Kokonaisarkkitehtuurityön merkitys koulutuksen järjestäjän näkökulmasta

Miksi kokonaisarkkitehtuurityötä pitää ja kannattaa tehdä? 

Siihen on ainakin neljä hyvää syytä:

1. Johdon työn tukeminen 
2. Digitalisaatio: kokonaisuuden hahmottaminen ja muutosten vaikutusten arviointi 
3. Ammatillisen koulutuksen kansallinen viitearkkitehtuuri ja yhteentoimivuus suhteessa siihen 
4. Lait ja sopimukset: kokonaisarkkitehtuurin ylläpito, tavoitteena yhteentoimivuus 

Kokonaisarkkitehtuuri ei ole pelkkä ict-kehittämisen väline. Kokonaisarkkitehtuuri kuvaa, kuinka organisaation toimintaprosessit, tiedot ja järjestelmät toimivat kokonaisuutena (Lähde: JHS). Sitä voidaan hyödyntää mm. johtamisen, tietohallinnon, toiminnan ohjauksen, muutosprosessien läpiviennin ja laatutyön tukena. Johtoa kiinnostaa strategian toteutuminen - miten strategia toteutuu tietojärjestelmissä? Missä toiminnoissa tiedot syntyvät, missä kukin tieto ensisijaisesti säilytetään, miten se liikkuu eri toiminnoissa? Mitä kaikkea tietoa toiminnasta olisi saatavissa ennakointia ja seurantaa varten? Kokonaisarkkitehtuuri mahdollistaa täysipainoisen tiedolla johtamisen.

Kasvavan digitalisaation myötä tietojärjestelmiin panostetaan huomattavia rahasummia, joten on luonnollista, että resurssien käytön vaikutuksia halutaan hahmottaa mahdollisimman kokonaisvaltaisesti. Siinä vaiheessa, kun tieto- ja viestintätekniikkaa hyödynnetään jo laajalti, on tärkeää, että organisaatiolla on kokonaiskuva, jonka avulla voidaan ennakoida, minkälaisia vaikutuksia yksittäisillä järjestelmämuutoksilla tulisi olemaan.

Miten saamme omat järjestelmämme yhteensopiviksi suhteessa kansallisiin palveluihin? Ammatillisen koulutuksen kentällä tuotetaan keskitetysti useita valtakunnallisia ict-palveluita, esim. Koski, Opintopolku, Arvo, eHoks. Koulutuksen järjestäjän järjestelmien tulee olla yhteentoimivia suhteessa niihin. Yhteentoimivuutta on helpompi arvioida ja kehittää, kun organisaatiolla on tuotettuna oma kokonaisarkkitehtuurikuvaus, jota voi verrata kansalliseen viitearkkitehtuuriin.

Lait ja yhteiset sopimukset velvoittavat. Tietohallintolaki edellyttää julkishallinnolta ja viranomaistehtäviä hoitavilta tahoilta kokonaisarkkitehtuurikuvausten ylläpitämistä ja yhteentoimivuuden edistämistä. Lain soveltamista helpottamaan on laadittu JHS-suositukset, joiden joukossa on myös kokonaisarkkitehtuuria koskeva suositus JHS 179. Tietohallintolaki tullaan lähitulevaisuudessa korvaamaan tiedonhallintalailla, joka vastaavasti velvoittaa yksikköä määrittelemään ja kuvaamaan oman tiedonhallintamallinsa.  Lisäksi EU:n tasolla on sovittu yhteentoimivuusperiaatteista, joita noudatetaan toteutettaessa organisaatiotoimijoiden välisiä tai kansalaisille suunnattuja palveluita.

Parasta DigiTukea järjesti joulukuussa 2018 webinaarin, jossa kaksi koulutuksen järjestäjää esitteli, miten he toteuttavat arkkitehtuurityötä organisaatiossaan. Lisäksi saimme kaksi esimerkkiä käytännön työkaluista, joilla arkkitehtuurikuvauksia voidaan laatia. Katso webinaarin tallenne tästä:




Kirjoittaja: Katriina Karkimo, projektikoordinaattori, Stadin ammatti- ja aikuisopisto