaisen sähköpostikutsun sisältämän personoidun linkin kautta ilman tunnusta ja salasanaa.

Sanastotyöryhmän työskentelystä 

Sanastotyöryhmäämme kuului jäseniä yhdeltätoista koulutuksen järjestäjältä. Kokoonnuimme 18 kertaa syyskuun 2018 ja marraskuun 2019 välillä. Työryhmään kuului eri alojen edustajia: oppisopimusten ja koulutussopimusten laatijoita, hallinnon, laatutyön ja johtamisen asiantuntijoita, opetuksen ja ohjauksen parissa toimivia sekä it-asiantuntijoita. Oli tärkeää, että työryhmässä oli laaja kirjo eri taustan omaavia ihmisiä. Keskusteluista muodostui mielenkiintoisia ja ennen kaikkea hauskoja. Oli riemastuttavaa päästä kurkistamaan eri alojen edustajien ajatusmaailmaan ja yrittää harmonisoida niitä kaikkia yhteen.

Kokouksista vain kaksi oli lähitapaamisia, koska maantieteellisesti olemme eri puolilta Suomea. Skype-kokoukset toimivat työskentelyssä erinomaisesti. Terminologi toimitti hieman ennen kokousta ennakkomateriaalin ja omat kysymyksensä käsiteltäväksemme. Kaikki kokousten materiaalit oli sijoitettu SharePoint-alustallemme, jossa pystyimme ennakkoon tarkastelemaan niitä, kommentoimaan Wordin kommentointitoiminnolla ja näin keskustelemaan asialistan mukaisista kohdista. Tämä sujuvoitti ja nopeutti kokouksia sekä mahdollisti myös kokouksista poissaolleiden ajatuksien huomioimisen.

Parasta DigiTukea -sanastotyö on herättänyt ammatillisen koulutuksen järjestäjien keskuudessa huomiota ja keskustelua. Terminologinen sanastotyö on ollut ennestään vain vähän tunnettua eivätkä monet olleet kuulleet Opetus- ja koulutussanasto OKSAstakaan, vaikka OKSA-työ on ollut käynnissä jo lähes 10 vuotta. Meillä on vaikutelma, että sanastotyöstä ollaan nyt paremmin tietoisia, mikä toivottavasti tulee osaltaan edesauttamaan ammatillisen koulutuksen yhteentoimivuuden kehittämistä. Laatimamme sanasto toimii myös pohjana työpaikalla järjestettävän koulutuksen asiakaslähtöisten ratkaisujen kehittämisessä.

Katso hankkeemme video, jossa kerrotaan sanastotyöstä ja yhteentoimivuustyökaluista:



Kirjoittajat: Riikka Lahtela, projektikoordinaattori, OSAO ja Katriina Karkimo, projektikoordinaattori, Stadin ammatti- ja aikuisopisto