Semanttinen yhteentoimivuus ja tiedon laatu

Tämän aikakauden ammatillista koulutusta käsittelevä blogiteksti kuuluu aloittaa sanoilla Ammatillisen koulutuksen reformi. Tuo puhki kulutettu sanahirviö, joka on merkinnyt jokseenkin ammatillisen koulutuksen uuden ajan alkua, sisältää ensimmäisen tavun osalta kuriositeettina suomalaisesta voimasanasta tuttuja kirjaimia. Parasta DigiTukea -kehittämisohjelmassa reformin mukaista ammatillista koulutusta on käsitelty tietojärjestelmien yhteentoimivuuden ja työpaikalla järjestettävän koulutuksen näkökulmasta, jossa onkin riittänyt tekemistä. Yhteentoimivuuteen sisältyy myös semanttinen yhteentoimivuus, jolloin järjestelmien välisessä tiedon siirrossa tiedon merkitys pitäisi ymmärtää tiedonsiirron osapuolien osalta samalla tavalla. Semanttinen yhteentoimivuus ottaa siis kantaa tiedon sisältöön ja siten myös tiedon laatuun.

Aikana ennen reformia ei käytössä ollut yhtenäisiä tietomäärityksiä, jolloin jokainen koulutuksen järjestäjä keräsi tietoa omista lähtökohdistaan. Toki taustalla ollut silloinen rahoituslaki antoi raamit, mitä tietoja koulutuksen järjestäjien oli syytä omasta datastaan määräajoin kaivaa. Raportointi onkin perinteisesti perustunut erinäisissä rooleissa toimivien ihmisten tekemiin Exceleihin, joihin on voitu kerätä eri järjestelmistä tulevia tietoja ja tarvittaessa tehdä korjauksia muiden tietojen tai pahimmassa tapauksessa vahvaan stetsonin menetelmään pohjautuen. Vasta uuden rahoituslain ja KOSKI-palvelun myötä siirryttiin aikaan, jossa koulutuksen järjestäjä velvoitettiin ylläpitämään dataa ajan tasalla jatkuvasti. Muutos oli huikea ja siirtymässä on ollut haasteita.

Oma kosketuspintani opintohallintoon rajoittuu aikaan reformin jälkeen. Olen ollut mukana Saimaan ammattiopisto Sampon opintohallinnon tiimissä syksystä 2018, jolloin suuri osa opintohallinnon henkilöistä vaihtui. En siis ole päässyt kokemaan tältä puolelta aitaa, miten asioita tehtiin ennen reformia, mutta vuodesta 2011 ammatillisena opettajana toimiessani toki reformia edeltävästä ajasta on jäänyt jonkinlainen käsitys. Tietotekniikanalan ihmisenä myös ymmärrys tietojärjestelmistä antaa eväitä nykyisessä työssäni.

Tiedon laatua voidaan mitata eri tavoin. Laadukas tieto on kattavaa, ajantasaista, oikea-aikaista, yhtenäistä ja vertailukelpoista. Laadukkaan tiedon varmistaminen edellyttää, että vastuut tiedon keräämisestä, ylläpidosta ja siirrosta on määritelty jokaisessa tiedon käsittelyn vaiheessa ja henkilöt, ketkä tiedon keruussa ovat osallisena, ymmärtävät tiedon merkityksen yhteentoimivuuden kannalta. Tiedon laatua voidaan myös mitata KOSKI-virheiden avulla tai vertaamalla olemassa olevaa tietoa säännöllisin väliajoin eri tietolähteiden osalta. Esimerkiksi KOSKI-tietoa voidaan verrata opintohallintojärjestelmistä saatavaan tietoon, mikäli osaamme kaivaa järjestelmästä vertailukelpoisen datan. Rahoitustietojen seuraamiseksi koulutuksen järjestäjät ovatkin ottaneet käyttöön erilaisia tietovarastoihin tai puhtaaseen järjestelmän dataan pohjautuvia mittaristoja, joita on toteutettu mm. PowerBI -logiikan avulla. Meillä Sampossa on tästä esimerkkinä otettu käyttöön Schoold Dayn Dashboard mittaristo, joka on tiedon laadun parantamisessa ollut suuri apu nimenomaan vertailtaessa KOSKI-dataa opintohallintojärjestelmän dataan. Mikään mittari ei silti poista sitä tosiasiaa, että mittarin tai eri raporttien laskentaperusteet on ymmärrettävä, mikäli tietoja vertaillaan, jolloin mahdollisten poikkeamien syyt on mahdollista selvittää.

Ammatillisen koulutuksen näkökulmasta tietomäärityksiin ja tiedon hallintaan liittyvät asiat olivat 2018 alussa uusia etenkin tietoja tuottaville osapuolille. Opettajat, ohjaus- ja opiskelijahallinnonhenkilöstö eivät olleet tottuneet määrämuotoisuuteen ja siihen, että tiedot siirtyvät ajantasaisesti rahoittajan tietojärjestelmään. Uudenlainen tietojen kirjaaminen nähtiin helposti enemmänkin rasitteena ja rahoittajan vaatimana pakollisena pahana, kuin yhtenä työhön kuuluvana tehtävänä ja yhteentoimivuuden edistämisenä. Määrämuotoisuuteen pakottaminen muutti lisäksi tietojen kirjauskäytänteitä niin, että tietoa tuottavien osapuolien oli opittava pois vanhasta. Epäselvyydet ja muutokset tiedon siirron osalta ovat johtaneet siihen, että tiedon kirjaamisen käytänteitä haetaan edelleen ja opintohallintojärjestelmiä joudutaan muokkaamaan jatkuvasti. Lopputuloksena olemme saaneet tuotettua hirvittävän määrän huonoa dataa, jota on pakotettu KOSKI-järjestelmään. Osa epäkelvosta datasta tuotti KOSKI-virheitä, jotka oli tietysti ratkaistava. Samalla kuitenkin rajapintojen läpi KOSKI-palveluun valui paljon tietoa, joka syntaksin puolesta kelpasi, mutta oli semanttisessa mielessä kyseenalaista. Joissakin tapauksissa tieto siirtyi, vaikka olisi saanut jäädä siirtymättä. Tämän voi todeta helposti vaikkapa seuraamalla Vipusen -tilastopalvelusta aika ajoin 2018 valtakunnallisesti kirjattuja opiskelijatyövuosia, joiden määrä on pudonnut tuhansilla opiskelijatyövuosilla vuoden 2019 aikana. 2018 tiedot jäädytetään lokakuun 2019 lopussa, joten koulutuksen järjestäjien datan eheytystalkoita on tehty 2018 vuoden osalta vielä tänä syksynä ahkerasti.

KOSKI-palveluun siirtyvistä tiedoista voidaan johtaa tiettyjä tunnuslukuja, joita koulutuksen järjestäjän on syytä seurata tulevaisuuden rahoituksen takia. Mm. opiskelijatyövuosien seuranta on yksi keskeinen mittari, joka vaikuttaa saatavaan perusrahoitukseen. Opiskelijatyöpäivät kertyvät jaksoina, joissa uusi jakso lopettaa vanhan. KOSKI ei siis ota huomioon jaksojen päättymispäiviä, jolloin kaikki KOSKI-palveluun kirjatut opinto-oikeudet päättyvät lopulta joko valmistumiseen tai eroamiseen, tai näin siis pitäisi tapahtua. Opintohallinnossa on perinteitä, joista yksi vuoden aikana oppimani on, että opiskelijoita on jätetty helposti ”pöytälaatikkoon”, jos ei ole ollut varmuutta, miten opinnot jatkuvat. Tällöin opiskelijan opinto-oikeus saattaa unohtua kerryttämään opiskelijatyövuosia valmistumisen tai eroamisen puuttuessa. Kun opintohallintojärjestelmä kytkettiin 2018 alussa KOSKI-palveluun, ei ollut täysin tiedossa, millä perusteilla automaattinen tiedonsiirto toimi, jolloin paljon vanhaa Koskeen kuulumatonta dataa valui KOSKI-palveluun. Mukana oli myös opinto-oikeuksia, jotka olivat koulutuksen järjestäjän näkökulmasta päättyneet, mutta jotka KOSKI-palvelussa jatkoivat elämäänsä. Virhe oli inhimillinen, mutta prosessien terävöittämisellä ja erilaisten muistutuksien rakentamisella ratkaistavissa. Toinen vastaava tilanne saattaa syntyä, kun keskeytyksen takia opintohallintajärjestelmässä arkistoitu opiskelija jättää palaamatta opintoihin, mutta alkaa kerryttää opiskelijatyövuosia, eikä kukaan muista kysyä opiskelijan perään. Näitä edellä mainittuja tapauksia on ollut lukuisia. Onpa tullut nähty tapaus, jossa yksi opiskelija olisi KOSKI-palvelun mielestä kerryttänyt vuodessa yli 800 opiskelijatyöpäivää päällekkäisten opinto-oikeuksien kautta. Perusteellista opiskelua, ainakin opintohallinnon vinkkelistä katsottuna, mutta rahoittajan puolelta asia saattaa herättää epämieluisia kysymyksiä.

Edellä mainitut esimerkit ovat pieni otos havainnoista, joita on viimeisen vuoden aikana siivottu ja korjattu oppilaitoksen datasta. Nykytilanne datan suhteen on omassa organisaatiossani hyvä: Datan laatua ylläpidetään, seurataan ja vertaillaan säännöllisesti. Lisäksi tiedon kirjaamiseen on panostettu suoraviivaistamalla ja ohjeistamalla prosesseja. Työmäärä tähän tilanteeseen päästäksemme on ollut hirmuinen. Työ on myös siinä mielessä ollut epäkiitollista, että se on pienentänyt rahoitusosuuttamme, kun rahoituksen perusteena olevaa tietoa on korjattu. Onneksi johto ja oma esimies ovat tukeneet työtämme.

Vaikka olemme organisaationa päässeet tiedon laadussa hyvään tilanteeseen ja tulipalot on siten saatu sammumaan, on meillä vielä paljon tehtävää. Organisaation kyvykkyys kehittää yhteentoimivuutta ja reagoida muutoksiin pohjautuvat pitkälti ajantasaiseen kokonaisarkkitehtuuriin. Ajantasaisen kokonaisarkkitehtuurin puute on ollut yksi keskeinen syy, miksi reformi on mielletty organisaatioissa suomalaiseksi voimasanaksi tai kaaokseksi, jossa kukaan ei tunnu tietävän mistään mitään, kun yhteinen ymmärrys toimintatavoista puuttuu. Tiedonliikkuvuus ja digitaalisuus on kuitenkin tullut jäädäkseen, joten vanhaan ei ole paluuta. Tiedon ja tietojärjestelmien yhteentoimivuuden osalta on erityisen tärkeää, että tiedämme jatkossa ketkä kaikki tietoa tarvitsevat, missä tieto sijaitsee, mihin tieto siirtyy ja kuka tiedon tuottaa. Tällä hetkellä joudumme liian usein tilanteeseen, jossa uuden järjestelmän tai järjestelmän uuden ominaisuuden käyttöönotossa ihmetellään edellä kuvattuja asioita ja lähdetään piirtämään prosessia puhtaalta pöydältä. Tällöin organisaation toimintaa muokataan järjestelmä edellä, mikä ei palvele tarkoitusta. Ei myöskään riitä, että saamme kokonaisarkkitehtuurin ajan tasalle, vaan kokonaisarkkitehtuuria on ylläpidettävä ja se on saatava osaksi organisaation toimintakulttuuria. Tekemistä siis riittää jatkossakin.

Kuva: Tekijä Tuntematon, CC-BY

Kirjoittaja: Mikko Pöllönen, järjestelmäkehittäjä, Saimaan ammattiopisto Sampo