Parasta DigiTukea päättyy - yhteentoimivuuden kehittäminen jatkuu

On tullut aika kiittää Parasta DigiTukea -kehittämishankkeen työssä mukana olleita ja työtä eri tavoin tukeneita. Saavutimme tavoitteemme.

Työmme tulokset löytyvät tämän blogin Materiaalit-sivulta.

Toiminta-aikamme päättyy, mutta yhteentoimivuuden kehittäminen jatkuu.

Koski-kävely

Parasta DigiTukea palvelumuotoilusprinteissä ideoiduista kahdesta ratkaisuista toinen on Koski-kävely. Ratkaisu vastaa siihen haasteeseen, miten voimme lisätä koulutuksen järjestäjien toimijoiden, esimerkiksi opettajien, ymmärrystä tiedon laadun ja yhteentoimivuuden merkityksestä.

Koski-kävely kehitettiin Oulussa kolmen päivän palvelumuotoilusprintissä 15.-17.10.2019. Mukana oli osallistujia OSAOlta, JEDUlta, Luovilta ja Haapaveden opistolta. Ratkaisua validoitiin yhden päivän työpajoissa Seinäjoella ja Kuopiossa.

Koski-kävely antaa osallistujien työhön uutta näkemystä, koska monessa tapauksessa perustehtävän haltuunotto on päällimmäinen asia ja perustehtävän taustalla olevien toimintojen ja tekijöiden pohtiminen jää marginaaliin. Koski-kävelyn myötä oman työn merkitys kasvaa ja ymmärrys tiedon oikeellisuuden ja ajantasaisuuden merkityksestä opiskelijan, opettajan ja koulutuksen järjestäjän näkökulmista tulevat näkyviksi.

SASKY Koulutuskuntayhtymä ja Gradia ovat jo ilmoittaneet kokeilevansa soveltuvilta osin Koski-kävelyä.

Tutustu Koski-kävelyyn.

Koski-kävelyn tarvetta kuvaa myös Keudassa ideoitu Parasta DigiTukea -video Kauhuskenaario tietojen kirjaamisen ja yhteentoimivuuden merkityksestä:

Kirjoittajat: Riitta Ranta (JEDU) ja Riikka Lahtela (OSAO)

Hyrrä: prototyyppi työelämässä oppimisen alustasta

Parasta DigiTukea -palvelumuotoilusprintissä Vantaalla 8.-10.10.2019 kehitettiin prototyyppi Hyrrä-alustasta, joka lisää opettajalle näkyvyyttä opiskelijan osaamisen hankkimiseen työpaikalla järjestettävän koulutuksen aikana. Ensimmäisen version kehittämisessä oli mukana osallistujia Careeriasta, Stadin AO:sta, OSAOlta, Keudasta ja Ekamista.

Kehitetty ratkaisu sisälsi useita näkökulmia, joissa korostui eri toimijoiden (opiskelija, työpaikkaohjaaja ja opettaja) helppokäyttöisyys, päällekkäisen työn väheneminen, yhdessä tekeminen ja kokonaiskuvan saaminen tilanteesta visuaalisesti.

Prototyyppiä validoitiin Seinäjoella 24.10.2019 ja Kuopiossa 30.10.2019 yhden päivän palvelumuotoilutyöpajoissa. Keskustelua herätti se, että käytössä on jo sovelluksia ja järjestelmiä, joilla voidaan ainakin osa prototyypissä ideoiduista asioista jo hoitaa. Tämä on totta, mutta yksikään digivälineistä ei ole aukottomasti vastannut opettajien, opiskelijoiden tai työelämän tarpeisiin. Muutamia työelämässä oppimisen digivälineitä esiteltiin 18.11.2019 Parasta DigiOhjausta ja Parasta DigiTukea yhteistyössä järjestämässä Ohjaus työpaikoilla digivälineillä -keskustelutilaisuudessa.

Palvelumuotoilun keinoilla voidaan tuottaa lyhyessä ajassa ratkaisuja, joita voidaan hyödyntää digivälineiden ja järjestelmien kehittämisessä. Jos koulutuksen järjestäjät yhteistyössä opiskelija- ja työelämäasiakkaidensa kanssa tuottaisivat prototyypin esimerkiksi työelämässä oppimisen digivälineestä, niin sitä voisi hyödyntää jo olemassa olevien digivälineiden kehittämisessä. Prototyyppi toimisi keinona viestiä ja keskustella järjestelmätoimittajien kanssa siitä, minkälaiset ratkaisut palvelisivat meitä ja asiakkaitamme arjen työssämme parhaalla mahdollisella tavalla.

Tutustu tarkemmin: Hyrrä

Teksti: projektikoordinaattori Riikka Lahtela (OSAO)

Yhteentoimivuus opiskelijan ja opettajan arjessa

Olli Opiskelija haluaa aloittaa ammatilliset opinnot, jotta hän pärjäisi tulevaisuudessa työelämässä paremmin. Hän hakeutuu opiskelemaan tutkintoa, josta hän on jo hankkinut aiempaa osaamista. Hakeutuminen opintoihin tapahtuu koulutuksen järjestäjän nettisivuilla olevalla hakulomakkeella. Hakulomakkeen täytön aikana Ollin keskittyminen herpaantuu ja lomakkeelle tulee sukunimen kohdalle kirjoitusvirhe. Tästä eteenpäin Olli Opiskelija on koulutuksen järjestäjän tiedoissa Olli Opikselija.

Opintojen alkaessa tietojen oikeellisuutta ei varmisteta ja käyttäjätunnukset muodostuvat väärällä nimellä. Ollin epäonneksi myös koulutuksella, johon hänet on siirretty, on väärää tietoa. Uusien tutkinnon perusteiden sijaan Olli Opikselija opiskelee vanhan lainsäädännön mukaista tutkintoa. Henkilökohtaisen osaamisen kehittämisen suunnitelma jää hyväksymättä, joten amiskysely ei lähde ajoissa, eikä Ollin tietoja siirretä eHOKS-palveluun. 

Ollin opinnot oppilaitoksessa etenevät ja Olli siirtyy hankkimaan osaamista koulutussopimuksella. Työpaikalla järjestettävän koulutuksen jaksolla sopimusta kirjatessa työpaikkaohjaajalla on vanha sähköpostisoite ja myös Yritys Oy:n y-tunnus on kirjattu väärin järjestelmään. Sopimuksen alku- ja loppupäivämäärä on kirjattu epähuomiossa väärin. Työpaikkaohjaaja ei pääse antamaan Ollille palautetta työelämässä oppimisen jaksosta, sillä linkki ja käyttäjätunnus työpaikkaohjaajan liittymään ohjautuu väärään postilaatikkoon. 

Olli on hakenut opintososiaalisia etuja opintojensa tueksi, mutta saa kielteisen päätöksen, sillä hänestä ei ole tietoja kansallisessa palvelussa, jonka kautta Ollin opintojen päätoimisuutta ja etenemistä seurataan. Tiedonsiirtoja Olli Opikselijan tiedoilla on tehty useasti, mutta tarkastus tietojen siirtymisestä oli jäänyt epähuomiossa tekemättä. 

Ollin opiskelun aikaiset tiedot siirtyvät lopulta kansalliseen palveluun ja Olli valmistuu. Tutkinnon suorituksen jälkeen Olli katsoo palvelusta omat tietonsa, jotta saa ajantasaiset tiedot työhakemukseensa. Tutkinto, tutkintonimike, opiskeluaika ja työelämässä oppimisen jakson yritystiedot ovat väärin. Työpaikalla oppimisen jakso on kirjattu väärälle vuodelle. Tämän lisäksi Olli ei näytä valmistuneen lainkaan, vaikka opiskeluaika on päättynyt. Olli etsii saamansa tutkintotodistuksen, josta valmistumispäivämäärä löytyy. Tutkintotodistuksessa on nimi; Olli Opikselija.

Tämä kauhukuva kertoo siitä, kuinka yksikin väärä tieto voi kumuloitua suureksi määräksi ongelmia, mikäli tieto on väärää, väärässä muodossa tai se puuttuu kokonaan. Kaiken tiedon kirjaa ihminen, joten virhemahdollisuudet ovat moninaiset.

Nyky-yhteiskuntaa ohjaa vahvasti digilisaatio. Arjessa tämä tarkoittaa sitä, että tietojen, joita tuotamme ja siirrämme, tulee olla oikein reaaliajassa. Ammatillisen koulutuksen vanhat laskentapäivät ovat historiaa ja tiedon tulee olla joka päivä ajan tasalla, sillä sitä siirretään jatkuvasti kansallisiin palveluihin. Tiedot siirtyvät vain, jos järjestelmien ja palveluiden välinen yhteentoimivuus on kunnossa. Yhteentoimivuudella on näin ollen suuri merkitys niin koulutuksenjärjestäjien, opettajien kuin opiskelijoiden arjessa.

Kun tietoa siirretään ajantasaisesti ja varmistetaan sen oikeellisuus, se ei näy toimijoille erikseen missään. Kaikki vain toimii sujuvasti. Jos taas tiedot ovat vääriä, väärässä muodossa tai puuttuvat kokonaan, ovat seuraukset ja ongelmat moninaiset ja niistä aina viime kädessä kärsii asiakas.

Teksti: Tiina Halmevuo ja Marjaana Suo, Keski-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä (Keuda)