Parasta DigiTukea päättyy - yhteentoimivuuden kehittäminen jatkuu

On tullut aika kiittää Parasta DigiTukea -kehittämishankkeen työssä mukana olleita ja työtä eri tavoin tukeneita. Saavutimme tavoitteemme.

Työmme tulokset löytyvät tämän blogin Materiaalit-sivulta.

Toiminta-aikamme päättyy, mutta yhteentoimivuuden kehittäminen jatkuu.

Asiakaslähtöinen tietojen yhteentoimivuuden kehittäminen vaatii useita kehittämiskierroksia

Koulutuskeskus Salpauksessa on Parasta DigiTukea -hankkeessa kehitetty opintohallinnon tietojärjestelmien ja opetuksen tietojärjestelmien välistä yhteentoimivuutta asiakaslähtöisesti kokonaisarkkitehtuurin keinoin. Järjestelmien kehittämisideoihin liittyvissä kyselyissä on toistuvasti noussut esiin toive samojen tietojen syöttämisestä vain yhteen kertaan.

Kokonaisarkkitehtuurin analyysissä todettiin, että tutkinnon osien perustiedot toistuvat useissa eri järjestelmissä. Esimerkiksi opintohallinnon tietojärjestelmässä eli Primuksessa sekä opetuksen verkko-oppimisympäristössä eli Moodlessa samat tutkinon osien tiedot toistuvat. Ensimmäiseksi tietojärjestelmien yhteentoimivuuden kehityskohteeksi valittiin siis tutkinnon osien perustietojen siirtyminen järjestelmien välillä.

Koska Primus-järjestelmässä on oltava kaikkien tutkinnon osien tiedot, mutta verkko-opetusympäristöstä osasta tutkinnon osia tiedot voivat puuttua, valittiin tiedon lähteeksi Primus-järjestelmä. Primukseen rakennettiin PrimusQueryn avulla tiedonsiirto, jossa verkko-opetusympäristöön toivottujen tutkinnon osien perustiedot viedään Moodleen. Moodleen taas rakennettiin yhteistyössä Mediamaisteri Oy:n kanssa automatiikka, joka luo uudet tutkinnon osien pohjat Moodleen halutuilla tutkinnon osien perustiedoilla.

Toinen tietojen syöttämisen päällekkäisyys huomattiin tutkinnon osien osallistujaluetteloissa. Nyt sekä Primukseen että Moodleen syötetään tutkinnon osien osallistujat erikseen. Seuraavana kehityskohteena onkin siis osallistumisten tiedon siirtyminen Primuksesta Moodleen. Tässä auttaa myös edellisen vaiheen toteutus, eli se että Primuksen ja Moodlen tutkinnon osien perustiedot täsmäävät. Moodleen on automatiikalla tutkinnon osia luotaessa syötety lisätietona tutkinnon osan toteutuksen Primus (Wilma) -koodi, jonka avulla Primuksesta löytyvät osallistujatiedot voidaan täsmätä Moodle-ympäristöön luotuun tutkinnon osan toteutukseen.

Toisen vaiheen toteutus on testivaiheessa, ja jo nyt on selvää että integraation toimiessakin on hyvä jättää mahdollisuus osallistujan lisäämiseen Moodleen myös integraation ulkopuolelta. Joskus sekä ilmoittautuminen että koko verkko-toteutus tapahtuvat saman vuorokauden aikana, jolloin yöllisenä tietojen integraationa toteutettu yhteentoimivuus on liian hidas, jos lähtökohdaksi otetaan tietojen yhteensopivuuden lisäksi myös asiakaslähtöisyys.

Lisätietoja Salpauksessa toteutettavasta Primuksen ja Moodlen integraatiosta voi kysellä kehittämiskoordinaattori Samuli Karevaaralta (samuli.karevaara@salpaus.fi).

Teksti ja kuva: Samuli Karevaara, Salpaus

Työpaikalla järjestettävän koulutuksen palautekyselyt

Olemme automatisoineet työpaikalla järjestettävän koulutuksen palautekyselyt. Käytössämme on seuraavat kyselyt:

• aloituskysely
• välikysely (koskee vain oppisopimuskoulutusta)
• päättökysely

Kyselyt kohdennetaan seuraavalle kohdejoukolle:

• opiskelija
• työpaikkaohjaaja
• opettaja

Kyselyiden lähettämiseen tarvittava data siirtyy opintohallintojärjestelmästä rajapintojen kautta erilliseen kyselyjärjestelmään. Automaation avulla kyselyiden ylläpito on ollut helppoa. Kyselyiden avulla olemme pystyneet puuttumaan nopeasti kyselyissä esille nousseisiin epäkohtiin, kriittiset tiedot kuten esim. puutteet työturvallisuudesta tai ”akuutit terveiset” tulee heti vastuuohjaajan tietoon.

Palautekyselyjen osalta viemme omat kokemuksemme tiedoksi valtakunnallisen työelämäpalautteen kehitystiimille.

Kirjoittajat: Antti Korolainen & Antti Kurki (Ylä-Savon ammattiopisto)

Koski-kävely

Parasta DigiTukea palvelumuotoilusprinteissä ideoiduista kahdesta ratkaisuista toinen on Koski-kävely. Ratkaisu vastaa siihen haasteeseen, miten voimme lisätä koulutuksen järjestäjien toimijoiden, esimerkiksi opettajien, ymmärrystä tiedon laadun ja yhteentoimivuuden merkityksestä.

Koski-kävely kehitettiin Oulussa kolmen päivän palvelumuotoilusprintissä 15.-17.10.2019. Mukana oli osallistujia OSAOlta, JEDUlta, Luovilta ja Haapaveden opistolta. Ratkaisua validoitiin yhden päivän työpajoissa Seinäjoella ja Kuopiossa.

Koski-kävely antaa osallistujien työhön uutta näkemystä, koska monessa tapauksessa perustehtävän haltuunotto on päällimmäinen asia ja perustehtävän taustalla olevien toimintojen ja tekijöiden pohtiminen jää marginaaliin. Koski-kävelyn myötä oman työn merkitys kasvaa ja ymmärrys tiedon oikeellisuuden ja ajantasaisuuden merkityksestä opiskelijan, opettajan ja koulutuksen järjestäjän näkökulmista tulevat näkyviksi.

SASKY Koulutuskuntayhtymä ja Gradia ovat jo ilmoittaneet kokeilevansa soveltuvilta osin Koski-kävelyä.

Tutustu Koski-kävelyyn.

Koski-kävelyn tarvetta kuvaa myös Keudassa ideoitu Parasta DigiTukea -video Kauhuskenaario tietojen kirjaamisen ja yhteentoimivuuden merkityksestä:

Kirjoittajat: Riitta Ranta (JEDU) ja Riikka Lahtela (OSAO)

Hyrrä: prototyyppi työelämässä oppimisen alustasta

Parasta DigiTukea -palvelumuotoilusprintissä Vantaalla 8.-10.10.2019 kehitettiin prototyyppi Hyrrä-alustasta, joka lisää opettajalle näkyvyyttä opiskelijan osaamisen hankkimiseen työpaikalla järjestettävän koulutuksen aikana. Ensimmäisen version kehittämisessä oli mukana osallistujia Careeriasta, Stadin AO:sta, OSAOlta, Keudasta ja Ekamista.

Kehitetty ratkaisu sisälsi useita näkökulmia, joissa korostui eri toimijoiden (opiskelija, työpaikkaohjaaja ja opettaja) helppokäyttöisyys, päällekkäisen työn väheneminen, yhdessä tekeminen ja kokonaiskuvan saaminen tilanteesta visuaalisesti.

Prototyyppiä validoitiin Seinäjoella 24.10.2019 ja Kuopiossa 30.10.2019 yhden päivän palvelumuotoilutyöpajoissa. Keskustelua herätti se, että käytössä on jo sovelluksia ja järjestelmiä, joilla voidaan ainakin osa prototyypissä ideoiduista asioista jo hoitaa. Tämä on totta, mutta yksikään digivälineistä ei ole aukottomasti vastannut opettajien, opiskelijoiden tai työelämän tarpeisiin. Muutamia työelämässä oppimisen digivälineitä esiteltiin 18.11.2019 Parasta DigiOhjausta ja Parasta DigiTukea yhteistyössä järjestämässä Ohjaus työpaikoilla digivälineillä -keskustelutilaisuudessa.

Palvelumuotoilun keinoilla voidaan tuottaa lyhyessä ajassa ratkaisuja, joita voidaan hyödyntää digivälineiden ja järjestelmien kehittämisessä. Jos koulutuksen järjestäjät yhteistyössä opiskelija- ja työelämäasiakkaidensa kanssa tuottaisivat prototyypin esimerkiksi työelämässä oppimisen digivälineestä, niin sitä voisi hyödyntää jo olemassa olevien digivälineiden kehittämisessä. Prototyyppi toimisi keinona viestiä ja keskustella järjestelmätoimittajien kanssa siitä, minkälaiset ratkaisut palvelisivat meitä ja asiakkaitamme arjen työssämme parhaalla mahdollisella tavalla.

Tutustu tarkemmin: Hyrrä

Teksti: projektikoordinaattori Riikka Lahtela (OSAO)

Opintopolun virkailijakäyttäjäksi kutsuminen ja käyttöoikeuksien myöntäminen onnistuu nyt myös rajapinnan avulla

Parasta DigiTukea-hankkeessa on toteutettu rajapintaratkaisu Opintopolun virkailijakäyttäjän kutsumiseksi ja käyttöoikeuksien myöntämiseksi. Ratkaisun ovat rakentaneet Koulutuskeskus Salpaus ja Opetushallitus yhteistyössä vuoden 2019 aikana.

Tehty rajapintatoteutus ja kuvausdokumentaatio vastaavat PDT-hankkeen tavoitteita. Ratkaisu sisältää rajapintakuvauksen, määritykset sekä ottaa huomioon kansallisten palvelujen kehitystyön. Siinä on varmistettu yhteentoimivuus koulutuksen järjestäjien paikallisten järjestelmien ja Opintopolun välillä. Ratkaisu tukee työpaikalla järjestettävän koulutuksen prosesseja lisäämällä HOKS-tiedon näkyvyyttä eHOKS-palvelun kautta.

Laaditun kuvauksen ja avoimen lähdekoodin avulla koulutuksen järjestäjät voivat toteuttaa oman ratkaisunsa niin halutessaan. Rajapintaratkaisun toteuttaminen ja käyttöönotto edellyttävät teknistä osaamista. Kyseessä ei ole valmis palvelu, jonka koulutuksen järjestäjä voi ostaa avaimet käteen –periaatteella.

Tarve ratkaisulle lähti liikkeelle eHOKS-käyttöoikeuksista, sillä niiden hallinnointi on työlästä käyttöliittymällä, mikäli kutsuttavia käyttäjiä ja myönnettäviä käyttöoikeuksia on satoja koulutuksen järjestäjä. Rajapinnan avulla kutsuminen on tehokkaampaa, kun lähtöjärjestelmän (opintohallintojärjestelmä tai HR-järjestelmä) tietoja voidaan hyödyntää, eikä jokaista kutsuttavaa tarvitse käsitellä yksitellen Opintopolun käyttöliittymällä. Tehty ratkaisu on käytettävissä myöhemmin myös yleisesti, eikä rajoitu pelkästään eHOKS-käyttäjäryhmiin.

Ratkaisu perustuu Opintopolussa olevaan JSON-rajapintaan, jota myös käyttöliittymällä tapahtuva virkailijakutsun lähettäminen käyttää. Käyttöliittymäkutsusta poiketen rajapintaratkaisussa palveluun tunnistautuminen, JSON-sanoman muodostaminen ja lähetys on toteutettu käyttöliittymästä irrallaan. Nämä vaiheet ovat automatisoitavissa ja ajastettavissa, jolloin käyttöliittymällä tapahtuva yksittäisen kutsun lähetys ei työllistä Opintopolun vastuukäyttäjää.

Paikallisessa lähtöjärjestelmässä olevan tiedon perusteella muodostetaan JSON-sanoma kutsun lähettämistä varten. Lähtöjärjestelmänä voi toimia esimerkiksi opintohallintojärjestelmä (OHJ) tai henkilöstöhallinnon järjestelmä (HR). Kutsupalvelu välittää tämän JSON-sanoman ajastetusti/automatisoidusti Opintopolun rajapinnalle. Kutsupalvelun täytyy tunnistautua Opintopolkuun palvelukäyttäjänä. Opintopolku käsittelee JSON-sanoman samalla tavalla kuin se olisi tullut Opintopolun käyttöliittymältä. Kutsuttava saa sähköpostin Opintopolusta, tunnistautuu palveluun ja saa määritellyt käyttöoikeudet.

Ratkaisu esitellään avoimessa webinaarissa 8.11.2019 klo 9-11 (ks. Tapahtumat). Tallenne tulee myöhemmin jakoon Parasta DigiTukea -YouTube-kanavalle.

Kirjoittaja: Mikko Jänis, Salpaus

Semanttinen yhteentoimivuus ja tiedon laatu

Tämän aikakauden ammatillista koulutusta käsittelevä blogiteksti kuuluu aloittaa sanoilla Ammatillisen koulutuksen reformi. Tuo puhki kulutettu sanahirviö, joka on merkinnyt jokseenkin ammatillisen koulutuksen uuden ajan alkua, sisältää ensimmäisen tavun osalta kuriositeettina suomalaisesta voimasanasta tuttuja kirjaimia. Parasta DigiTukea -kehittämisohjelmassa reformin mukaista ammatillista koulutusta on käsitelty tietojärjestelmien yhteentoimivuuden ja työpaikalla järjestettävän koulutuksen näkökulmasta, jossa onkin riittänyt tekemistä. Yhteentoimivuuteen sisältyy myös semanttinen yhteentoimivuus, jolloin järjestelmien välisessä tiedon siirrossa tiedon merkitys pitäisi ymmärtää tiedonsiirron osapuolien osalta samalla tavalla. Semanttinen yhteentoimivuus ottaa siis kantaa tiedon sisältöön ja siten myös tiedon laatuun.

Aikana ennen reformia ei käytössä ollut yhtenäisiä tietomäärityksiä, jolloin jokainen koulutuksen järjestäjä keräsi tietoa omista lähtökohdistaan. Toki taustalla ollut silloinen rahoituslaki antoi raamit, mitä tietoja koulutuksen järjestäjien oli syytä omasta datastaan määräajoin kaivaa. Raportointi onkin perinteisesti perustunut erinäisissä rooleissa toimivien ihmisten tekemiin Exceleihin, joihin on voitu kerätä eri järjestelmistä tulevia tietoja ja tarvittaessa tehdä korjauksia muiden tietojen tai pahimmassa tapauksessa vahvaan stetsonin menetelmään pohjautuen. Vasta uuden rahoituslain ja KOSKI-palvelun myötä siirryttiin aikaan, jossa koulutuksen järjestäjä velvoitettiin ylläpitämään dataa ajan tasalla jatkuvasti. Muutos oli huikea ja siirtymässä on ollut haasteita.

Oma kosketuspintani opintohallintoon rajoittuu aikaan reformin jälkeen. Olen ollut mukana Saimaan ammattiopisto Sampon opintohallinnon tiimissä syksystä 2018, jolloin suuri osa opintohallinnon henkilöistä vaihtui. En siis ole päässyt kokemaan tältä puolelta aitaa, miten asioita tehtiin ennen reformia, mutta vuodesta 2011 ammatillisena opettajana toimiessani toki reformia edeltävästä ajasta on jäänyt jonkinlainen käsitys. Tietotekniikanalan ihmisenä myös ymmärrys tietojärjestelmistä antaa eväitä nykyisessä työssäni.

Tiedon laatua voidaan mitata eri tavoin. Laadukas tieto on kattavaa, ajantasaista, oikea-aikaista, yhtenäistä ja vertailukelpoista. Laadukkaan tiedon varmistaminen edellyttää, että vastuut tiedon keräämisestä, ylläpidosta ja siirrosta on määritelty jokaisessa tiedon käsittelyn vaiheessa ja henkilöt, ketkä tiedon keruussa ovat osallisena, ymmärtävät tiedon merkityksen yhteentoimivuuden kannalta. Tiedon laatua voidaan myös mitata KOSKI-virheiden avulla tai vertaamalla olemassa olevaa tietoa säännöllisin väliajoin eri tietolähteiden osalta. Esimerkiksi KOSKI-tietoa voidaan verrata opintohallintojärjestelmistä saatavaan tietoon, mikäli osaamme kaivaa järjestelmästä vertailukelpoisen datan. Rahoitustietojen seuraamiseksi koulutuksen järjestäjät ovatkin ottaneet käyttöön erilaisia tietovarastoihin tai puhtaaseen järjestelmän dataan pohjautuvia mittaristoja, joita on toteutettu mm. PowerBI -logiikan avulla. Meillä Sampossa on tästä esimerkkinä otettu käyttöön Schoold Dayn Dashboard mittaristo, joka on tiedon laadun parantamisessa ollut suuri apu nimenomaan vertailtaessa KOSKI-dataa opintohallintojärjestelmän dataan. Mikään mittari ei silti poista sitä tosiasiaa, että mittarin tai eri raporttien laskentaperusteet on ymmärrettävä, mikäli tietoja vertaillaan, jolloin mahdollisten poikkeamien syyt on mahdollista selvittää.

Ammatillisen koulutuksen näkökulmasta tietomäärityksiin ja tiedon hallintaan liittyvät asiat olivat 2018 alussa uusia etenkin tietoja tuottaville osapuolille. Opettajat, ohjaus- ja opiskelijahallinnonhenkilöstö eivät olleet tottuneet määrämuotoisuuteen ja siihen, että tiedot siirtyvät ajantasaisesti rahoittajan tietojärjestelmään. Uudenlainen tietojen kirjaaminen nähtiin helposti enemmänkin rasitteena ja rahoittajan vaatimana pakollisena pahana, kuin yhtenä työhön kuuluvana tehtävänä ja yhteentoimivuuden edistämisenä. Määrämuotoisuuteen pakottaminen muutti lisäksi tietojen kirjauskäytänteitä niin, että tietoa tuottavien osapuolien oli opittava pois vanhasta. Epäselvyydet ja muutokset tiedon siirron osalta ovat johtaneet siihen, että tiedon kirjaamisen käytänteitä haetaan edelleen ja opintohallintojärjestelmiä joudutaan muokkaamaan jatkuvasti. Lopputuloksena olemme saaneet tuotettua hirvittävän määrän huonoa dataa, jota on pakotettu KOSKI-järjestelmään. Osa epäkelvosta datasta tuotti KOSKI-virheitä, jotka oli tietysti ratkaistava. Samalla kuitenkin rajapintojen läpi KOSKI-palveluun valui paljon tietoa, joka syntaksin puolesta kelpasi, mutta oli semanttisessa mielessä kyseenalaista. Joissakin tapauksissa tieto siirtyi, vaikka olisi saanut jäädä siirtymättä. Tämän voi todeta helposti vaikkapa seuraamalla Vipusen -tilastopalvelusta aika ajoin 2018 valtakunnallisesti kirjattuja opiskelijatyövuosia, joiden määrä on pudonnut tuhansilla opiskelijatyövuosilla vuoden 2019 aikana. 2018 tiedot jäädytetään lokakuun 2019 lopussa, joten koulutuksen järjestäjien datan eheytystalkoita on tehty 2018 vuoden osalta vielä tänä syksynä ahkerasti.

KOSKI-palveluun siirtyvistä tiedoista voidaan johtaa tiettyjä tunnuslukuja, joita koulutuksen järjestäjän on syytä seurata tulevaisuuden rahoituksen takia. Mm. opiskelijatyövuosien seuranta on yksi keskeinen mittari, joka vaikuttaa saatavaan perusrahoitukseen. Opiskelijatyöpäivät kertyvät jaksoina, joissa uusi jakso lopettaa vanhan. KOSKI ei siis ota huomioon jaksojen päättymispäiviä, jolloin kaikki KOSKI-palveluun kirjatut opinto-oikeudet päättyvät lopulta joko valmistumiseen tai eroamiseen, tai näin siis pitäisi tapahtua. Opintohallinnossa on perinteitä, joista yksi vuoden aikana oppimani on, että opiskelijoita on jätetty helposti ”pöytälaatikkoon”, jos ei ole ollut varmuutta, miten opinnot jatkuvat. Tällöin opiskelijan opinto-oikeus saattaa unohtua kerryttämään opiskelijatyövuosia valmistumisen tai eroamisen puuttuessa. Kun opintohallintojärjestelmä kytkettiin 2018 alussa KOSKI-palveluun, ei ollut täysin tiedossa, millä perusteilla automaattinen tiedonsiirto toimi, jolloin paljon vanhaa Koskeen kuulumatonta dataa valui KOSKI-palveluun. Mukana oli myös opinto-oikeuksia, jotka olivat koulutuksen järjestäjän näkökulmasta päättyneet, mutta jotka KOSKI-palvelussa jatkoivat elämäänsä. Virhe oli inhimillinen, mutta prosessien terävöittämisellä ja erilaisten muistutuksien rakentamisella ratkaistavissa. Toinen vastaava tilanne saattaa syntyä, kun keskeytyksen takia opintohallintajärjestelmässä arkistoitu opiskelija jättää palaamatta opintoihin, mutta alkaa kerryttää opiskelijatyövuosia, eikä kukaan muista kysyä opiskelijan perään. Näitä edellä mainittuja tapauksia on ollut lukuisia. Onpa tullut nähty tapaus, jossa yksi opiskelija olisi KOSKI-palvelun mielestä kerryttänyt vuodessa yli 800 opiskelijatyöpäivää päällekkäisten opinto-oikeuksien kautta. Perusteellista opiskelua, ainakin opintohallinnon vinkkelistä katsottuna, mutta rahoittajan puolelta asia saattaa herättää epämieluisia kysymyksiä.

Edellä mainitut esimerkit ovat pieni otos havainnoista, joita on viimeisen vuoden aikana siivottu ja korjattu oppilaitoksen datasta. Nykytilanne datan suhteen on omassa organisaatiossani hyvä: Datan laatua ylläpidetään, seurataan ja vertaillaan säännöllisesti. Lisäksi tiedon kirjaamiseen on panostettu suoraviivaistamalla ja ohjeistamalla prosesseja. Työmäärä tähän tilanteeseen päästäksemme on ollut hirmuinen. Työ on myös siinä mielessä ollut epäkiitollista, että se on pienentänyt rahoitusosuuttamme, kun rahoituksen perusteena olevaa tietoa on korjattu. Onneksi johto ja oma esimies ovat tukeneet työtämme.

Vaikka olemme organisaationa päässeet tiedon laadussa hyvään tilanteeseen ja tulipalot on siten saatu sammumaan, on meillä vielä paljon tehtävää. Organisaation kyvykkyys kehittää yhteentoimivuutta ja reagoida muutoksiin pohjautuvat pitkälti ajantasaiseen kokonaisarkkitehtuuriin. Ajantasaisen kokonaisarkkitehtuurin puute on ollut yksi keskeinen syy, miksi reformi on mielletty organisaatioissa suomalaiseksi voimasanaksi tai kaaokseksi, jossa kukaan ei tunnu tietävän mistään mitään, kun yhteinen ymmärrys toimintatavoista puuttuu. Tiedonliikkuvuus ja digitaalisuus on kuitenkin tullut jäädäkseen, joten vanhaan ei ole paluuta. Tiedon ja tietojärjestelmien yhteentoimivuuden osalta on erityisen tärkeää, että tiedämme jatkossa ketkä kaikki tietoa tarvitsevat, missä tieto sijaitsee, mihin tieto siirtyy ja kuka tiedon tuottaa. Tällä hetkellä joudumme liian usein tilanteeseen, jossa uuden järjestelmän tai järjestelmän uuden ominaisuuden käyttöönotossa ihmetellään edellä kuvattuja asioita ja lähdetään piirtämään prosessia puhtaalta pöydältä. Tällöin organisaation toimintaa muokataan järjestelmä edellä, mikä ei palvele tarkoitusta. Ei myöskään riitä, että saamme kokonaisarkkitehtuurin ajan tasalle, vaan kokonaisarkkitehtuuria on ylläpidettävä ja se on saatava osaksi organisaation toimintakulttuuria. Tekemistä siis riittää jatkossakin.

Kuva: Tekijä Tuntematon, CC-BY

Kirjoittaja: Mikko Pöllönen, järjestelmäkehittäjä, Saimaan ammattiopisto Sampo

Keskustelutilaisuus asiakkuudenhallinnasta

Ekamin toimesta järjestimme Skypen kautta keskustelutilaisuuden teemasta asiakkuudenhallinta ja asiakkuudenhallintajärjestelmät. Aurinkoinen syyskuu ehti alkuunsa yllättävän nopeasti kesän jälkeen, jolloin ohjelmavalmistelut olivat käyneet kiivaimmillaan. Halusimme kertoa verkostolle ja muille sidosryhmille meidän M-Files järjestelmän käyttöönottoprosessista ja siitä, kuinka me Ekamissa asiakkuudenhallinnan näemme.

Jottei keskustelutilaisuuden näkökulma olisi vain etelä-kymenlaaksolainen, kutsuttiin esiintyjiksi asiakasvastaava Olavi Piispanen Pokesta (Pohjoisen Keski-Suomen ammattiopisto) ja Vesa Keränen ohjelmistotalo Kosilasta. Piispanen kertoi heidän Hakosalo-asiakkuudenhallintajärjestelmän käyttöönottoprosessista. Keränen puolestaan toi aiheeseen järjestelmätoimijanäkökulmaa.

Kirjoittaja: Joonas Penttinen, Ekami

eHOKSin käyttöönoton esittelyt

Parasta DigiTukea -työssä olemme tunnistaneet työpaikalla järjestettävän koulutuksen prosesseissa liikkuvia tietoja, joita mallinnamme Tietomallit.suomi.fi-työkaluun. Tiedoissa on paljon yhtäläisyyksiä henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelman (HOKS) ja henkilökohtaistamisen toteuttamisen tueksi kehitetyn eHOKS-palvelun tietosisältöjen kanssa. Yhteentoimivuuden kannalta on merkittävää, että huomioimme työssämme HOKSin ja eHOKSin kehitystyön.

OPH:n eHOKS-palvelun kehittämistyön seuraamisen lisäksi olemme käyneet vuoropuhelua eHOKS-projektiryhmän kanssa muun muassa sanastotyön osalta. Muutamat osatoimijamme ovat olleet mukana eHOKSin toteutuksessa, josta konkreettisena toimenpiteenä on ollut Keski-Uudenmaan koulutuskuntayhtymän (Keuda) ja Koulutuskeskus Salpauksen eHOKS-pilotoinnit.

Parasta DigiTukea -osatoteuttaja Keuda järjesti 14.8.2019 avoimen keskustelutilaisuuden eHOKSista. Tilaisuudessa Keuda ja Salpaus esittelivät eHOKSin testausta ja käyttöönottoa sekä siinä havaittuja haasteita koulutuksen järjestäjien näkökulmasta. Tilaisuudessa jaettiin kokemuksia ja ajatuksia vertaistukityyppisesti.

Tilaisuuden tallenne:

Esittelydiat:

eHOKS esittely ja käyttöönoton toimenpiteet koulutuksenjärjestäjän näkökulmasta, Rita Simola ja Marjaana Suo, Keuda

eHOKS käyttöönotto koulutuskeskus Salpauksessa, Mikko Jänis

Vastauksen esitettyihin kysymyksiin:

Tilaisuuden kysymykset ja vastaukset

Yhteentoimivuus opiskelijan ja opettajan arjessa

Olli Opiskelija haluaa aloittaa ammatilliset opinnot, jotta hän pärjäisi tulevaisuudessa työelämässä paremmin. Hän hakeutuu opiskelemaan tutkintoa, josta hän on jo hankkinut aiempaa osaamista. Hakeutuminen opintoihin tapahtuu koulutuksen järjestäjän nettisivuilla olevalla hakulomakkeella. Hakulomakkeen täytön aikana Ollin keskittyminen herpaantuu ja lomakkeelle tulee sukunimen kohdalle kirjoitusvirhe. Tästä eteenpäin Olli Opiskelija on koulutuksen järjestäjän tiedoissa Olli Opikselija.

Opintojen alkaessa tietojen oikeellisuutta ei varmisteta ja käyttäjätunnukset muodostuvat väärällä nimellä. Ollin epäonneksi myös koulutuksella, johon hänet on siirretty, on väärää tietoa. Uusien tutkinnon perusteiden sijaan Olli Opikselija opiskelee vanhan lainsäädännön mukaista tutkintoa. Henkilökohtaisen osaamisen kehittämisen suunnitelma jää hyväksymättä, joten amiskysely ei lähde ajoissa, eikä Ollin tietoja siirretä eHOKS-palveluun. 

Ollin opinnot oppilaitoksessa etenevät ja Olli siirtyy hankkimaan osaamista koulutussopimuksella. Työpaikalla järjestettävän koulutuksen jaksolla sopimusta kirjatessa työpaikkaohjaajalla on vanha sähköpostisoite ja myös Yritys Oy:n y-tunnus on kirjattu väärin järjestelmään. Sopimuksen alku- ja loppupäivämäärä on kirjattu epähuomiossa väärin. Työpaikkaohjaaja ei pääse antamaan Ollille palautetta työelämässä oppimisen jaksosta, sillä linkki ja käyttäjätunnus työpaikkaohjaajan liittymään ohjautuu väärään postilaatikkoon. 

Olli on hakenut opintososiaalisia etuja opintojensa tueksi, mutta saa kielteisen päätöksen, sillä hänestä ei ole tietoja kansallisessa palvelussa, jonka kautta Ollin opintojen päätoimisuutta ja etenemistä seurataan. Tiedonsiirtoja Olli Opikselijan tiedoilla on tehty useasti, mutta tarkastus tietojen siirtymisestä oli jäänyt epähuomiossa tekemättä. 

Ollin opiskelun aikaiset tiedot siirtyvät lopulta kansalliseen palveluun ja Olli valmistuu. Tutkinnon suorituksen jälkeen Olli katsoo palvelusta omat tietonsa, jotta saa ajantasaiset tiedot työhakemukseensa. Tutkinto, tutkintonimike, opiskeluaika ja työelämässä oppimisen jakson yritystiedot ovat väärin. Työpaikalla oppimisen jakso on kirjattu väärälle vuodelle. Tämän lisäksi Olli ei näytä valmistuneen lainkaan, vaikka opiskeluaika on päättynyt. Olli etsii saamansa tutkintotodistuksen, josta valmistumispäivämäärä löytyy. Tutkintotodistuksessa on nimi; Olli Opikselija.

Tämä kauhukuva kertoo siitä, kuinka yksikin väärä tieto voi kumuloitua suureksi määräksi ongelmia, mikäli tieto on väärää, väärässä muodossa tai se puuttuu kokonaan. Kaiken tiedon kirjaa ihminen, joten virhemahdollisuudet ovat moninaiset.

Nyky-yhteiskuntaa ohjaa vahvasti digilisaatio. Arjessa tämä tarkoittaa sitä, että tietojen, joita tuotamme ja siirrämme, tulee olla oikein reaaliajassa. Ammatillisen koulutuksen vanhat laskentapäivät ovat historiaa ja tiedon tulee olla joka päivä ajan tasalla, sillä sitä siirretään jatkuvasti kansallisiin palveluihin. Tiedot siirtyvät vain, jos järjestelmien ja palveluiden välinen yhteentoimivuus on kunnossa. Yhteentoimivuudella on näin ollen suuri merkitys niin koulutuksenjärjestäjien, opettajien kuin opiskelijoiden arjessa.

Kun tietoa siirretään ajantasaisesti ja varmistetaan sen oikeellisuus, se ei näy toimijoille erikseen missään. Kaikki vain toimii sujuvasti. Jos taas tiedot ovat vääriä, väärässä muodossa tai puuttuvat kokonaan, ovat seuraukset ja ongelmat moninaiset ja niistä aina viime kädessä kärsii asiakas.

Teksti: Tiina Halmevuo ja Marjaana Suo, Keski-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä (Keuda)