Kansalliset yhteentoimivuuden kuvaukset työpaikalla järjestettävän koulutuksen prosesseihin. Opetus- ja kulttuuriministeriön rahoittama ammatillisen koulutuksen kehittämishanke.
Vuoden alussa perustettuun Careeriaan nimitettiin todennäköisesti ensimmäinen ammatillisen koulutuksen tietoarkkitehti, jota nimikettä ylpeänä kannan. Jo tämä itsessään kertoo siitä, että me Careeriassa näemme tiedon ja sen merkityksen äärimmäisen tärkeänä. Itse olenkin lainannut Aalto yliopiston Research Fellow Kari Hiekkasen sanontaa ”data on uusi öljy” useamman kerran. Ja tästä näkökulmasta olenkin lähtenyt suunnittelemaan ja kehittämään ympäristöämme. Tämä työ ei missään nimessä tapahdu yksin, vaan siihen tarvitaan ihan koko organisaatiota. Suunnittelu ja mallintaminen on aloitettu liiketoiminnan näkökulmasta ja toiminta-arkkitehtuurista. Toki samalla työstämme järjestelmä- sekä tietoarkkitehtuuria eteenpäin. Parasta DigiTukea -hankkeessa olemme työstäneet ja kehittäneet näitä asioita eteenpäin ja hankkeen avulla olen saanut nostettua omaa henkilökohtaista osaamista ja sen myötä pystynyt nostamaan organisaatiomme kyvykkyyttä yhteentoimivuuden ja kokonaisarkkitehtuurin näkökulmasta.
Parasta DigiTukea -hankkeessa olemme tehneet erittäin hyvällä ja heterogeenisellä porukalla hommia, jonka johdosta olemme päässeet erinomaisiin tuloksiin. Itselle olikin ensisijaisen tärkeää, että sain Careeriassa arkkitehtuurityöhömme haalittua kasaan erittäin hyvän porukan. Työryhmässämme on mukana itseni lisäksi laatupäällikkö, turvallisuuspäällikkö, ict-palvelupäällikkö, järjestelmäasiantuntija sekä opettaja. Kokonaisuuden hallintaan olemme valjastaneet Arterin Arc-järjestelmän, jonne olemme mallintaneet mm. strategian, prosesseja, tietojärjestelmät sekä tiedon. Kyseisestä työkalusta saamme myös helposti muodostettua GDPR:n ja tiedonhallintalain edellyttämät kuvaukset.
Arkkitehtuurityön lomassa olemme Careeriassa edistäneet digitalisaatiota yhteentoimivuus näkökulma edellä. Viimeisimpänä olemme ottaneet käyttöön sähköisen allekirjoituksen ja voimme unohtaa tulostamisen oppilashallinnon asiakirjojen osalta. Erilaisia automatisointeja on tehty ja tekeillä on oppilashallintojärjestelmän sekä muiden järjestelmien välille esim. käyttäjätunnusten luonnin automatisointia. Kehittämishankkeissa on hyödynnetty/hyödynnetään ketteriä menetelmiä, jotka ovat osoittautuneet loistaviksi työkaluiksi. Kaikki ei ole hankkeissa mennyt niin sanotusti putkeen, mutta niistäkin tapauksista olen oppinut. Keskeisimpänä asiana on kuitenkin ymmärtää, että järjestelmät eivät ole vielä ratkaisseet yhtään ongelmaamme, vaan se, miten me niitä yhdessä käytämme. Yhteentoimivuuden edistämisessä olemme hyödyntäneet Parasta DigiTukea -hankkeen tuottamaa sanastoa sekä tietomallia. Näiden käyttö mahdollistaa meille pitkäjänteisen kehittämisen ja mahdollisuuden saavuttaa semanttinen yhteentoimivuus jonain kauniina päivänä.
Seuraavana isona teemana onkin itselläni tieto. Pohjatyötä on jo tehty, mutta ennen kuin voimme ihan käytännön tasolla puhua tiedonhallinnasta, tiedon laadunhallinnasta, tieto päätöksen teon tukena, oppimisanalytiikasta jne., tarvitaan vielä kovasti istumalihaksia. Yhtenä isona teemana on myös muodostaa arkkitehtuurityöhön hallintamalli ja tulen varmasti sisällyttämään siihen mukaan yhteentoimivuuden kyspsyystasomallin.
Kirjoittaja: tietoarkkitehti Tomi Valanne, Careeria
Koulutuskeskus Salpauksessa on Parasta DigiTukea -hankkeessa kehitetty opintohallinnon tietojärjestelmien ja opetuksen tietojärjestelmien välistä yhteentoimivuutta asiakaslähtöisesti kokonaisarkkitehtuurin keinoin. Järjestelmien kehittämisideoihin liittyvissä kyselyissä on toistuvasti noussut esiin toive samojen tietojen syöttämisestä vain yhteen kertaan.
Kokonaisarkkitehtuurin analyysissä todettiin, että tutkinnon osien perustiedot toistuvat useissa eri järjestelmissä. Esimerkiksi opintohallinnon tietojärjestelmässä eli Primuksessa sekä opetuksen verkko-oppimisympäristössä eli Moodlessa samat tutkinon osien tiedot toistuvat. Ensimmäiseksi tietojärjestelmien yhteentoimivuuden kehityskohteeksi valittiin siis tutkinnon osien perustietojen siirtyminen järjestelmien välillä.
Koska Primus-järjestelmässä on oltava kaikkien tutkinnon osien tiedot, mutta verkko-opetusympäristöstä osasta tutkinnon osia tiedot voivat puuttua, valittiin tiedon lähteeksi Primus-järjestelmä. Primukseen rakennettiin PrimusQueryn avulla tiedonsiirto, jossa verkko-opetusympäristöön toivottujen tutkinnon osien perustiedot viedään Moodleen. Moodleen taas rakennettiin yhteistyössä Mediamaisteri Oy:n kanssa automatiikka, joka luo uudet tutkinnon osien pohjat Moodleen halutuilla tutkinnon osien perustiedoilla.
Toinen tietojen syöttämisen päällekkäisyys huomattiin tutkinnon osien osallistujaluetteloissa. Nyt sekä Primukseen että Moodleen syötetään tutkinnon osien osallistujat erikseen. Seuraavana kehityskohteena onkin siis osallistumisten tiedon siirtyminen Primuksesta Moodleen. Tässä auttaa myös edellisen vaiheen toteutus, eli se että Primuksen ja Moodlen tutkinnon osien perustiedot täsmäävät. Moodleen on automatiikalla tutkinnon osia luotaessa syötety lisätietona tutkinnon osan toteutuksen Primus (Wilma) -koodi, jonka avulla Primuksesta löytyvät osallistujatiedot voidaan täsmätä Moodle-ympäristöön luotuun tutkinnon osan toteutukseen.
Toisen vaiheen toteutus on testivaiheessa, ja jo nyt on selvää että integraation toimiessakin on hyvä jättää mahdollisuus osallistujan lisäämiseen Moodleen myös integraation ulkopuolelta. Joskus sekä ilmoittautuminen että koko verkko-toteutus tapahtuvat saman vuorokauden aikana, jolloin yöllisenä tietojen integraationa toteutettu yhteentoimivuus on liian hidas, jos lähtökohdaksi otetaan tietojen yhteensopivuuden lisäksi myös asiakaslähtöisyys.
Lisätietoja Salpauksessa toteutettavasta Primuksen ja Moodlen integraatiosta voi kysellä kehittämiskoordinaattori Samuli Karevaaralta (samuli.karevaara@salpaus.fi).
Olemme automatisoineet työpaikalla järjestettävän koulutuksen palautekyselyt. Käytössämme on seuraavat kyselyt:
aloituskysely
välikysely (koskee vain oppisopimuskoulutusta)
päättökysely
Kyselyt kohdennetaan seuraavalle kohdejoukolle:
opiskelija
työpaikkaohjaaja
opettaja
Kyselyiden lähettämiseen tarvittava data siirtyy opintohallintojärjestelmästä rajapintojen kautta erilliseen kyselyjärjestelmään. Automaation avulla kyselyiden ylläpito on ollut helppoa. Kyselyiden avulla olemme pystyneet puuttumaan nopeasti kyselyissä esille nousseisiin epäkohtiin, kriittiset tiedot kuten esim. puutteet työturvallisuudesta tai ”akuutit terveiset” tulee heti vastuuohjaajan tietoon.
Palautekyselyjen osalta viemme omat kokemuksemme tiedoksi valtakunnallisen työelämäpalautteen kehitystiimille.
Kirjoittajat: Antti Korolainen & Antti Kurki (Ylä-Savon ammattiopisto)
Parasta DigiTukea palvelumuotoilusprinteissä ideoiduista kahdesta ratkaisuista toinen on Koski-kävely. Ratkaisu vastaa siihen haasteeseen, miten voimme lisätä koulutuksen järjestäjien toimijoiden, esimerkiksi opettajien, ymmärrystä tiedon laadun ja yhteentoimivuuden merkityksestä.
Koski-kävely kehitettiin Oulussa kolmen päivän palvelumuotoilusprintissä 15.-17.10.2019. Mukana oli osallistujia OSAOlta, JEDUlta, Luovilta ja Haapaveden opistolta. Ratkaisua validoitiin yhden päivän työpajoissa Seinäjoella ja Kuopiossa.
Koski-kävely antaa osallistujien työhön uutta näkemystä, koska monessa tapauksessa perustehtävän haltuunotto on päällimmäinen asia ja perustehtävän taustalla olevien toimintojen ja tekijöiden pohtiminen jää marginaaliin. Koski-kävelyn myötä oman työn merkitys kasvaa ja ymmärrys tiedon oikeellisuuden ja ajantasaisuuden merkityksestä opiskelijan, opettajan ja koulutuksen järjestäjän näkökulmista tulevat näkyviksi.
SASKY Koulutuskuntayhtymä ja Gradia ovat jo ilmoittaneet kokeilevansa soveltuvilta osin Koski-kävelyä.
Parasta DigiTukea -palvelumuotoilusprintissä Vantaalla 8.-10.10.2019 kehitettiin prototyyppi Hyrrä-alustasta, joka lisää opettajalle näkyvyyttä opiskelijan osaamisen hankkimiseen työpaikalla järjestettävän koulutuksen aikana. Ensimmäisen version kehittämisessä oli mukana osallistujia Careeriasta, Stadin AO:sta, OSAOlta, Keudasta ja Ekamista.
Kehitetty ratkaisu sisälsi useita näkökulmia, joissa korostui eri toimijoiden (opiskelija, työpaikkaohjaaja ja opettaja) helppokäyttöisyys, päällekkäisen työn väheneminen, yhdessä tekeminen ja kokonaiskuvan saaminen tilanteesta visuaalisesti.
Prototyyppiä validoitiin Seinäjoella 24.10.2019 ja Kuopiossa 30.10.2019 yhden päivän palvelumuotoilutyöpajoissa. Keskustelua herätti se, että käytössä on jo sovelluksia ja järjestelmiä, joilla voidaan ainakin osa prototyypissä ideoiduista asioista jo hoitaa. Tämä on totta, mutta yksikään digivälineistä ei ole aukottomasti vastannut opettajien, opiskelijoiden tai työelämän tarpeisiin. Muutamia työelämässä oppimisen digivälineitä esiteltiin 18.11.2019 Parasta DigiOhjausta ja Parasta DigiTukea yhteistyössä järjestämässä Ohjaus työpaikoilla digivälineillä -keskustelutilaisuudessa.
Palvelumuotoilun keinoilla voidaan tuottaa lyhyessä ajassa ratkaisuja, joita voidaan hyödyntää digivälineiden ja järjestelmien kehittämisessä. Jos koulutuksen järjestäjät yhteistyössä opiskelija- ja työelämäasiakkaidensa kanssa tuottaisivat prototyypin esimerkiksi työelämässä oppimisen digivälineestä, niin sitä voisi hyödyntää jo olemassa olevien digivälineiden kehittämisessä. Prototyyppi toimisi keinona viestiä ja keskustella järjestelmätoimittajien kanssa siitä, minkälaiset ratkaisut palvelisivat meitä ja asiakkaitamme arjen työssämme parhaalla mahdollisella tavalla.
