TULEVAISUUSTOIMISTOSSA AISTITTUA

Tulevaisuustoimistomme ikkunasta avautuu alkukesän maisema täyteläisine ja raikkaine väreineen. Auringon pilkahdukset ikään kuin kilpaillen huomiostani saavat minut katsahtamaan kehityspalaverin tiimellyksestä säännöllisin välein ulos. Luonto vehreimmillään antaa tähän aikaan vuodesta hyvän mahdollisuuden lepuuttaa välillä niin mieltä kuin silmiäkin. Seuraan hetken läheisen puiston tapahtumia ja katselen, kuinka kaksi lasta kadun ylitettyään juoksevat puistoon leijat kädessään.

Tulevaisuustoimistomme kehittämissuunnitelma kutsuu pienen tauon jälkeen tekijäänsä ja huomioni siirtyy takaisin avokonttorimme sumuvalkokankaalle projisoituun esitykseen. Välillä on mukava käyttää perinteistä esitystekniikkaa uusimpien HoloLens-lasien sijaan. Tiimimme on saanut tehtäväkseen valmistella seuraavalle vuodelle strategiasta johdetut kärkihankkeet. Olemme valinneet tässä vaiheessa strategisista tavoitteista käsittelyyn tiimimme mielestä tärkeimmän. Tavoitteen nykytila on jo saatu kuvattua ja määrittelemme parhaillaan sille tavoitetilaa. Jahka tavoitetilan kuvaus valmistuu, on näiden kahden tehdyn kuvauksen väliin jäävän ”gäpin” perusteella mahdollista määritellä tavoitetilan saavuttamiseksi tarvittavat kehitysprojektit. Tämä nykyinen kehittämissuunnitelman valmisteleminen muistuttaa minua aikoinaan tehdystä kokonaisarkkitehtuurityön tärkeimmästä lainalaisuudesta - valitaan muutama strateginen kehittämisen kärki ja edetään varsinkin alussa tarpeeksi pienin askelin. Valittua kehityskohdetta voidaan iteroiden tarkentaa ja syventää, toisin sanottuna edellisen kierroksen lopussa tehtävän arvioinnin tulokset luovat aina perustan tulevan kierroksen tavoitteille ja näiden mukaiselle työlle. Tällä tavalla kehitystyöstä saadaan luotua jatkuva prosessi, missä ei vahingossa haukata liian suurta palaa kakusta kerralla. Tärkeää on, että kehittämissuunnitelmaan valitsemamme teknologiaratkaisut tukevat organisaatiomme strategiaa. Siten saamme niiden avulla kohdennettua resurssit tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti ydintoimintamme kehittämiseen. Ilman kehittämissuunnitelmamme kuvauksesta saatavaa kokonaiskuvaa toiminnastamme emme tähän pystyisikään.

Nykyinen tiedonhallintalaki on ollut voimassa pitkään, jo vuodesta 2020 alkaen. Lain tarkoituksena oli voimaan tullessaan varmistaa viranomaistiedon yhdenmukainen ja laadukas hallinta sekä tietoturvallinen käsittely. Lisäksi lain lähtökohtana oli edistää tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuutta. Meillekin julkishallinnon toimijana olivat tervetulleita tiedonhallinnan yhtenäiset menettelytavat toiminnan tehostamiseksi ja asiakaspalvelun kehittämiseksi. Ennen tiedonhallintalain voimaantuloa muistan olleeni mukana määrittelemässä ja päivittelemässä organisaatiomme kokonaisarkkitehtuuria, mikä tapahtui silloisen tietohallinnon johdolla. Tulevaisuustoimisto on korvannut käsitteenä sittemmin tietohallinnon ja tiedonhallintalaki vastaavasti tietohallintolain. Tiedonhallintalaki painottaa tietojohtamista ja laajempaa näkökulmaa kehittämistyöhön. Kokonaisarkkitehtuuria ei uusi laki enää meitä velvoita kuvaamaan, mutta sen perintö sisältyy vahvasti lakiin toiminta-, tieto-, tietojärjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuurimäärittelyjen muodossa. Kehittämissuunnitelmatyötä, jolla aikaisempi kokonaisarkkitehtuurityö nykyisin tunnetaan, tehdäänkin tänä päivänä kaikilla organisaatiomme osastoilla. Olen huojentuneena laittanut merkille, että uuden lain myötä on organisaation kehittämisestä muodostunut koko työyhteisömme yhteinen asia ja osastosta riippumatta henkilökuntamme on aikaisempaa sitoutuneemmin mukana toiminnan tehostamisessa ja resurssien optimoimisessa. Kokonaisarkkitehtuurin parissa aikoinaan tehty työ kantaa osaltaan eteenpäin, sillä se on luonut hyvän perustan tiedonhallintalain meiltä nykyisin edellyttämiin tiedonhallintamallin muodossa tehtäviin kuvauksiin.

Kuvauksista puheen ollen, odotan aina ensisijaisesti näkeväni kuvia, kaavioita ja piirroksia. Toki kuvaus voi olla myös tekstimuotoinen, mutta silloin kirjoitetun tekstin kautta pitää pystyä luomaan vahva mielikuva asiasta. Uusimpien 5D-työkalujen käyttöönoton myötä olemme saaneet visualisoitua kehittämissuunnitelmamme jokaisen työntekijämme ymmärtämään muotoon. Koska tiedon määrä kasvaa edelleen voimakkaasti, vanhoja taulukkopohjaisia kuvauksia ei kieltämättä enää kaipaa. Wanha viisaus ”kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa”, pätee erinomaisesti tässäkin asiassa. Arkkitehtuurikuvausten esittämisen uudella aikakaudella en enää ihmettelekään sitä, miksi käyttäjäkuntamme on sitoutunut yhteiseen kehittämistyöhön. Sitoutuminen edellyttää nimittäin tunnetta tehtävän työn mielekkyydestä ja ymmärrystä sen merkityksestä, merkityksestä paitsi yksilön myös koko yhteisön kannalta. Tähän kuvausten visualisointi on antanut nyt lopulta mahdollisuuden.

Ulkoa kuuluva hihkunta kääntää uudelleen katseeni puiston suuntaan. Lapset ovat saaneet leijansa ilmaan ja onnistumisen ilo tuntuu tulvivan valtoimenaan tulevaisuustoimistomme ikkunasta sisään. Tuon tunteen taidankin liittää osaksi kehittämissuunnitelmaamme! Tulevaisuuden toivojemme ilon jakaen katselen, miten tuuleen tarttuneina leijat nousevat rohkeasti ylöspäin.

Teksti: Hannu Mansikka, Sedu