Työmme tulokset löytyvät tämän blogin Materiaalit-sivulta.
Toiminta-aikamme päättyy, mutta yhteentoimivuuden kehittäminen jatkuu.
Näytetään tekstit, joissa on tunniste yhteentoimivuus. Näytä kaikki tekstit
Näytetään tekstit, joissa on tunniste yhteentoimivuus. Näytä kaikki tekstit
torstai 19. joulukuuta 2019
Parasta DigiTukea päättyy - yhteentoimivuuden kehittäminen jatkuu
On tullut aika kiittää Parasta DigiTukea -kehittämishankkeen työssä mukana olleita ja työtä eri tavoin tukeneita. Saavutimme tavoitteemme.
Työmme tulokset löytyvät tämän blogin Materiaalit-sivulta.
Toiminta-aikamme päättyy, mutta yhteentoimivuuden kehittäminen jatkuu.
Työmme tulokset löytyvät tämän blogin Materiaalit-sivulta.
Toiminta-aikamme päättyy, mutta yhteentoimivuuden kehittäminen jatkuu.
keskiviikko 18. joulukuuta 2019
Yhteentoimivuuden kypsyystasomallin ammatillisen koulutuksen järjestäjille
Parasta DigiTukea -kehittämishankkeessa luodun kypsyystasomallin tavoitteena on toimia koulutuksen järjestäjien välineenä, jonka avulla he voivat itsearvioida ja mitata yhteentoimivuuden kehittämiseen tarvittavia kyvykkyyksiään sekä käynnistää siihen liittyvää kehitystyötä.
Malli kostuu neljästä ulottuvuudesta: johtaminen ja ihmiset, toiminta ja laatu, hallinta sekä tekniikka. Jokainen ulottuvuus sisältää väittämiä ja arviointikohteita, joiden sisältöjä on avattu sanallisessa kriteeristössä. Ulottuvuuksien kautta yhteentoimivuutta tarkastellaan eri näkökulmista.
Usein on ajateltu, että yhteentoimivuus on it-palveluiden teknistä toimintaa. Todellisuudessa yhteentoimivuus ulottuu koko organisaatioon johtamisesta kulttuuriin, prosesseihin, arkkitehtuuriin ja tekniikkaan unohtamatta toimijoiden osaamista ja asenteita. Koulutuksen järjestäjä voi olla erinomaisella tasolla yhden ulottuvuuden osalta, mutta jos muissa on vielä paljon kehitettävää, niin kokonaisuutena yhteentoimivuus ei toteudu.
Malli johdattaa koulutuksen järjestäjät kartoittamaan kehittämiskohteensa yhteentoimivuuden kypsyystason nostamiseksi. Se antaa pohjaa suunnitelmalliselle toiminnalle, jolla koulutuksen järjestäjät voivat varmistaa tuottamiensa ja käyttämiensä tietojen yhteentoimivuuden sekä kehittää asiakaslähtöisempiä palveluita.
Mallin hyödyntämiseksi on laadittu dokumentti, joka sisältää tarkemman kuvauksen mallista ja ohjeistaa sen käyttöön. Perusperiaatteena on koota organisaatiossa tiimi eri tehtävissä toimivista henkilöistä, jotka yhdessä tekevät itsearvioinnin keskustellen ja kehittämiskohteita kirjaten. Toistamalla itsearvioinnin määräajan kuluttua voidaan seurata kehittämistyön etenemistä.
Tutustu lisää:
Kypsyystasomalli (lataa)
Kypsyystasomallin kuvaus ja ohjeistus
Kirjoittaja: Riikka Lahtela, OSAO
Malli kostuu neljästä ulottuvuudesta: johtaminen ja ihmiset, toiminta ja laatu, hallinta sekä tekniikka. Jokainen ulottuvuus sisältää väittämiä ja arviointikohteita, joiden sisältöjä on avattu sanallisessa kriteeristössä. Ulottuvuuksien kautta yhteentoimivuutta tarkastellaan eri näkökulmista.
Usein on ajateltu, että yhteentoimivuus on it-palveluiden teknistä toimintaa. Todellisuudessa yhteentoimivuus ulottuu koko organisaatioon johtamisesta kulttuuriin, prosesseihin, arkkitehtuuriin ja tekniikkaan unohtamatta toimijoiden osaamista ja asenteita. Koulutuksen järjestäjä voi olla erinomaisella tasolla yhden ulottuvuuden osalta, mutta jos muissa on vielä paljon kehitettävää, niin kokonaisuutena yhteentoimivuus ei toteudu.
Malli johdattaa koulutuksen järjestäjät kartoittamaan kehittämiskohteensa yhteentoimivuuden kypsyystason nostamiseksi. Se antaa pohjaa suunnitelmalliselle toiminnalle, jolla koulutuksen järjestäjät voivat varmistaa tuottamiensa ja käyttämiensä tietojen yhteentoimivuuden sekä kehittää asiakaslähtöisempiä palveluita.
Mallin hyödyntämiseksi on laadittu dokumentti, joka sisältää tarkemman kuvauksen mallista ja ohjeistaa sen käyttöön. Perusperiaatteena on koota organisaatiossa tiimi eri tehtävissä toimivista henkilöistä, jotka yhdessä tekevät itsearvioinnin keskustellen ja kehittämiskohteita kirjaten. Toistamalla itsearvioinnin määräajan kuluttua voidaan seurata kehittämistyön etenemistä.
Tutustu lisää:
Kypsyystasomalli (lataa)
Kypsyystasomallin kuvaus ja ohjeistus
Kirjoittaja: Riikka Lahtela, OSAO
torstai 5. joulukuuta 2019
Työpaikalla järjestettävän koulutuksen sanasto
Parasta DigiTukea -sanastotyö on saatu päätökseen. Sanastomme nimeksi annettiin Työpaikalla järjestettävän koulutuksen sanasto − Oppisopimus- ja koulutussopimuskoulutuksen käsitteitä. Sanasto on julkaistu kahdessa muodossa: se on saatavilla pdf-muotoisena blogimme Materiaalit-osiosta, ja sen lisäksi sanasto on käytettävissä Yhteentoimivuusalustalla osoitteessa sanastot.suomi.fi --> Työpaikalla järjestettävän koulutuksen sanasto.
Sanastomme tavoitteena oli olla laadultaan riittävän tasokas, jotta se voitaisiin liittää opetus- ja kulttuuriministeriön OKSA-sanastoon. Iloksemme OKSA-jaos on ilmoittanut, että sanastomme käsitteet liitetään osaksi OKSAn 2. laitosta, joka julkaistaan vuoden 2020 puolella.
Lausuntokierros
Järjestimme lausuntokierroksen, jolla pyysimme sanastoon kommentteja kahdella tavalla: käytimme perinteistä taulukkomuotoista lausuntopohjaa (rtf) sekä Väestörekisterikeskuksen Yhteentoimivuusalustan uutta Kommentit-työkalua. Kommentit-työkalu on tehty tukemaan yhteentoimivuustyökalujen käyttöä ja sen avulla voidaan pyytää kommentteja sanastoihin, tietomalleihin ja koodistoihin.
Saimme kommentteja perinteisellä tavalla, mutta Yhteentoimivuusalustan kautta ne jäivät saamatta. Arvelemme syyksi sitä, että alustan käyttö olisi edellyttänyt kommentoijalta tunnuksia. Väestörekisterikeskus on tämän jälkeen kehittänyt Kommentit-työkalua meidän ja muiden käyttäjien palautteen pohjalta. Joulukuun aikana työkaluun tulee uusi toiminto, joka mahdollistaa osallistumisen kommentointikierrokselle henkilökohtaisen sähköpostikutsun sisältämän personoidun linkin kautta ilman tunnusta ja salasanaa.
Sanastotyöryhmän työskentelystä
Sanastotyöryhmäämme kuului jäseniä yhdeltätoista koulutuksen järjestäjältä. Kokoonnuimme 18 kertaa syyskuun 2018 ja marraskuun 2019 välillä. Työryhmään kuului eri alojen edustajia: oppisopimusten ja koulutussopimusten laatijoita, hallinnon, laatutyön ja johtamisen asiantuntijoita, opetuksen ja ohjauksen parissa toimivia sekä it-asiantuntijoita. Oli tärkeää, että työryhmässä oli laaja kirjo eri taustan omaavia ihmisiä. Keskusteluista muodostui mielenkiintoisia ja ennen kaikkea hauskoja. Oli riemastuttavaa päästä kurkistamaan eri alojen edustajien ajatusmaailmaan ja yrittää harmonisoida niitä kaikkia yhteen.
Kokouksista vain kaksi oli lähitapaamisia, koska maantieteellisesti olemme eri puolilta Suomea. Skype-kokoukset toimivat työskentelyssä erinomaisesti. Terminologi toimitti hieman ennen kokousta ennakkomateriaalin ja omat kysymyksensä käsiteltäväksemme. Kaikki kokousten materiaalit oli sijoitettu SharePoint-alustallemme, jossa pystyimme ennakkoon tarkastelemaan niitä, kommentoimaan Wordin kommentointitoiminnolla ja näin keskustelemaan asialistan mukaisista kohdista. Tämä sujuvoitti ja nopeutti kokouksia sekä mahdollisti myös kokouksista poissaolleiden ajatuksien huomioimisen.
Parasta DigiTukea -sanastotyö on herättänyt ammatillisen koulutuksen järjestäjien keskuudessa huomiota ja keskustelua. Terminologinen sanastotyö on ollut ennestään vain vähän tunnettua eivätkä monet olleet kuulleet Opetus- ja koulutussanasto OKSAstakaan, vaikka OKSA-työ on ollut käynnissä jo lähes 10 vuotta. Meillä on vaikutelma, että sanastotyöstä ollaan nyt paremmin tietoisia, mikä toivottavasti tulee osaltaan edesauttamaan ammatillisen koulutuksen yhteentoimivuuden kehittämistä. Laatimamme sanasto toimii myös pohjana työpaikalla järjestettävän koulutuksen asiakaslähtöisten ratkaisujen kehittämisessä.
Katso hankkeemme video, jossa kerrotaan sanastotyöstä ja yhteentoimivuustyökaluista:
Kirjoittajat: Riikka Lahtela, projektikoordinaattori, OSAO ja Katriina Karkimo, projektikoordinaattori, Stadin ammatti- ja aikuisopisto
maanantai 2. joulukuuta 2019
Tietoarkkitehti käärii hihansa
Vuoden alussa perustettuun Careeriaan nimitettiin todennäköisesti ensimmäinen ammatillisen koulutuksen tietoarkkitehti, jota nimikettä ylpeänä kannan. Jo tämä itsessään kertoo siitä, että me Careeriassa näemme tiedon ja sen merkityksen äärimmäisen tärkeänä. Itse olenkin lainannut Aalto yliopiston Research Fellow Kari Hiekkasen sanontaa ”data on uusi öljy” useamman kerran. Ja tästä näkökulmasta olenkin lähtenyt suunnittelemaan ja kehittämään ympäristöämme. Tämä työ ei missään nimessä tapahdu yksin, vaan siihen tarvitaan ihan koko organisaatiota. Suunnittelu ja mallintaminen on aloitettu liiketoiminnan näkökulmasta ja toiminta-arkkitehtuurista. Toki samalla työstämme järjestelmä- sekä tietoarkkitehtuuria eteenpäin. Parasta DigiTukea -hankkeessa olemme työstäneet ja kehittäneet näitä asioita eteenpäin ja hankkeen avulla olen saanut nostettua omaa henkilökohtaista osaamista ja sen myötä pystynyt nostamaan organisaatiomme kyvykkyyttä yhteentoimivuuden ja kokonaisarkkitehtuurin näkökulmasta.
Parasta DigiTukea -hankkeessa olemme tehneet erittäin hyvällä ja heterogeenisellä porukalla hommia, jonka johdosta olemme päässeet erinomaisiin tuloksiin. Itselle olikin ensisijaisen tärkeää, että sain Careeriassa arkkitehtuurityöhömme haalittua kasaan erittäin hyvän porukan. Työryhmässämme on mukana itseni lisäksi laatupäällikkö, turvallisuuspäällikkö, ict-palvelupäällikkö, järjestelmäasiantuntija sekä opettaja. Kokonaisuuden hallintaan olemme valjastaneet Arterin Arc-järjestelmän, jonne olemme mallintaneet mm. strategian, prosesseja, tietojärjestelmät sekä tiedon. Kyseisestä työkalusta saamme myös helposti muodostettua GDPR:n ja tiedonhallintalain edellyttämät kuvaukset.
Arkkitehtuurityön lomassa olemme Careeriassa edistäneet digitalisaatiota yhteentoimivuus näkökulma edellä. Viimeisimpänä olemme ottaneet käyttöön sähköisen allekirjoituksen ja voimme unohtaa tulostamisen oppilashallinnon asiakirjojen osalta. Erilaisia automatisointeja on tehty ja tekeillä on oppilashallintojärjestelmän sekä muiden järjestelmien välille esim. käyttäjätunnusten luonnin automatisointia. Kehittämishankkeissa on hyödynnetty/hyödynnetään ketteriä menetelmiä, jotka ovat osoittautuneet loistaviksi työkaluiksi. Kaikki ei ole hankkeissa mennyt niin sanotusti putkeen, mutta niistäkin tapauksista olen oppinut. Keskeisimpänä asiana on kuitenkin ymmärtää, että järjestelmät eivät ole vielä ratkaisseet yhtään ongelmaamme, vaan se, miten me niitä yhdessä käytämme. Yhteentoimivuuden edistämisessä olemme hyödyntäneet Parasta DigiTukea -hankkeen tuottamaa sanastoa sekä tietomallia. Näiden käyttö mahdollistaa meille pitkäjänteisen kehittämisen ja mahdollisuuden saavuttaa semanttinen yhteentoimivuus jonain kauniina päivänä.
Seuraavana isona teemana onkin itselläni tieto. Pohjatyötä on jo tehty, mutta ennen kuin voimme ihan käytännön tasolla puhua tiedonhallinnasta, tiedon laadunhallinnasta, tieto päätöksen teon tukena, oppimisanalytiikasta jne., tarvitaan vielä kovasti istumalihaksia. Yhtenä isona teemana on myös muodostaa arkkitehtuurityöhön hallintamalli ja tulen varmasti sisällyttämään siihen mukaan yhteentoimivuuden kyspsyystasomallin.
Parasta DigiTukea -hankkeessa olemme tehneet erittäin hyvällä ja heterogeenisellä porukalla hommia, jonka johdosta olemme päässeet erinomaisiin tuloksiin. Itselle olikin ensisijaisen tärkeää, että sain Careeriassa arkkitehtuurityöhömme haalittua kasaan erittäin hyvän porukan. Työryhmässämme on mukana itseni lisäksi laatupäällikkö, turvallisuuspäällikkö, ict-palvelupäällikkö, järjestelmäasiantuntija sekä opettaja. Kokonaisuuden hallintaan olemme valjastaneet Arterin Arc-järjestelmän, jonne olemme mallintaneet mm. strategian, prosesseja, tietojärjestelmät sekä tiedon. Kyseisestä työkalusta saamme myös helposti muodostettua GDPR:n ja tiedonhallintalain edellyttämät kuvaukset.
Seuraavana isona teemana onkin itselläni tieto. Pohjatyötä on jo tehty, mutta ennen kuin voimme ihan käytännön tasolla puhua tiedonhallinnasta, tiedon laadunhallinnasta, tieto päätöksen teon tukena, oppimisanalytiikasta jne., tarvitaan vielä kovasti istumalihaksia. Yhtenä isona teemana on myös muodostaa arkkitehtuurityöhön hallintamalli ja tulen varmasti sisällyttämään siihen mukaan yhteentoimivuuden kyspsyystasomallin.
Kirjoittaja: tietoarkkitehti Tomi Valanne, Careeria
keskiviikko 27. marraskuuta 2019
Koski-kävely
Parasta DigiTukea palvelumuotoilusprinteissä ideoiduista kahdesta ratkaisuista toinen on Koski-kävely. Ratkaisu vastaa siihen haasteeseen, miten voimme lisätä koulutuksen järjestäjien toimijoiden, esimerkiksi opettajien, ymmärrystä tiedon laadun ja yhteentoimivuuden merkityksestä.
Koski-kävely kehitettiin Oulussa kolmen päivän palvelumuotoilusprintissä 15.-17.10.2019. Mukana oli osallistujia OSAOlta, JEDUlta, Luovilta ja Haapaveden opistolta. Ratkaisua validoitiin yhden päivän työpajoissa Seinäjoella ja Kuopiossa.
Koski-kävely antaa osallistujien työhön uutta näkemystä, koska monessa tapauksessa perustehtävän haltuunotto on päällimmäinen asia ja perustehtävän taustalla olevien toimintojen ja tekijöiden pohtiminen jää marginaaliin. Koski-kävelyn myötä oman työn merkitys kasvaa ja ymmärrys tiedon oikeellisuuden ja ajantasaisuuden merkityksestä opiskelijan, opettajan ja koulutuksen järjestäjän näkökulmista tulevat näkyviksi.
SASKY Koulutuskuntayhtymä ja Gradia ovat jo ilmoittaneet kokeilevansa soveltuvilta osin Koski-kävelyä.
Tutustu Koski-kävelyyn.
Koski-kävelyn tarvetta kuvaa myös Keudassa ideoitu Parasta DigiTukea -video Kauhuskenaario tietojen kirjaamisen ja yhteentoimivuuden merkityksestä:
Kirjoittajat: Riitta Ranta (JEDU) ja Riikka Lahtela (OSAO)
Koski-kävely kehitettiin Oulussa kolmen päivän palvelumuotoilusprintissä 15.-17.10.2019. Mukana oli osallistujia OSAOlta, JEDUlta, Luovilta ja Haapaveden opistolta. Ratkaisua validoitiin yhden päivän työpajoissa Seinäjoella ja Kuopiossa.
Koski-kävely antaa osallistujien työhön uutta näkemystä, koska monessa tapauksessa perustehtävän haltuunotto on päällimmäinen asia ja perustehtävän taustalla olevien toimintojen ja tekijöiden pohtiminen jää marginaaliin. Koski-kävelyn myötä oman työn merkitys kasvaa ja ymmärrys tiedon oikeellisuuden ja ajantasaisuuden merkityksestä opiskelijan, opettajan ja koulutuksen järjestäjän näkökulmista tulevat näkyviksi.
SASKY Koulutuskuntayhtymä ja Gradia ovat jo ilmoittaneet kokeilevansa soveltuvilta osin Koski-kävelyä.
Tutustu Koski-kävelyyn.
Koski-kävelyn tarvetta kuvaa myös Keudassa ideoitu Parasta DigiTukea -video Kauhuskenaario tietojen kirjaamisen ja yhteentoimivuuden merkityksestä:
Kirjoittajat: Riitta Ranta (JEDU) ja Riikka Lahtela (OSAO)
perjantai 15. marraskuuta 2019
Parasta DigiTukea -paalutuspäivät
Parasta DigiTukea järjesti kolme Paalutuspäivää: Oulussa 7.11., Jyväskylässä 12.11. ja Keravalla 14.11.2019.
Aamupäivien aikana kuulimme rahoittajan edustajan Tomi Kytölän puheenvuoron, tarkastelimme yhteentoimivuutta ja sen merkitystä sekä keskustelimme yhteentoimivuuden tavoitteista ja hyödyistä. Työmme keskeiset tulokset esittelimme pääpiirteissään pohjustuksena iltapäivän työpaja työskentelyyn.
Iltapäivän aikana oli kaksi työpajaa. Yhteentoimivuuden työpajassa Eeva-Leena Ronkaisen ja Riikka Lahtelan johdolla syvennyttiin tarkemmin Parasta DigiTukea -sanastotyöhön ja yhteentoimivuuden kuvauksiin. Kypsyystasomallin työpajassa puolestaan Arter Oy:n konsultin Elina Mäkisen (Oulu ja Jyväskylä) tai Lassi Ropposen (Kerava) johdolla tarkasteltiin kypsyystasomallia ja kerättiin pienen ryhmä- ja keskustelutehtävän avulla osallistujilta kommentteja mallin viimeistelyyn.
Kaikilla kolmella alueella yhteentoimivuus herätti mielenkiintoa ja aihe koettiin sellaiseksi, johon koulutuksen järjestäjien tulee yhteistyössä tarttua. Esiin nousi tarve sille, että yhteentoimivuuden kehittämistä tulee johtaa. Koulutuksen järjestäjien johdon tulee mahdollistaa tämä omissa organisaatioissaan, mutta yhtäläisesti johto esitti opetus- ja kulttuuriministeriölle päin toivetta, että sieltä olisi myös tultava linjausta ja ohjausta asian edistämiseksi.
Paalutuspäivien materiaali: https://drive.google.com/file/d/1x4ZgtZ7ccI8xQKsihGZ5hDL_NvHpdsVp/view?usp=sharing
Aamupäivien aikana kuulimme rahoittajan edustajan Tomi Kytölän puheenvuoron, tarkastelimme yhteentoimivuutta ja sen merkitystä sekä keskustelimme yhteentoimivuuden tavoitteista ja hyödyistä. Työmme keskeiset tulokset esittelimme pääpiirteissään pohjustuksena iltapäivän työpaja työskentelyyn.
Iltapäivän aikana oli kaksi työpajaa. Yhteentoimivuuden työpajassa Eeva-Leena Ronkaisen ja Riikka Lahtelan johdolla syvennyttiin tarkemmin Parasta DigiTukea -sanastotyöhön ja yhteentoimivuuden kuvauksiin. Kypsyystasomallin työpajassa puolestaan Arter Oy:n konsultin Elina Mäkisen (Oulu ja Jyväskylä) tai Lassi Ropposen (Kerava) johdolla tarkasteltiin kypsyystasomallia ja kerättiin pienen ryhmä- ja keskustelutehtävän avulla osallistujilta kommentteja mallin viimeistelyyn.
Kaikilla kolmella alueella yhteentoimivuus herätti mielenkiintoa ja aihe koettiin sellaiseksi, johon koulutuksen järjestäjien tulee yhteistyössä tarttua. Esiin nousi tarve sille, että yhteentoimivuuden kehittämistä tulee johtaa. Koulutuksen järjestäjien johdon tulee mahdollistaa tämä omissa organisaatioissaan, mutta yhtäläisesti johto esitti opetus- ja kulttuuriministeriölle päin toivetta, että sieltä olisi myös tultava linjausta ja ohjausta asian edistämiseksi.
Paalutuspäivien materiaali: https://drive.google.com/file/d/1x4ZgtZ7ccI8xQKsihGZ5hDL_NvHpdsVp/view?usp=sharing
tiistai 5. marraskuuta 2019
Opintopolun virkailijakäyttäjäksi kutsuminen ja käyttöoikeuksien myöntäminen onnistuu nyt myös rajapinnan avulla
Parasta DigiTukea-hankkeessa on toteutettu rajapintaratkaisu Opintopolun virkailijakäyttäjän kutsumiseksi ja käyttöoikeuksien myöntämiseksi. Ratkaisun ovat rakentaneet Koulutuskeskus Salpaus ja Opetushallitus yhteistyössä vuoden 2019 aikana.
Tehty rajapintatoteutus ja kuvausdokumentaatio vastaavat PDT-hankkeen tavoitteita. Ratkaisu sisältää rajapintakuvauksen, määritykset sekä ottaa huomioon kansallisten palvelujen kehitystyön. Siinä on varmistettu yhteentoimivuus koulutuksen järjestäjien paikallisten järjestelmien ja Opintopolun välillä. Ratkaisu tukee työpaikalla järjestettävän koulutuksen prosesseja lisäämällä HOKS-tiedon näkyvyyttä eHOKS-palvelun kautta.
Laaditun kuvauksen ja avoimen lähdekoodin avulla koulutuksen järjestäjät voivat toteuttaa oman ratkaisunsa niin halutessaan. Rajapintaratkaisun toteuttaminen ja käyttöönotto edellyttävät teknistä osaamista. Kyseessä ei ole valmis palvelu, jonka koulutuksen järjestäjä voi ostaa avaimet käteen –periaatteella.
Tarve ratkaisulle lähti liikkeelle eHOKS-käyttöoikeuksista, sillä niiden hallinnointi on työlästä käyttöliittymällä, mikäli kutsuttavia käyttäjiä ja myönnettäviä käyttöoikeuksia on satoja koulutuksen järjestäjä. Rajapinnan avulla kutsuminen on tehokkaampaa, kun lähtöjärjestelmän (opintohallintojärjestelmä tai HR-järjestelmä) tietoja voidaan hyödyntää, eikä jokaista kutsuttavaa tarvitse käsitellä yksitellen Opintopolun käyttöliittymällä. Tehty ratkaisu on käytettävissä myöhemmin myös yleisesti, eikä rajoitu pelkästään eHOKS-käyttäjäryhmiin.
Ratkaisu perustuu Opintopolussa olevaan JSON-rajapintaan, jota myös käyttöliittymällä tapahtuva virkailijakutsun lähettäminen käyttää. Käyttöliittymäkutsusta poiketen rajapintaratkaisussa palveluun tunnistautuminen, JSON-sanoman muodostaminen ja lähetys on toteutettu käyttöliittymästä irrallaan. Nämä vaiheet ovat automatisoitavissa ja ajastettavissa, jolloin käyttöliittymällä tapahtuva yksittäisen kutsun lähetys ei työllistä Opintopolun vastuukäyttäjää.
Tehty rajapintatoteutus ja kuvausdokumentaatio vastaavat PDT-hankkeen tavoitteita. Ratkaisu sisältää rajapintakuvauksen, määritykset sekä ottaa huomioon kansallisten palvelujen kehitystyön. Siinä on varmistettu yhteentoimivuus koulutuksen järjestäjien paikallisten järjestelmien ja Opintopolun välillä. Ratkaisu tukee työpaikalla järjestettävän koulutuksen prosesseja lisäämällä HOKS-tiedon näkyvyyttä eHOKS-palvelun kautta.
Laaditun kuvauksen ja avoimen lähdekoodin avulla koulutuksen järjestäjät voivat toteuttaa oman ratkaisunsa niin halutessaan. Rajapintaratkaisun toteuttaminen ja käyttöönotto edellyttävät teknistä osaamista. Kyseessä ei ole valmis palvelu, jonka koulutuksen järjestäjä voi ostaa avaimet käteen –periaatteella.
Tarve ratkaisulle lähti liikkeelle eHOKS-käyttöoikeuksista, sillä niiden hallinnointi on työlästä käyttöliittymällä, mikäli kutsuttavia käyttäjiä ja myönnettäviä käyttöoikeuksia on satoja koulutuksen järjestäjä. Rajapinnan avulla kutsuminen on tehokkaampaa, kun lähtöjärjestelmän (opintohallintojärjestelmä tai HR-järjestelmä) tietoja voidaan hyödyntää, eikä jokaista kutsuttavaa tarvitse käsitellä yksitellen Opintopolun käyttöliittymällä. Tehty ratkaisu on käytettävissä myöhemmin myös yleisesti, eikä rajoitu pelkästään eHOKS-käyttäjäryhmiin.
Ratkaisu perustuu Opintopolussa olevaan JSON-rajapintaan, jota myös käyttöliittymällä tapahtuva virkailijakutsun lähettäminen käyttää. Käyttöliittymäkutsusta poiketen rajapintaratkaisussa palveluun tunnistautuminen, JSON-sanoman muodostaminen ja lähetys on toteutettu käyttöliittymästä irrallaan. Nämä vaiheet ovat automatisoitavissa ja ajastettavissa, jolloin käyttöliittymällä tapahtuva yksittäisen kutsun lähetys ei työllistä Opintopolun vastuukäyttäjää.
Paikallisessa lähtöjärjestelmässä olevan tiedon perusteella muodostetaan JSON-sanoma kutsun lähettämistä varten. Lähtöjärjestelmänä voi toimia esimerkiksi opintohallintojärjestelmä (OHJ) tai henkilöstöhallinnon järjestelmä (HR). Kutsupalvelu välittää tämän JSON-sanoman ajastetusti/automatisoidusti Opintopolun rajapinnalle. Kutsupalvelun täytyy tunnistautua Opintopolkuun palvelukäyttäjänä. Opintopolku käsittelee JSON-sanoman samalla tavalla kuin se olisi tullut Opintopolun käyttöliittymältä. Kutsuttava saa sähköpostin Opintopolusta, tunnistautuu palveluun ja saa määritellyt käyttöoikeudet.
Ratkaisu esitellään avoimessa webinaarissa 8.11.2019 klo 9-11 (ks. Tapahtumat). Tallenne tulee myöhemmin jakoon Parasta DigiTukea -YouTube-kanavalle.
Kirjoittaja: Mikko Jänis, Salpaus
perjantai 25. lokakuuta 2019
Semanttinen yhteentoimivuus ja tiedon laatu
Tämän aikakauden ammatillista koulutusta käsittelevä blogiteksti kuuluu aloittaa sanoilla Ammatillisen koulutuksen reformi. Tuo puhki kulutettu sanahirviö, joka on merkinnyt jokseenkin ammatillisen koulutuksen uuden ajan alkua, sisältää ensimmäisen tavun osalta kuriositeettina suomalaisesta voimasanasta tuttuja kirjaimia. Parasta DigiTukea -kehittämisohjelmassa reformin mukaista ammatillista koulutusta on käsitelty tietojärjestelmien yhteentoimivuuden ja työpaikalla järjestettävän koulutuksen näkökulmasta, jossa onkin riittänyt tekemistä. Yhteentoimivuuteen sisältyy myös semanttinen yhteentoimivuus, jolloin järjestelmien välisessä tiedon siirrossa tiedon merkitys pitäisi ymmärtää tiedonsiirron osapuolien osalta samalla tavalla. Semanttinen yhteentoimivuus ottaa siis kantaa tiedon sisältöön ja siten myös tiedon laatuun.
Aikana ennen reformia ei käytössä ollut yhtenäisiä tietomäärityksiä, jolloin jokainen koulutuksen järjestäjä keräsi tietoa omista lähtökohdistaan. Toki taustalla ollut silloinen rahoituslaki antoi raamit, mitä tietoja koulutuksen järjestäjien oli syytä omasta datastaan määräajoin kaivaa. Raportointi onkin perinteisesti perustunut erinäisissä rooleissa toimivien ihmisten tekemiin Exceleihin, joihin on voitu kerätä eri järjestelmistä tulevia tietoja ja tarvittaessa tehdä korjauksia muiden tietojen tai pahimmassa tapauksessa vahvaan stetsonin menetelmään pohjautuen. Vasta uuden rahoituslain ja KOSKI-palvelun myötä siirryttiin aikaan, jossa koulutuksen järjestäjä velvoitettiin ylläpitämään dataa ajan tasalla jatkuvasti. Muutos oli huikea ja siirtymässä on ollut haasteita.
Oma kosketuspintani opintohallintoon rajoittuu aikaan reformin jälkeen. Olen ollut mukana Saimaan ammattiopisto Sampon opintohallinnon tiimissä syksystä 2018, jolloin suuri osa opintohallinnon henkilöistä vaihtui. En siis ole päässyt kokemaan tältä puolelta aitaa, miten asioita tehtiin ennen reformia, mutta vuodesta 2011 ammatillisena opettajana toimiessani toki reformia edeltävästä ajasta on jäänyt jonkinlainen käsitys. Tietotekniikanalan ihmisenä myös ymmärrys tietojärjestelmistä antaa eväitä nykyisessä työssäni.
Tiedon laatua voidaan mitata eri tavoin. Laadukas tieto on kattavaa, ajantasaista, oikea-aikaista, yhtenäistä ja vertailukelpoista. Laadukkaan tiedon varmistaminen edellyttää, että vastuut tiedon keräämisestä, ylläpidosta ja siirrosta on määritelty jokaisessa tiedon käsittelyn vaiheessa ja henkilöt, ketkä tiedon keruussa ovat osallisena, ymmärtävät tiedon merkityksen yhteentoimivuuden kannalta. Tiedon laatua voidaan myös mitata KOSKI-virheiden avulla tai vertaamalla olemassa olevaa tietoa säännöllisin väliajoin eri tietolähteiden osalta. Esimerkiksi KOSKI-tietoa voidaan verrata opintohallintojärjestelmistä saatavaan tietoon, mikäli osaamme kaivaa järjestelmästä vertailukelpoisen datan. Rahoitustietojen seuraamiseksi koulutuksen järjestäjät ovatkin ottaneet käyttöön erilaisia tietovarastoihin tai puhtaaseen järjestelmän dataan pohjautuvia mittaristoja, joita on toteutettu mm. PowerBI -logiikan avulla. Meillä Sampossa on tästä esimerkkinä otettu käyttöön Schoold Dayn Dashboard mittaristo, joka on tiedon laadun parantamisessa ollut suuri apu nimenomaan vertailtaessa KOSKI-dataa opintohallintojärjestelmän dataan. Mikään mittari ei silti poista sitä tosiasiaa, että mittarin tai eri raporttien laskentaperusteet on ymmärrettävä, mikäli tietoja vertaillaan, jolloin mahdollisten poikkeamien syyt on mahdollista selvittää.
Ammatillisen koulutuksen näkökulmasta tietomäärityksiin ja tiedon hallintaan liittyvät asiat olivat 2018 alussa uusia etenkin tietoja tuottaville osapuolille. Opettajat, ohjaus- ja opiskelijahallinnonhenkilöstö eivät olleet tottuneet määrämuotoisuuteen ja siihen, että tiedot siirtyvät ajantasaisesti rahoittajan tietojärjestelmään. Uudenlainen tietojen kirjaaminen nähtiin helposti enemmänkin rasitteena ja rahoittajan vaatimana pakollisena pahana, kuin yhtenä työhön kuuluvana tehtävänä ja yhteentoimivuuden edistämisenä. Määrämuotoisuuteen pakottaminen muutti lisäksi tietojen kirjauskäytänteitä niin, että tietoa tuottavien osapuolien oli opittava pois vanhasta. Epäselvyydet ja muutokset tiedon siirron osalta ovat johtaneet siihen, että tiedon kirjaamisen käytänteitä haetaan edelleen ja opintohallintojärjestelmiä joudutaan muokkaamaan jatkuvasti. Lopputuloksena olemme saaneet tuotettua hirvittävän määrän huonoa dataa, jota on pakotettu KOSKI-järjestelmään. Osa epäkelvosta datasta tuotti KOSKI-virheitä, jotka oli tietysti ratkaistava. Samalla kuitenkin rajapintojen läpi KOSKI-palveluun valui paljon tietoa, joka syntaksin puolesta kelpasi, mutta oli semanttisessa mielessä kyseenalaista. Joissakin tapauksissa tieto siirtyi, vaikka olisi saanut jäädä siirtymättä. Tämän voi todeta helposti vaikkapa seuraamalla Vipusen -tilastopalvelusta aika ajoin 2018 valtakunnallisesti kirjattuja opiskelijatyövuosia, joiden määrä on pudonnut tuhansilla opiskelijatyövuosilla vuoden 2019 aikana. 2018 tiedot jäädytetään lokakuun 2019 lopussa, joten koulutuksen järjestäjien datan eheytystalkoita on tehty 2018 vuoden osalta vielä tänä syksynä ahkerasti.
KOSKI-palveluun siirtyvistä tiedoista voidaan johtaa tiettyjä tunnuslukuja, joita koulutuksen järjestäjän on syytä seurata tulevaisuuden rahoituksen takia. Mm. opiskelijatyövuosien seuranta on yksi keskeinen mittari, joka vaikuttaa saatavaan perusrahoitukseen. Opiskelijatyöpäivät kertyvät jaksoina, joissa uusi jakso lopettaa vanhan. KOSKI ei siis ota huomioon jaksojen päättymispäiviä, jolloin kaikki KOSKI-palveluun kirjatut opinto-oikeudet päättyvät lopulta joko valmistumiseen tai eroamiseen, tai näin siis pitäisi tapahtua. Opintohallinnossa on perinteitä, joista yksi vuoden aikana oppimani on, että opiskelijoita on jätetty helposti ”pöytälaatikkoon”, jos ei ole ollut varmuutta, miten opinnot jatkuvat. Tällöin opiskelijan opinto-oikeus saattaa unohtua kerryttämään opiskelijatyövuosia valmistumisen tai eroamisen puuttuessa. Kun opintohallintojärjestelmä kytkettiin 2018 alussa KOSKI-palveluun, ei ollut täysin tiedossa, millä perusteilla automaattinen tiedonsiirto toimi, jolloin paljon vanhaa Koskeen kuulumatonta dataa valui KOSKI-palveluun. Mukana oli myös opinto-oikeuksia, jotka olivat koulutuksen järjestäjän näkökulmasta päättyneet, mutta jotka KOSKI-palvelussa jatkoivat elämäänsä. Virhe oli inhimillinen, mutta prosessien terävöittämisellä ja erilaisten muistutuksien rakentamisella ratkaistavissa. Toinen vastaava tilanne saattaa syntyä, kun keskeytyksen takia opintohallintajärjestelmässä arkistoitu opiskelija jättää palaamatta opintoihin, mutta alkaa kerryttää opiskelijatyövuosia, eikä kukaan muista kysyä opiskelijan perään. Näitä edellä mainittuja tapauksia on ollut lukuisia. Onpa tullut nähty tapaus, jossa yksi opiskelija olisi KOSKI-palvelun mielestä kerryttänyt vuodessa yli 800 opiskelijatyöpäivää päällekkäisten opinto-oikeuksien kautta. Perusteellista opiskelua, ainakin opintohallinnon vinkkelistä katsottuna, mutta rahoittajan puolelta asia saattaa herättää epämieluisia kysymyksiä.
Edellä mainitut esimerkit ovat pieni otos havainnoista, joita on viimeisen vuoden aikana siivottu ja korjattu oppilaitoksen datasta. Nykytilanne datan suhteen on omassa organisaatiossani hyvä: Datan laatua ylläpidetään, seurataan ja vertaillaan säännöllisesti. Lisäksi tiedon kirjaamiseen on panostettu suoraviivaistamalla ja ohjeistamalla prosesseja. Työmäärä tähän tilanteeseen päästäksemme on ollut hirmuinen. Työ on myös siinä mielessä ollut epäkiitollista, että se on pienentänyt rahoitusosuuttamme, kun rahoituksen perusteena olevaa tietoa on korjattu. Onneksi johto ja oma esimies ovat tukeneet työtämme.
Vaikka olemme organisaationa päässeet tiedon laadussa hyvään tilanteeseen ja tulipalot on siten saatu sammumaan, on meillä vielä paljon tehtävää. Organisaation kyvykkyys kehittää yhteentoimivuutta ja reagoida muutoksiin pohjautuvat pitkälti ajantasaiseen kokonaisarkkitehtuuriin. Ajantasaisen kokonaisarkkitehtuurin puute on ollut yksi keskeinen syy, miksi reformi on mielletty organisaatioissa suomalaiseksi voimasanaksi tai kaaokseksi, jossa kukaan ei tunnu tietävän mistään mitään, kun yhteinen ymmärrys toimintatavoista puuttuu. Tiedonliikkuvuus ja digitaalisuus on kuitenkin tullut jäädäkseen, joten vanhaan ei ole paluuta. Tiedon ja tietojärjestelmien yhteentoimivuuden osalta on erityisen tärkeää, että tiedämme jatkossa ketkä kaikki tietoa tarvitsevat, missä tieto sijaitsee, mihin tieto siirtyy ja kuka tiedon tuottaa. Tällä hetkellä joudumme liian usein tilanteeseen, jossa uuden järjestelmän tai järjestelmän uuden ominaisuuden käyttöönotossa ihmetellään edellä kuvattuja asioita ja lähdetään piirtämään prosessia puhtaalta pöydältä. Tällöin organisaation toimintaa muokataan järjestelmä edellä, mikä ei palvele tarkoitusta. Ei myöskään riitä, että saamme kokonaisarkkitehtuurin ajan tasalle, vaan kokonaisarkkitehtuuria on ylläpidettävä ja se on saatava osaksi organisaation toimintakulttuuria. Tekemistä siis riittää jatkossakin.
Kirjoittaja: Mikko Pöllönen, järjestelmäkehittäjä, Saimaan ammattiopisto Sampo
Aikana ennen reformia ei käytössä ollut yhtenäisiä tietomäärityksiä, jolloin jokainen koulutuksen järjestäjä keräsi tietoa omista lähtökohdistaan. Toki taustalla ollut silloinen rahoituslaki antoi raamit, mitä tietoja koulutuksen järjestäjien oli syytä omasta datastaan määräajoin kaivaa. Raportointi onkin perinteisesti perustunut erinäisissä rooleissa toimivien ihmisten tekemiin Exceleihin, joihin on voitu kerätä eri järjestelmistä tulevia tietoja ja tarvittaessa tehdä korjauksia muiden tietojen tai pahimmassa tapauksessa vahvaan stetsonin menetelmään pohjautuen. Vasta uuden rahoituslain ja KOSKI-palvelun myötä siirryttiin aikaan, jossa koulutuksen järjestäjä velvoitettiin ylläpitämään dataa ajan tasalla jatkuvasti. Muutos oli huikea ja siirtymässä on ollut haasteita.
Oma kosketuspintani opintohallintoon rajoittuu aikaan reformin jälkeen. Olen ollut mukana Saimaan ammattiopisto Sampon opintohallinnon tiimissä syksystä 2018, jolloin suuri osa opintohallinnon henkilöistä vaihtui. En siis ole päässyt kokemaan tältä puolelta aitaa, miten asioita tehtiin ennen reformia, mutta vuodesta 2011 ammatillisena opettajana toimiessani toki reformia edeltävästä ajasta on jäänyt jonkinlainen käsitys. Tietotekniikanalan ihmisenä myös ymmärrys tietojärjestelmistä antaa eväitä nykyisessä työssäni.
Tiedon laatua voidaan mitata eri tavoin. Laadukas tieto on kattavaa, ajantasaista, oikea-aikaista, yhtenäistä ja vertailukelpoista. Laadukkaan tiedon varmistaminen edellyttää, että vastuut tiedon keräämisestä, ylläpidosta ja siirrosta on määritelty jokaisessa tiedon käsittelyn vaiheessa ja henkilöt, ketkä tiedon keruussa ovat osallisena, ymmärtävät tiedon merkityksen yhteentoimivuuden kannalta. Tiedon laatua voidaan myös mitata KOSKI-virheiden avulla tai vertaamalla olemassa olevaa tietoa säännöllisin väliajoin eri tietolähteiden osalta. Esimerkiksi KOSKI-tietoa voidaan verrata opintohallintojärjestelmistä saatavaan tietoon, mikäli osaamme kaivaa järjestelmästä vertailukelpoisen datan. Rahoitustietojen seuraamiseksi koulutuksen järjestäjät ovatkin ottaneet käyttöön erilaisia tietovarastoihin tai puhtaaseen järjestelmän dataan pohjautuvia mittaristoja, joita on toteutettu mm. PowerBI -logiikan avulla. Meillä Sampossa on tästä esimerkkinä otettu käyttöön Schoold Dayn Dashboard mittaristo, joka on tiedon laadun parantamisessa ollut suuri apu nimenomaan vertailtaessa KOSKI-dataa opintohallintojärjestelmän dataan. Mikään mittari ei silti poista sitä tosiasiaa, että mittarin tai eri raporttien laskentaperusteet on ymmärrettävä, mikäli tietoja vertaillaan, jolloin mahdollisten poikkeamien syyt on mahdollista selvittää.
Ammatillisen koulutuksen näkökulmasta tietomäärityksiin ja tiedon hallintaan liittyvät asiat olivat 2018 alussa uusia etenkin tietoja tuottaville osapuolille. Opettajat, ohjaus- ja opiskelijahallinnonhenkilöstö eivät olleet tottuneet määrämuotoisuuteen ja siihen, että tiedot siirtyvät ajantasaisesti rahoittajan tietojärjestelmään. Uudenlainen tietojen kirjaaminen nähtiin helposti enemmänkin rasitteena ja rahoittajan vaatimana pakollisena pahana, kuin yhtenä työhön kuuluvana tehtävänä ja yhteentoimivuuden edistämisenä. Määrämuotoisuuteen pakottaminen muutti lisäksi tietojen kirjauskäytänteitä niin, että tietoa tuottavien osapuolien oli opittava pois vanhasta. Epäselvyydet ja muutokset tiedon siirron osalta ovat johtaneet siihen, että tiedon kirjaamisen käytänteitä haetaan edelleen ja opintohallintojärjestelmiä joudutaan muokkaamaan jatkuvasti. Lopputuloksena olemme saaneet tuotettua hirvittävän määrän huonoa dataa, jota on pakotettu KOSKI-järjestelmään. Osa epäkelvosta datasta tuotti KOSKI-virheitä, jotka oli tietysti ratkaistava. Samalla kuitenkin rajapintojen läpi KOSKI-palveluun valui paljon tietoa, joka syntaksin puolesta kelpasi, mutta oli semanttisessa mielessä kyseenalaista. Joissakin tapauksissa tieto siirtyi, vaikka olisi saanut jäädä siirtymättä. Tämän voi todeta helposti vaikkapa seuraamalla Vipusen -tilastopalvelusta aika ajoin 2018 valtakunnallisesti kirjattuja opiskelijatyövuosia, joiden määrä on pudonnut tuhansilla opiskelijatyövuosilla vuoden 2019 aikana. 2018 tiedot jäädytetään lokakuun 2019 lopussa, joten koulutuksen järjestäjien datan eheytystalkoita on tehty 2018 vuoden osalta vielä tänä syksynä ahkerasti.
KOSKI-palveluun siirtyvistä tiedoista voidaan johtaa tiettyjä tunnuslukuja, joita koulutuksen järjestäjän on syytä seurata tulevaisuuden rahoituksen takia. Mm. opiskelijatyövuosien seuranta on yksi keskeinen mittari, joka vaikuttaa saatavaan perusrahoitukseen. Opiskelijatyöpäivät kertyvät jaksoina, joissa uusi jakso lopettaa vanhan. KOSKI ei siis ota huomioon jaksojen päättymispäiviä, jolloin kaikki KOSKI-palveluun kirjatut opinto-oikeudet päättyvät lopulta joko valmistumiseen tai eroamiseen, tai näin siis pitäisi tapahtua. Opintohallinnossa on perinteitä, joista yksi vuoden aikana oppimani on, että opiskelijoita on jätetty helposti ”pöytälaatikkoon”, jos ei ole ollut varmuutta, miten opinnot jatkuvat. Tällöin opiskelijan opinto-oikeus saattaa unohtua kerryttämään opiskelijatyövuosia valmistumisen tai eroamisen puuttuessa. Kun opintohallintojärjestelmä kytkettiin 2018 alussa KOSKI-palveluun, ei ollut täysin tiedossa, millä perusteilla automaattinen tiedonsiirto toimi, jolloin paljon vanhaa Koskeen kuulumatonta dataa valui KOSKI-palveluun. Mukana oli myös opinto-oikeuksia, jotka olivat koulutuksen järjestäjän näkökulmasta päättyneet, mutta jotka KOSKI-palvelussa jatkoivat elämäänsä. Virhe oli inhimillinen, mutta prosessien terävöittämisellä ja erilaisten muistutuksien rakentamisella ratkaistavissa. Toinen vastaava tilanne saattaa syntyä, kun keskeytyksen takia opintohallintajärjestelmässä arkistoitu opiskelija jättää palaamatta opintoihin, mutta alkaa kerryttää opiskelijatyövuosia, eikä kukaan muista kysyä opiskelijan perään. Näitä edellä mainittuja tapauksia on ollut lukuisia. Onpa tullut nähty tapaus, jossa yksi opiskelija olisi KOSKI-palvelun mielestä kerryttänyt vuodessa yli 800 opiskelijatyöpäivää päällekkäisten opinto-oikeuksien kautta. Perusteellista opiskelua, ainakin opintohallinnon vinkkelistä katsottuna, mutta rahoittajan puolelta asia saattaa herättää epämieluisia kysymyksiä.
Edellä mainitut esimerkit ovat pieni otos havainnoista, joita on viimeisen vuoden aikana siivottu ja korjattu oppilaitoksen datasta. Nykytilanne datan suhteen on omassa organisaatiossani hyvä: Datan laatua ylläpidetään, seurataan ja vertaillaan säännöllisesti. Lisäksi tiedon kirjaamiseen on panostettu suoraviivaistamalla ja ohjeistamalla prosesseja. Työmäärä tähän tilanteeseen päästäksemme on ollut hirmuinen. Työ on myös siinä mielessä ollut epäkiitollista, että se on pienentänyt rahoitusosuuttamme, kun rahoituksen perusteena olevaa tietoa on korjattu. Onneksi johto ja oma esimies ovat tukeneet työtämme.
Vaikka olemme organisaationa päässeet tiedon laadussa hyvään tilanteeseen ja tulipalot on siten saatu sammumaan, on meillä vielä paljon tehtävää. Organisaation kyvykkyys kehittää yhteentoimivuutta ja reagoida muutoksiin pohjautuvat pitkälti ajantasaiseen kokonaisarkkitehtuuriin. Ajantasaisen kokonaisarkkitehtuurin puute on ollut yksi keskeinen syy, miksi reformi on mielletty organisaatioissa suomalaiseksi voimasanaksi tai kaaokseksi, jossa kukaan ei tunnu tietävän mistään mitään, kun yhteinen ymmärrys toimintatavoista puuttuu. Tiedonliikkuvuus ja digitaalisuus on kuitenkin tullut jäädäkseen, joten vanhaan ei ole paluuta. Tiedon ja tietojärjestelmien yhteentoimivuuden osalta on erityisen tärkeää, että tiedämme jatkossa ketkä kaikki tietoa tarvitsevat, missä tieto sijaitsee, mihin tieto siirtyy ja kuka tiedon tuottaa. Tällä hetkellä joudumme liian usein tilanteeseen, jossa uuden järjestelmän tai järjestelmän uuden ominaisuuden käyttöönotossa ihmetellään edellä kuvattuja asioita ja lähdetään piirtämään prosessia puhtaalta pöydältä. Tällöin organisaation toimintaa muokataan järjestelmä edellä, mikä ei palvele tarkoitusta. Ei myöskään riitä, että saamme kokonaisarkkitehtuurin ajan tasalle, vaan kokonaisarkkitehtuuria on ylläpidettävä ja se on saatava osaksi organisaation toimintakulttuuria. Tekemistä siis riittää jatkossakin.
 |
| Kuva: Tekijä Tuntematon, CC-BY |
Kirjoittaja: Mikko Pöllönen, järjestelmäkehittäjä, Saimaan ammattiopisto Sampo
tiistai 15. lokakuuta 2019
Palvelumuotoilulla ratkaisuja yhteentoimivuuden ymmärrykseen
Lokakuussa Parasta DigiTukea organisoi kaksi palvelumuotoilusprinttiä Vantaalla ja Oulussa sekä kaksi palvelumuotoilutyöpajaa Seinäjoella ja Kuopiossa. Nämä ovat osa kehittämishankkeemme tuloksien käyttöönottoa tukevaa toimintaa. Tilaisuuksiin on ollut avoin ilmoittautuminen, jonka kautta mukaan ovat päässeet kaikki innokkaat koulutuksen järjestäjien edustajat.
Sprinttiviikkojen aikana keskitytään työpaikalla järjestettävän koulutuksen asiakaslähtöiseen kehittämiseen yhteentoimivuuden näkökulmasta. Työskentelyn kohderyhmänä ovat koulutuksen järjestäjät ja se, millaisilla ratkaisuilla tietoa yhteentoimivuuden edellyttämästä työstä ammatillisessa koulutuksessa saisi levitettyä. Asiakaslähtöisessä tulokulmassa opiskelijat ja työelämä pidetään keskiössä.
Tämän kirjoittamishetkellä Vantaan sprintti on jo takana ja Oulun sprintti juuri alkamassa. Ensimmäisen sprintin kokemuksien jälkeen osallistujat kokivat palvelumuotoilun osallistavien menetelmien soveltuvan hyvin tällaisen laajan ja vaikeasti ymmärrettävän aiheen käsittelyyn, jossa saman asian äärelle on saatava sekä substanssiosaajia, it-kehittäjiä että johtajia keskustelemaan yhteisten arjen haasteiden kehittämisestä ja ratkaisemisesta.
Sprinttien tuloksia validoidaan yhden päivän työpajoissa Seinäjoella ja Kuopiossa. Vasta näiden päivien jälkeen kokoamme julkaistavan lopputuotoksen, joka tulee jakoon marraskuun aikana.
Sprinttiviikkojen aikana keskitytään työpaikalla järjestettävän koulutuksen asiakaslähtöiseen kehittämiseen yhteentoimivuuden näkökulmasta. Työskentelyn kohderyhmänä ovat koulutuksen järjestäjät ja se, millaisilla ratkaisuilla tietoa yhteentoimivuuden edellyttämästä työstä ammatillisessa koulutuksessa saisi levitettyä. Asiakaslähtöisessä tulokulmassa opiskelijat ja työelämä pidetään keskiössä.
Tämän kirjoittamishetkellä Vantaan sprintti on jo takana ja Oulun sprintti juuri alkamassa. Ensimmäisen sprintin kokemuksien jälkeen osallistujat kokivat palvelumuotoilun osallistavien menetelmien soveltuvan hyvin tällaisen laajan ja vaikeasti ymmärrettävän aiheen käsittelyyn, jossa saman asian äärelle on saatava sekä substanssiosaajia, it-kehittäjiä että johtajia keskustelemaan yhteisten arjen haasteiden kehittämisestä ja ratkaisemisesta.
Sprinttien tuloksia validoidaan yhden päivän työpajoissa Seinäjoella ja Kuopiossa. Vasta näiden päivien jälkeen kokoamme julkaistavan lopputuotoksen, joka tulee jakoon marraskuun aikana.
 |
| Vantaalla 8.10.2019 palvelumuotoilijat Ninja Fedy
ja Jelena Momcilovic Gofore Oyj (kuva: Eeva-Leena Ronkainen) |
Teksti: projektikoordinaattori Riikka Lahtela (OSAO)
maanantai 30. syyskuuta 2019
Kenen työtä yhteentoimivuus on?
Syksyn aikana meiltä on usein kysytty, että ketkä ovat kohderyhmäämme ja kenen kannattaisi osallistua järjestämiimme tilaisuuksiin. Tilaisuudet ovat antoisia koulutuksen järjestäjien edustajille, joiden työtehtäviin kuuluu yhteentoimivuuden kehittäminen tai sen johtaminen. Erityisesti toivomme mukaan heitä, joille yhteentoimivuuden merkitys ei ole vielä selkiintynyt.
Ensisijainen kohderyhmämme ovat koulutuksen järjestäjät ja heidän henkilöstönsä. Toissijaisesti viestimme hankkeestamme muille sidosryhmillemme kuten järjestelmätoimittajille. Opiskelija- ja työelämäasiakkaat eivät ole suoraan kohderyhmäämme, vaikka olemme tehneet tätä työtä nimenomaan sen takia, että tulevaisuudessa voitaisiin kehittää asiakaslähtöisempiä palveluita työelämässä oppimiseen.
Parasta DigiTukea -kehittämishankkeessa meillä on mukana joukko oppisopimuksen ja koulutussopimuksen sekä ohjauksen asiantuntijoita, suunnittelijoita, opettajia, pääkäyttäjiä, järjestelmäkehittäjiä, tietoarkkitehti ja arviointijohtaja. Jokaista meistä on tarvittu eikä työ olisi onnistunut ja edennyt ilman yhteistyötämme. Yhteentoimivuus ei siis ole minkään tietyn ammattiryhmän työtä, vaan ennen kaikkea yhdessä tekemistä.
Kirjoittaja: projektikoordinaattori Riikka Lahtela (OSAO)
Ensisijainen kohderyhmämme ovat koulutuksen järjestäjät ja heidän henkilöstönsä. Toissijaisesti viestimme hankkeestamme muille sidosryhmillemme kuten järjestelmätoimittajille. Opiskelija- ja työelämäasiakkaat eivät ole suoraan kohderyhmäämme, vaikka olemme tehneet tätä työtä nimenomaan sen takia, että tulevaisuudessa voitaisiin kehittää asiakaslähtöisempiä palveluita työelämässä oppimiseen.
Parasta DigiTukea -kehittämishankkeessa meillä on mukana joukko oppisopimuksen ja koulutussopimuksen sekä ohjauksen asiantuntijoita, suunnittelijoita, opettajia, pääkäyttäjiä, järjestelmäkehittäjiä, tietoarkkitehti ja arviointijohtaja. Jokaista meistä on tarvittu eikä työ olisi onnistunut ja edennyt ilman yhteistyötämme. Yhteentoimivuus ei siis ole minkään tietyn ammattiryhmän työtä, vaan ennen kaikkea yhdessä tekemistä.
 |
| 21.8.2019 Parasta DigiTukea -toimijoita ja Goforen konsultti Jarno Naukkarinen |
Kirjoittaja: projektikoordinaattori Riikka Lahtela (OSAO)
perjantai 23. elokuuta 2019
Väliaikakatsaus tietomallinnustyöhön ja syksyn tilaisuuksiin
Parasta DigiTukea on aloittanut loppukirin tietomallinnustyössä. Olemme työstäneet vuoden alusta alkaen Yhteentoimivuusalustan Tietomallit-työkaluun työpaikalla järjestettävän koulutuksen soveltamisprofiilia. Työmme edistyttyä kävi ilmi, että kokoamamme luokat, attribuutit ja assosiaatiot ovat varsin geneerisiä koulutuksen tietoalueella. Tämän takia tulemme syksyn aikana tekemään tietokomponentteja, jotta ne ovat jatkossa uudelleen käytettävissä muissa tietomalleissa. Työmme vaatii vielä katselmointia ja täydentämistä.
Syyskuussa Parasta DigiTukea järjestää webinaarina yhteentoimivuus ja tietoarkkitehtuurikoulutuksia, joista päivitämme tietoa tämän blogimme Tapahtumat-sivulle. Näiden webinaarien lisäksi suosittelemme katsomaan sidosryhmämme Väestörekisterikeskuksen tallenteen Tiedon semanttinen yhteentoimivuus -seminaarista 22.8.2019 sekä osallistumaan heidän järjestämiin koulutuksiin (Yhteentoimivuusalustan koulutukset ja seminaarit).
Syyskuussa Parasta DigiTukea järjestää webinaarina yhteentoimivuus ja tietoarkkitehtuurikoulutuksia, joista päivitämme tietoa tämän blogimme Tapahtumat-sivulle. Näiden webinaarien lisäksi suosittelemme katsomaan sidosryhmämme Väestörekisterikeskuksen tallenteen Tiedon semanttinen yhteentoimivuus -seminaarista 22.8.2019 sekä osallistumaan heidän järjestämiin koulutuksiin (Yhteentoimivuusalustan koulutukset ja seminaarit).
Teksti: Riikka Lahtela, projektikoordinaattori, OSAO
torstai 20. kesäkuuta 2019
eHOKSin käyttöönoton esittelyt
Parasta DigiTukea -työssä olemme tunnistaneet työpaikalla järjestettävän koulutuksen prosesseissa liikkuvia tietoja, joita mallinnamme Tietomallit.suomi.fi-työkaluun. Tiedoissa on paljon yhtäläisyyksiä henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelman (HOKS) ja henkilökohtaistamisen toteuttamisen tueksi kehitetyn eHOKS-palvelun tietosisältöjen kanssa. Yhteentoimivuuden kannalta on merkittävää, että huomioimme työssämme HOKSin ja eHOKSin kehitystyön.
OPH:n eHOKS-palvelun kehittämistyön seuraamisen lisäksi olemme käyneet vuoropuhelua eHOKS-projektiryhmän kanssa muun muassa sanastotyön osalta. Muutamat osatoimijamme ovat olleet mukana eHOKSin toteutuksessa, josta konkreettisena toimenpiteenä on ollut Keski-Uudenmaan koulutuskuntayhtymän (Keuda) ja Koulutuskeskus Salpauksen eHOKS-pilotoinnit.
Parasta DigiTukea -osatoteuttaja Keuda järjesti 14.8.2019 avoimen keskustelutilaisuuden eHOKSista. Tilaisuudessa Keuda ja Salpaus esittelivät eHOKSin testausta ja käyttöönottoa sekä siinä havaittuja haasteita koulutuksen järjestäjien näkökulmasta. Tilaisuudessa jaettiin kokemuksia ja ajatuksia vertaistukityyppisesti.
eHOKS käyttöönotto koulutuskeskus Salpauksessa, Mikko Jänis
OPH:n eHOKS-palvelun kehittämistyön seuraamisen lisäksi olemme käyneet vuoropuhelua eHOKS-projektiryhmän kanssa muun muassa sanastotyön osalta. Muutamat osatoimijamme ovat olleet mukana eHOKSin toteutuksessa, josta konkreettisena toimenpiteenä on ollut Keski-Uudenmaan koulutuskuntayhtymän (Keuda) ja Koulutuskeskus Salpauksen eHOKS-pilotoinnit.
Parasta DigiTukea -osatoteuttaja Keuda järjesti 14.8.2019 avoimen keskustelutilaisuuden eHOKSista. Tilaisuudessa Keuda ja Salpaus esittelivät eHOKSin testausta ja käyttöönottoa sekä siinä havaittuja haasteita koulutuksen järjestäjien näkökulmasta. Tilaisuudessa jaettiin kokemuksia ja ajatuksia vertaistukityyppisesti.
Tilaisuuden tallenne:
Esittelydiat:
eHOKS esittely ja käyttöönoton toimenpiteet koulutuksenjärjestäjän näkökulmasta, Rita Simola ja Marjaana Suo, KeudaeHOKS käyttöönotto koulutuskeskus Salpauksessa, Mikko Jänis
Vastauksen esitettyihin kysymyksiin:
Tilaisuuden kysymykset ja vastauksetperjantai 14. kesäkuuta 2019
Kypsyystasomallia laatimassa
Parasta DigiTukea on aloittanut kypsyystasomallin laatimisen. Tavoitteena on tuottaa ammatillisen koulutuksen järjestäjille työkalu, jonka avulla he voivat itsearvioida ja mitata yhteentoimivuuden kehittämiseen tarvittavia kyvykkyyksiään sekä käynnistää siihen liittyvää kehitystyötä.
Kypsyystasomallin suunnittelun aloitimme 12.6.2019 lähipäivässä Helsingissä, jossa tutustuimme Arter Oy:n konsultin Elina Mäkisen johdolla erilaisiin arviointimalleihin sekä tarkensimme oman mallimme tavoitteita sekä ideoimme sen sisältöä ja muotoa. Ideoiden jalostamista jatketaan kesän yli ja työtä edistetään elo- ja syyskuussa useissa Skype-työpajoissa.
Tulemme jakamaan kypsyystasomallin avoimesti kaikkien saataville ja jatkokehitettäväksi. Sen käyttöönottamiseksi järjestämme syksyn päätteeksi koulutusta ja muita tilaisuuksia.
Teksti: Riikka Lahtela, projektikoordinaattori, OSAO
Kypsyystasomallin suunnittelun aloitimme 12.6.2019 lähipäivässä Helsingissä, jossa tutustuimme Arter Oy:n konsultin Elina Mäkisen johdolla erilaisiin arviointimalleihin sekä tarkensimme oman mallimme tavoitteita sekä ideoimme sen sisältöä ja muotoa. Ideoiden jalostamista jatketaan kesän yli ja työtä edistetään elo- ja syyskuussa useissa Skype-työpajoissa.
Tulemme jakamaan kypsyystasomallin avoimesti kaikkien saataville ja jatkokehitettäväksi. Sen käyttöönottamiseksi järjestämme syksyn päätteeksi koulutusta ja muita tilaisuuksia.
 |
| Parasta DigiTukea -toimijat ja Elina Mäkinen Arter Oy, Valimo, Helsinki, 12.6.2019 |
Teksti: Riikka Lahtela, projektikoordinaattori, OSAO
tiistai 30. huhtikuuta 2019
Työelämässä oppimisen prosessikuvaukset prosessissa
Parasta Palvelusta palvelupolku,
palvelupolusta kriittiset pisteet,
kriittisistä pisteistä palveluprosessi,
palveluprosessista
prosessikuvaus,
prosessikuvauksesta yhteentoimivuus,
yhteentoimivuudesta parasta,
parhaasta
kansalliset toimintamallit.
Työpaikalla
järjestettävän koulutuksen prosessia työstettiin osaprosesseittain
Parasta-kehittämisohjelmissa vuoden 2018 loppupuolella. Mukana oli 17 oppilaitosta
ja 26 asiantuntijaa. Lopullinen rutistus
ajoittuu huhti- toukokuuhun, kun prosessimallinnusta Parasta Palvelun toimesta luotsaa QPR Softwaren asiantuntijat Marja Tuhkanen ja
Mikko Rajala. Kuvaukset tuotetaan JHS 152 -suositusta noudattaen
Arkkitehtuuripankkiin.
Kevään
prosessiryhmässä on 10 asiantuntijaa Parasta Palvelusta Päivi Kalliokoski (Keuda), Susanna Eerola (Ekami), Samu
Koskimies (Omnia), Sarita Koskinen-Soikkeli (Stadin AO), Arto Pelkonen (SAKKY),
Hannu Savolainen (SAKKY), Kaisu Tyni-Pyy (Riveria) ja Parasta DigiTuesta Virve Eronen (Ekami), Katriina Karkimo (Stadin AO) ja Anne Paakko (Sampo).
Työelämässä
oppimisen ensimmäinen prosessityöpaja oli 24.4.19 Vantaalla. Päivä vilahti
iloisessa ja innostuneessa ilmapiirissä, kun työstimme prosessikarttaa,
palvelukarttaa ja rungon laatimista prosessi-integraatiomalliksi (SIPOC).
Toukokuussa jatkamme työpajalla. Työpajojen välissä ryhmäläiset parastelevat
tehtyä työtä.
Kuva:
Työn touhussa 24.4.19 Vantaalla
Teksti: Eeva-Leena Ronkainen, projektipäällikkö, OSAO
perjantai 5. huhtikuuta 2019
Parasta DigiTukea -tietomallinnuksen tavoitteet ja haasteet
Parasta DigiTukea -hankkeen työssä keskeinen toimenpide on tietomallinnus, jossa tehtävänämme on kuvata työpaikalla järjestettävän koulutuksen tietosisältöjä. Tavoitteena on luoda yleinen järjestelmäriippumaton tietomalli, jota voidaan hyödyntää tietojärjestelmien kehittämisessä.
Tietomallinnuksessa meitä sparraa ja kouluttaa Goforen vanhempi palveluarkkitehti Riitta Alkula. Työskentelemme hänen johdollaan tiiviissä etäohjauksessa, koska toimijamme ovat ympäri Suomea. Viestimme Slackissä, muokkaamme yhteisöllisesti tiedostoja SharePoint-alustalla ja pidämme etätyöpajoja säännöllisesti Skypessä. Lisäksi olemme kokeneet tarpeelliseksi kokoontua tietomallinnuksen lähipäivään 1-2 kuukauden välein.
Tärkein tietomallinnuksen työkalumme on Väestörekisterikeskuksen tuottaman Yhteentoimivuusalustan Tietomallit-työkalu, jonne tietomallimme alkaa hiljalleen rakentua. Sanastot-työkaluun on tulossa myös sanastotyöryhmämme laatima PDT-sanasto, minkä jälkeen voimme hyödyntää myös sitä tietomallissamme.
Haasteellista tietomallinnustyössämme on se, että se on pioneerityötä. Olemme ensimmäisten joukossa käyttämässä Yhteentoimivuusalustaa, joten uudelleenkäytettävää sanastoa tai tietokomponentteja on siellä vähän. OKSA-sanasto julkaistiin Sanastot-työkalussa vasta alkuvuodesta ja koulutuksen tietokomponenttikirjastossa ei vielä ole tarvitsemiamme tietokomponentteja. Tämä hidastaa ja lisää työtämme, mutta sitä enemmän meillä on intoa olla ensimmäisten joukossa määrittelemässä yhteentoimivia tietosisältöjä.
Teksti: Riikka Lahtela, projektikoordinaattori, OSAO
Tietomallinnuksessa meitä sparraa ja kouluttaa Goforen vanhempi palveluarkkitehti Riitta Alkula. Työskentelemme hänen johdollaan tiiviissä etäohjauksessa, koska toimijamme ovat ympäri Suomea. Viestimme Slackissä, muokkaamme yhteisöllisesti tiedostoja SharePoint-alustalla ja pidämme etätyöpajoja säännöllisesti Skypessä. Lisäksi olemme kokeneet tarpeelliseksi kokoontua tietomallinnuksen lähipäivään 1-2 kuukauden välein.
Tärkein tietomallinnuksen työkalumme on Väestörekisterikeskuksen tuottaman Yhteentoimivuusalustan Tietomallit-työkalu, jonne tietomallimme alkaa hiljalleen rakentua. Sanastot-työkaluun on tulossa myös sanastotyöryhmämme laatima PDT-sanasto, minkä jälkeen voimme hyödyntää myös sitä tietomallissamme.
Haasteellista tietomallinnustyössämme on se, että se on pioneerityötä. Olemme ensimmäisten joukossa käyttämässä Yhteentoimivuusalustaa, joten uudelleenkäytettävää sanastoa tai tietokomponentteja on siellä vähän. OKSA-sanasto julkaistiin Sanastot-työkalussa vasta alkuvuodesta ja koulutuksen tietokomponenttikirjastossa ei vielä ole tarvitsemiamme tietokomponentteja. Tämä hidastaa ja lisää työtämme, mutta sitä enemmän meillä on intoa olla ensimmäisten joukossa määrittelemässä yhteentoimivia tietosisältöjä.
 |
| Tietomallinnuksen lähipäivässämme 27.3.2019 Goforella Helsingissä Riitta Alkula, Tomi Kytölä (OKM), Petri Tenhunen (VRK) ja Jaana Nevalainen (VM) sekä Parasta DigiTukea -toimijoita (kuvat: Eeva-Leena Ronkainen) |
Teksti: Riikka Lahtela, projektikoordinaattori, OSAO
perjantai 8. maaliskuuta 2019
Yhteentoimivuus opiskelijan ja opettajan arjessa
Olli Opiskelija haluaa aloittaa ammatilliset opinnot, jotta hän pärjäisi tulevaisuudessa työelämässä paremmin. Hän hakeutuu opiskelemaan tutkintoa, josta hän on jo hankkinut aiempaa osaamista. Hakeutuminen opintoihin tapahtuu koulutuksen järjestäjän nettisivuilla olevalla hakulomakkeella. Hakulomakkeen täytön aikana Ollin keskittyminen herpaantuu ja lomakkeelle tulee sukunimen kohdalle kirjoitusvirhe. Tästä eteenpäin Olli Opiskelija on koulutuksen järjestäjän tiedoissa Olli Opikselija.
Opintojen alkaessa tietojen oikeellisuutta ei varmisteta ja käyttäjätunnukset muodostuvat väärällä nimellä. Ollin epäonneksi myös koulutuksella, johon hänet on siirretty, on väärää tietoa. Uusien tutkinnon perusteiden sijaan Olli Opikselija opiskelee vanhan lainsäädännön mukaista tutkintoa. Henkilökohtaisen osaamisen kehittämisen suunnitelma jää hyväksymättä, joten amiskysely ei lähde ajoissa, eikä Ollin tietoja siirretä eHOKS-palveluun.
Ollin opinnot oppilaitoksessa etenevät ja Olli siirtyy hankkimaan osaamista koulutussopimuksella. Työpaikalla järjestettävän koulutuksen jaksolla sopimusta kirjatessa työpaikkaohjaajalla on vanha sähköpostisoite ja myös Yritys Oy:n y-tunnus on kirjattu väärin järjestelmään. Sopimuksen alku- ja loppupäivämäärä on kirjattu epähuomiossa väärin. Työpaikkaohjaaja ei pääse antamaan Ollille palautetta työelämässä oppimisen jaksosta, sillä linkki ja käyttäjätunnus työpaikkaohjaajan liittymään ohjautuu väärään postilaatikkoon.
Olli on hakenut opintososiaalisia etuja opintojensa tueksi, mutta saa kielteisen päätöksen, sillä hänestä ei ole tietoja kansallisessa palvelussa, jonka kautta Ollin opintojen päätoimisuutta ja etenemistä seurataan. Tiedonsiirtoja Olli Opikselijan tiedoilla on tehty useasti, mutta tarkastus tietojen siirtymisestä oli jäänyt epähuomiossa tekemättä.
Ollin opiskelun aikaiset tiedot siirtyvät lopulta kansalliseen palveluun ja Olli valmistuu. Tutkinnon suorituksen jälkeen Olli katsoo palvelusta omat tietonsa, jotta saa ajantasaiset tiedot työhakemukseensa. Tutkinto, tutkintonimike, opiskeluaika ja työelämässä oppimisen jakson yritystiedot ovat väärin. Työpaikalla oppimisen jakso on kirjattu väärälle vuodelle. Tämän lisäksi Olli ei näytä valmistuneen lainkaan, vaikka opiskeluaika on päättynyt. Olli etsii saamansa tutkintotodistuksen, josta valmistumispäivämäärä löytyy. Tutkintotodistuksessa on nimi; Olli Opikselija.
Tämä kauhukuva kertoo siitä, kuinka yksikin väärä tieto voi kumuloitua suureksi määräksi ongelmia, mikäli tieto on väärää, väärässä muodossa tai se puuttuu kokonaan. Kaiken tiedon kirjaa ihminen, joten virhemahdollisuudet ovat moninaiset.
Nyky-yhteiskuntaa ohjaa vahvasti digilisaatio. Arjessa tämä tarkoittaa sitä, että tietojen, joita tuotamme ja siirrämme, tulee olla oikein reaaliajassa. Ammatillisen koulutuksen vanhat laskentapäivät ovat historiaa ja tiedon tulee olla joka päivä ajan tasalla, sillä sitä siirretään jatkuvasti kansallisiin palveluihin. Tiedot siirtyvät vain, jos järjestelmien ja palveluiden välinen yhteentoimivuus on kunnossa. Yhteentoimivuudella on näin ollen suuri merkitys niin koulutuksenjärjestäjien, opettajien kuin opiskelijoiden arjessa.
Kun tietoa siirretään ajantasaisesti ja varmistetaan sen oikeellisuus, se ei näy toimijoille erikseen missään. Kaikki vain toimii sujuvasti. Jos taas tiedot ovat vääriä, väärässä muodossa tai puuttuvat kokonaan, ovat seuraukset ja ongelmat moninaiset ja niistä aina viime kädessä kärsii asiakas.
Teksti: Tiina Halmevuo ja Marjaana Suo, Keski-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä (Keuda)
Opintojen alkaessa tietojen oikeellisuutta ei varmisteta ja käyttäjätunnukset muodostuvat väärällä nimellä. Ollin epäonneksi myös koulutuksella, johon hänet on siirretty, on väärää tietoa. Uusien tutkinnon perusteiden sijaan Olli Opikselija opiskelee vanhan lainsäädännön mukaista tutkintoa. Henkilökohtaisen osaamisen kehittämisen suunnitelma jää hyväksymättä, joten amiskysely ei lähde ajoissa, eikä Ollin tietoja siirretä eHOKS-palveluun.
Ollin opinnot oppilaitoksessa etenevät ja Olli siirtyy hankkimaan osaamista koulutussopimuksella. Työpaikalla järjestettävän koulutuksen jaksolla sopimusta kirjatessa työpaikkaohjaajalla on vanha sähköpostisoite ja myös Yritys Oy:n y-tunnus on kirjattu väärin järjestelmään. Sopimuksen alku- ja loppupäivämäärä on kirjattu epähuomiossa väärin. Työpaikkaohjaaja ei pääse antamaan Ollille palautetta työelämässä oppimisen jaksosta, sillä linkki ja käyttäjätunnus työpaikkaohjaajan liittymään ohjautuu väärään postilaatikkoon.
Olli on hakenut opintososiaalisia etuja opintojensa tueksi, mutta saa kielteisen päätöksen, sillä hänestä ei ole tietoja kansallisessa palvelussa, jonka kautta Ollin opintojen päätoimisuutta ja etenemistä seurataan. Tiedonsiirtoja Olli Opikselijan tiedoilla on tehty useasti, mutta tarkastus tietojen siirtymisestä oli jäänyt epähuomiossa tekemättä.
Ollin opiskelun aikaiset tiedot siirtyvät lopulta kansalliseen palveluun ja Olli valmistuu. Tutkinnon suorituksen jälkeen Olli katsoo palvelusta omat tietonsa, jotta saa ajantasaiset tiedot työhakemukseensa. Tutkinto, tutkintonimike, opiskeluaika ja työelämässä oppimisen jakson yritystiedot ovat väärin. Työpaikalla oppimisen jakso on kirjattu väärälle vuodelle. Tämän lisäksi Olli ei näytä valmistuneen lainkaan, vaikka opiskeluaika on päättynyt. Olli etsii saamansa tutkintotodistuksen, josta valmistumispäivämäärä löytyy. Tutkintotodistuksessa on nimi; Olli Opikselija.
Tämä kauhukuva kertoo siitä, kuinka yksikin väärä tieto voi kumuloitua suureksi määräksi ongelmia, mikäli tieto on väärää, väärässä muodossa tai se puuttuu kokonaan. Kaiken tiedon kirjaa ihminen, joten virhemahdollisuudet ovat moninaiset.
Nyky-yhteiskuntaa ohjaa vahvasti digilisaatio. Arjessa tämä tarkoittaa sitä, että tietojen, joita tuotamme ja siirrämme, tulee olla oikein reaaliajassa. Ammatillisen koulutuksen vanhat laskentapäivät ovat historiaa ja tiedon tulee olla joka päivä ajan tasalla, sillä sitä siirretään jatkuvasti kansallisiin palveluihin. Tiedot siirtyvät vain, jos järjestelmien ja palveluiden välinen yhteentoimivuus on kunnossa. Yhteentoimivuudella on näin ollen suuri merkitys niin koulutuksenjärjestäjien, opettajien kuin opiskelijoiden arjessa.
Kun tietoa siirretään ajantasaisesti ja varmistetaan sen oikeellisuus, se ei näy toimijoille erikseen missään. Kaikki vain toimii sujuvasti. Jos taas tiedot ovat vääriä, väärässä muodossa tai puuttuvat kokonaan, ovat seuraukset ja ongelmat moninaiset ja niistä aina viime kädessä kärsii asiakas.
Teksti: Tiina Halmevuo ja Marjaana Suo, Keski-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä (Keuda)
perjantai 25. tammikuuta 2019
Parasta DigiTukea -puoliväliwebinaarin yhteenveto
Hankkeemme on puolessavälissä, minkä kunniaksi järjestimme puoliväliwebinaarin. Tilaisuuden puheenjohtajana toimi projektipäällikkö Eeva-Leena Ronkainen (OSAO/Osekk), joka avasi tilaisuuden ja alusti ohjelmaa kertomalla ensimmäisestä toimintavuodestamme.
Tästä jatkoivat muutamat osatoteuttajat esittelemällä keskeisimpiä vuonna 2018 alkaneita toimenpiteitämme:
- Sanastotyö, Katriina Karkimo, Stadin AO (n. 10 min)
- Tietomallinnus, Tomi Valanne, Careeria (n. 10 min)
- Palvelumuotoilu ja Parasta-yhteistyö, Kirsi Salonen, Gradia (n. 10 min)
- Parasta DigiTukea -suunnitelmat vuodelle 2019, Eeva-Leena Ronkainen, OSAO/Osekk (n. 10 min)
- Mitä ammatillisen koulutuksen johtajien tulisi tietää Parasta DigiTukea -työstä, arviointijohtaja Tiina Halmevuo, Keuda (n. 10 min)
- Case Kanta-palvelut: kokemuksia kansallisen yhteentoimivuuden rakentamisesta, kehittämispäällikkö Maritta Korhonen, Kela (n. 25 min)
- Julkisen hallinnon tietovarantojen yhteentoimivuuden yleinen ohjaus, tietohallintoneuvos Tommi Oikarinen, Valtiovarainministeriö (n. 25 min)
- Yhteentoimivuuden merkitys ammatillisen koulutuksen kehittämisessä, Tomi Kytölä, Opetus- ja kulttuuriministeriö (n. 20 min)
- Tilaisuuden päätös, palvelujohtaja Virpi Spangar, OSAO/Osekk (n. 5 min)
Teksti: Riikka Lahtela, projektikoordinaattori, OSAO
keskiviikko 19. joulukuuta 2018
Yhteentoimivuuden tasot - järjestelmäkeskeisyydestä asiakaslähtöisyyteen
Yhteentoimivuutta voidaan tarkastella Eurooppalaisissa yhteentoimivuusperiaatteissa (EIF) kuvatun yhteentoimivuusmallin ja sen yhteentoimivuuden tasojen kautta.
Oikeudellisen yhteentoimivuuden taso on se, jossa etsitään lainsäädännöstä yhteentoimivuutta estäviä tekijöitä. Monet asiat kuten tiedon liikuttaminen on ollut pitkään teknisesti toteutettavissa, mutta tähän on liittynyt paljon lainsäädännöllisiä esteitä. Parasta DigiTukea huomioi tarvittavilta osin lainsäädännön ja sen muutokset.
Organisatorisella yhteentoimivuuden tasolla tehdään se työ, jossa sovitaan muun muassa toimintaprosesseihin liittyvistä asioista eli etsitään ne kaikille organisaatioille yhteiset asiat ja tarvittaessa yhdenmukaistetaan prosesseja tai luodaan uusia prosesseja. Tällä tasolla Parasta-kehittämishankkeet tekevät parhaillaan prosessiyhteistyötä, joka liittyy työpaikalla järjestettävään koulutukseen.
Semattisen yhteentoimivuuden taso on Parasta DigiTukea -työn ydintä. Semanttinen yhteentoimivuus tarkoittaa sitä, että tietojen lähettäjät ja vastaanottajat ymmärtävät tiedon merkityksen samalla tavalla eli tietojen merkitys ei muutu, vaikka niitä siirrettäisiin prosessista toiseen tai organisaatiolta toiselle.
Tekniselle yhteentoimivuuden tasolle sisältyvät järjestelmiä ja palveluita yhdistävät sovellukset ja infrastuktuurit. Yhteentoimivuusmenetelmän avulla Parasta DigiTukea -sanastotyön ja tietomallinnuksen tulokset saadaan valutettua tekniselle tasolle asti.
Perinteisesti kehittämistyötä on tehty järjestelmäkeskeisesti eli esimerkiksi opintohallintojärjestelmän kautta pohdittu, miten sitä voidaan hyödyntää toiminnassa. Parasta-kehittämishankkeilla on nyt mahdollisuus kääntää ajattelutapa järjestelmäkeskeisyydestä asiakaslähtöiseksi. Ensin suunnitellaan kansalliset toimintamallit organisatorisen yhteentoimivuuden tasolla, joista Parasta DigiTukea tuottaa semanttisen yhteentoimivuuden tasolla kuvaukset, joilla toiminnan tarpeet on mahdollista viedä tietojärjestelmiin ja tekniselle tasolle.
Oikeudellisen yhteentoimivuuden taso on se, jossa etsitään lainsäädännöstä yhteentoimivuutta estäviä tekijöitä. Monet asiat kuten tiedon liikuttaminen on ollut pitkään teknisesti toteutettavissa, mutta tähän on liittynyt paljon lainsäädännöllisiä esteitä. Parasta DigiTukea huomioi tarvittavilta osin lainsäädännön ja sen muutokset.
Organisatorisella yhteentoimivuuden tasolla tehdään se työ, jossa sovitaan muun muassa toimintaprosesseihin liittyvistä asioista eli etsitään ne kaikille organisaatioille yhteiset asiat ja tarvittaessa yhdenmukaistetaan prosesseja tai luodaan uusia prosesseja. Tällä tasolla Parasta-kehittämishankkeet tekevät parhaillaan prosessiyhteistyötä, joka liittyy työpaikalla järjestettävään koulutukseen.
Semattisen yhteentoimivuuden taso on Parasta DigiTukea -työn ydintä. Semanttinen yhteentoimivuus tarkoittaa sitä, että tietojen lähettäjät ja vastaanottajat ymmärtävät tiedon merkityksen samalla tavalla eli tietojen merkitys ei muutu, vaikka niitä siirrettäisiin prosessista toiseen tai organisaatiolta toiselle.
Tekniselle yhteentoimivuuden tasolle sisältyvät järjestelmiä ja palveluita yhdistävät sovellukset ja infrastuktuurit. Yhteentoimivuusmenetelmän avulla Parasta DigiTukea -sanastotyön ja tietomallinnuksen tulokset saadaan valutettua tekniselle tasolle asti.
Perinteisesti kehittämistyötä on tehty järjestelmäkeskeisesti eli esimerkiksi opintohallintojärjestelmän kautta pohdittu, miten sitä voidaan hyödyntää toiminnassa. Parasta-kehittämishankkeilla on nyt mahdollisuus kääntää ajattelutapa järjestelmäkeskeisyydestä asiakaslähtöiseksi. Ensin suunnitellaan kansalliset toimintamallit organisatorisen yhteentoimivuuden tasolla, joista Parasta DigiTukea tuottaa semanttisen yhteentoimivuuden tasolla kuvaukset, joilla toiminnan tarpeet on mahdollista viedä tietojärjestelmiin ja tekniselle tasolle.
 |
| EIF:n mukainen yhteentoimivuusmalli |
keskiviikko 28. marraskuuta 2018
Mitä on yhteentoimivuus?
Asiana yhteentoimivuus ei ole uusi. Hankkeen edetessä olemme kuitenkin huomanneet, että se vaatii tarkempaa tarkastelua, jotta työmme merkitys ymmärretään. Avaamme aihetta tulevissa blogikirjoituksissamme, mutta aloitetaan yhteentoimivuuden määritelmistä:
Eurooppalaisissa yhteentoimivuusperiaatteissa (EIF) tarkoitetaan yhteentoimivuudella "organisaatioiden kykyä olla vuorovaikutuksessa niiden yhteistä etua palvelevien tavoitteiden saavuttamiseksi jakamalla tietoa ja osaamista organisaatioiden kesken niiden käyttämien toimintaprosessien kautta ja hyödyntämällä niiden tieto- ja viestintätekniikkajärjestelmien välistä tiedonsiirtoa".
JHS 179:ssä yhteentoimivuus on määritelty seuraavasti: "Toimijoiden, prosessien ja tietojärjestelmien kyky viestiä keskenään sellaisella tavalla tai siinä laajuudessa, että ne voivat rutiininomaisesti käyttää ja ymmärtää toistensa tietoja."
Molemmissa määritelmissä yhteentoimivuus nähdään organisaatioiden kykynä jakaa ja hyödyntää toistensa tietoa ja osaamista. Tähän me Parasta DigiTukea -työssä pureudutaan työpaikalla järjestettävän koulutuksen prosesseihin liittyvän käsitteistön ja tietoaineistojen kautta.
Riitta Alkula (Gofore) avasi tarkemmin yhteentoimivuutta ja sen merkitystä ja tavoitteita Parasta-yhteistyöpäivässä 15.11.2018 puheenvuorossaan “Tiedon kiertotalous - yhteistyöllä yhteentoimivuuteen”:
torstai 8. marraskuuta 2018
Hankkeen tuottamat hyödyt
Mikä ovat hankkeen tuottamat hyödyt? Tämä kysymys tulee mieleen ensimmäisten joukossa, kun hanketta esitellään sidosryhmille.
Parasta DigiTukea -hankkeen tavoitteena on tuottaa koulutuksen järjestäjille yhteentoimivuuden kuvaukset, jotka liittyvät työpaikalla järjestettävän koulutuksen toimintamalleihin. Mitä se puolestaan tarkoittaa? Asiaa havainnollistetaan alla olevalla videolla:
Tavoitteiden saavuttamiseksi hankkeemme tekee mm. sanastotyötä ja mallinnamme prosesseissa liikkuvaa tietoa. Otamme määrittelyissä huomioon kansallisten järjestelmien (kuten Koski ja eHOKS) kehittämistyön.
Tuloksena saamme kuvaukset, joita koulutuksen järjestäjät voivat soveltaa osana omaa kokonaisarkkitehtuurityötään. Niitä voidaan hyödyntää mm. laatutyössä, kehittämiskohteitten ja -projektien määrittelyssä sekä tehtäessä tarjouspyyntöjä, jotka koskevat järjestelmähankintoja.
Parasta DigiTukea -hankkeen tavoitteena on tuottaa koulutuksen järjestäjille yhteentoimivuuden kuvaukset, jotka liittyvät työpaikalla järjestettävän koulutuksen toimintamalleihin. Mitä se puolestaan tarkoittaa? Asiaa havainnollistetaan alla olevalla videolla:
Tavoitteiden saavuttamiseksi hankkeemme tekee mm. sanastotyötä ja mallinnamme prosesseissa liikkuvaa tietoa. Otamme määrittelyissä huomioon kansallisten järjestelmien (kuten Koski ja eHOKS) kehittämistyön.
Tuloksena saamme kuvaukset, joita koulutuksen järjestäjät voivat soveltaa osana omaa kokonaisarkkitehtuurityötään. Niitä voidaan hyödyntää mm. laatutyössä, kehittämiskohteitten ja -projektien määrittelyssä sekä tehtäessä tarjouspyyntöjä, jotka koskevat järjestelmähankintoja.
Tilaa:
Blogitekstit (Atom)